対象アプリケーション
Microsoft Office OneNote® 2003 Service Pack 1

執筆: Ben M. Schorr (Microsoft Office OneNote MVP)

OneNote は、調査データを収集および整理して、レポート、提案書、およびプレゼンテーションを作成するためのすばらしいツールです。フォルダ、セクション、およびページを使用することで、情報の分類、保管、再確認ができ、思いのままに整理したり、再編成したりできます。文字、URL、グラフィックなどの情報を Web から自分のノートブックにドラッグできます。OneNote では、オーディオ録音や調査の機能という新たな情報収集のためのツールも使用できます。要するに、使用しているノートブックが各種調査に対する自分専用の個人的なリポジトリとなり、探している内容と詳細をすばやく検索することができます。

メモ  このトピックで説明する一部の機能は、Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1 をインストールしている場合だけ、利用できます。このサービス パックの詳細やダウンロード方法については、「Service pack features in OneNote 2003」を参照してください。

調査に OneNote を使い始める以前は、Web からページを印刷しておき、後で重要な部分に強調の印を付けながら全体に目を通していました。私は、大量の紙を浪費していただけでなく、必要な情報を Microsoft Word 文書に入力することに長い時間を費やしていました。私の机は、書類と参考図書の山になっていました。Web サイトを Microsoft Internet Explorer の [お気に入り] に入れてみても役には立ちませんでした。長い説明を付けておかないと、サイトを記録しておいた理由を思い出せないことが多かったからです。

OneNote を使用すれば、関係のある情報の断片だけを Web から自分のノートにドラッグできます。OneNote によって元の情報源へのリンクが自動的に追加され、さらに詳しい情報やその情報源を詳しく調査することが必要な場合には、後でいつでも Web サイトに戻ることができるからです。現在私は、空き時間にボランティアでガイドを務めている動物園に関する情報収集に OneNote を使用しています。私が調査メモの収集と配置に使用しているプロセスが、皆さん自身の調査プロジェクトを OneNote で編成する際の参考になればと思います。

セクションとページで調査内容を整理する

私は、調査の主見出しと副見出しを識別することから始めました。主見出しとして、ノートブック セクションを新規作成し、"動物園ガイド ボランティア" というタイトルを付けました。動物園に関する一般的な情報とリンクを Web から収集するためだけの場所として、最初のページには "一般情報" というタイトルを付けます。次に、調査しようと決めている "ライオン"、"サル"、および "キリン" の各副見出しに対応する独立したページを作成します。

"一般情報" のページでは、この動物園の広さや動物の種類や数の概要など、既に知っている情報のうち記録しておく必要があるものを要約します。これで、詳しい情報を他のリソース、つまり Web から収集する準備が整いました。

ミニ ノートを使用して Web から情報を集める

ミニ ノートは、Web から情報を収集する際に威力を発揮します。ミニ ノートは、常に画面上の他のウィンドウよりも手前に表示される小さな OneNote ウィンドウであるため、簡単にノートブックに情報をコピー、貼り付け、ドラッグしたり、画面の領域を取り込んだりして、後から適切なセクションやページに整理することができます。

ただし、私と同じように、作成しておいたページに Web からストレートに情報を引き出すことによって、直接情報を整理する方法がお好みなら、ノートブックを開いて情報を集めるページに移動するか、新しいページを作成してみてください。次に、ページの角をドラッグして、ウィンドウがミニ ノートに変わるまでウィンドウを小さくしていきます。このミニ ノートにドラッグした情報は、すべてノートブックの該当ページに保存され、ブラウズの際、ミニ ノートのウィンドウは上部に表示されています。

"東京都の動物園" のページがミニ ノートに最小化された様子をご覧ください。開いているブラウザ ウィンドウの上部に、情報のドラッグ先としてフローティング表示されています。

メモ  画面の領域の取り込み機能を使用して Web ページや他のプログラムから情報を取り込み、それをノートに挿入することができます。この機能では、文書、プログラム、またはデスクトップのどの領域をコピーするかを正確に選択できます。これは、画面のごく一部の領域のスナップショットを取ることに似ています。取り込んだイメージは、ノートブックの [ミニ ノート] セクションにコピーされ、そこからノートブック内のどこにでも貼り付けることができます。また、取り込んだイメージには、日付と時刻のスタンプも追加されます。この機能を使用して Web から取り込んだイメージには、そのページへのリンクもそのイメージに追加されます。

重要なページを記録しておく

私は、動物に関する興味深いサイトを検索することから Web の調査を開始します。たとえば、動物園の Web サイトがそれです。このサイトには貴重な情報があふれており、後で何度も見に来ることはわかっているので、サイトの名前を "一般情報" ページの上にドラッグします。こうすることで、テキストのコピー元になったページへのリンクが、OneNote に自動作成されます。作成した "一般情報" を示します。私が入力したメモや、Web からドラッグしたテキストやグラフィック、およびそれらに対応するリンクが含まれています。

