執筆: Thomas Wenzl

私は IT コンサルタントとして、またソフトウェアと Web 技術全般の愛好家として、アプリケーションや Web をベースにした多数の異なるプロジェクトにかかわっています。 私は、仕事を整理するために OneNote という新しいアプリケーションを使用しています。その理由の 1 つは、OneNote のノート フラグの設定機能です。カスタム ノート フラグを使用すると、後でノートの特定の情報にさまざまな方法ですばやく簡単にアクセスできます。

目的に合わせてフラグを調整する

OneNote には一連のノート フラグがあり、そのうちのいくつかはあらかじめ定義されています。どのノート フラグもカスタマイズできます。つまり、目的に合わせてアイコンの種類、名前、蛍光ペンの色やフォントの色を変更し、特定のフラグに関連付けることができます。ノートにフラグを追加すると、重要な項目をすばやくスキャンできます。独自のノート フラグを作成すると、プロジェクトのタスクや問題をより柔軟に管理できます。OneNote を使用すると、特定プロジェクトのノート フラグのカスタマイズ、全プロジェクトに関連するフラグの使用、またはその両方を組み合わせて使用することができます。自分のプロジェクトの多くで、同じノート フラグを複数使用しています。たとえば、電球のアイコンは "ブレーンストーム" を表します。赤色の感嘆符は重要度の高いタスク、問題、関心事を表します。また、赤色のフラグはバグを、四角い枠付きの星形は提案を示します。

最近 Web ベースの製品機能のテストを行いました。その際、特定のバグについては、開発チームの特定グループに連絡し修正してもらう必要があったため、そのグループ専用のノート フラグを作成しました。特定グループ (この場合、ショップ モジュール チーム) に調べてほしいプロジェクトに関する問題を発見したとき、ノートにそのグループ専用のノート フラグを付けました。以下の図は、プロジェクト用に作成したさまざまなノート フラグを示します。

ノート フラグの概要機能を使用する

特定のプロジェクトでフラグを付けたすべてのノートの一覧を表示する場合、[ノート フラグの概要] 作業ウィンドウを使用します。ノートの複数のページやサブページに分散してノート フラグを付けているため、ノート フラグの概要機能は、フラグをすばやく 1 か所にまとめられて便利です。また、ノートブック全体、特定のページ、特定のセクションなど、さまざまな場所にあるノート フラグを検索できます。セクションごとにプロジェクトを整理しているため、頻繁にノート フラグの概要を実行して特定セクションのノート フラグを検索しています