別の Web サイトに訪れると、そこにも情報が満載されているので、そのテキストの一部を OneNote にドラッグします。このテキストは該当するリンクと共にノートに保管され、後で詳細を調べるときに利用できます。

動物園自体に関する調査が終わったら、今度は別の副見出しの調査に取りかかることにします。

ノート フラグで概要の情報を整理する

まず、各動物の大まかな情報を概要形式で作成します。次に、その動物に関する一般的な情報のページを探します。後で詳細な情報を探索できます。足りない部分を埋めるときに必要となる具体的な情報を把握しておくには、ノート フラグを使用します。

メモを取るときに、[質問] ノート フラグを使用して自分の情報の足りない部分に印を付けます。たとえば、日本で一番長生きのキリンの年齢を調べようと思ったら、そのメモに [質問] ノート フラグを付けます。同様に、重要な詳細事項には、再度簡単に見つけられるように [重要] ノート フラグを使用して印を付けます。特定の事実 (または、興味深いがおそらく調査対象に直接は関係しないもの) を記録しておくには、カスタム ノート フラグを使用します。他の動物の標準的な寿命に関する情報には、自作したカスタムの "長寿番付" フラグを使用して印を付けます。ノート フラグを使用すると、ある情報を後になって別の理由で参照する必要が出た場合に、簡単にその情報を見つけることができます。

[ノート フラグの概要] 作業ウィンドウを使用すると、"動物園" セクションのすべてのノート フラグを検索できます。作業ウィンドウでノート フラグが表示されている様子を示します。

[質問] ノート フラグの一覧を下に移動しながら、該当する不足部分をカバーするために必要な情報を Web で調査していくことで、調査が行えます。また、作業ウィンドウの一覧で項目をクリックすると、自分のノートの該当位置に移動できるので便利です。

音声またはビデオを使用して調査のためのインタビューを行う

Web が調査に有用ではあっても、直接入手した証拠に代わるものはありません。Web 調査を始める前に、30年以上動物園で勤務している飼育員と話をするという、またとない機会がありました。彼の言葉は正確に記録する必要がありましたが、OneNote のオーディオ機能は完璧なツールでした。OneNote を使用して、私はメモを入力しながらインタビューの一部始終を録音しました。これらのメモと実際の会話の録音があれば、最終的なレポートを構成するときに、彼のインタービューの特定の詳細部分を簡単に検索できます。

OneNote のビデオ録画機能は、インタビューやその他の情報を記録するためのもう 1 つの有用な手段です。Microsoft Windows でサポートされているデジタル ビデオ カメラであれば、録画したビデオは、接続したデジタル ビデオ カメラから OneNote に直接取り込んで保存することができます。オーディオ録音と同様に、ビデオの録画時に OneNote 内のページにノートを入力しておき、後からそのノートを使用して、ビデオ録画の詳細を検索することができます。

[リサーチ] 作業ウィンドウを使用して情報を検索する

[リサーチ] 作業ウィンドウを使用すると、オンラインの関連資料を指 1 本で集めることができます。この機能により、辞書、類語辞典、百科事典を含む、複数の情報 Web サイトやサービスにアクセスできます。"ズーストック計画"、"ヒナを拾わないでキャンペーン" など、あまり聞いたことのない用語に遭遇したときは、その単語を [検索する文字列] ボックスに入力して、検索に使用するリソースを選択するだけで済みます。

調査を共有する

必要な情報をすべて集め、調査内容を整理された 1 件の概要資料として作成したら、ボランティア仲間に転送します。OneNote では、これが簡単にできます。Microsoft Office Outlook® 2003 を使用すれば、作成した概要を電子メール メッセージとして送信できます。別のプログラムに転送する追加手順は必要ありません。たとえ相手が OneNote をインストールしていなくても問題はありません。ノートは、すべてのテキスト、グラフィック、およびリンクを備えた HTML ベースのメッセージとして送信されます。

概要を Microsoft Office Word 2003 に送信して最終レポートを作成する

ボランティア仲間やオブザーバーとの議論が終わったら、レポートの作成に取りかかります。概要は既に完成しているので、その概要を OneNote から Word に送信すると、概要が自動的に Word に転送されて、新しい文書内で開かれます。

メモ  OneNote のノートを Word に送信するには、コンピュータ上に Microsoft Office Word 2003 がインストールされている必要があります。

OneNote では、メモやアイデアを 1 か所に集めて、最終的な成果物にまとめることができます。Web からページを印刷したり、紙のノートからメモをコピーしたりする必要がないので、調査を進める際の時間と紙を節約でき、その調査をより正式な文書に変換することも簡単にできます。後は、概要全体を通じて、メモ形式の記述を自分流のより読みやすい文章に書き換えていくだけです。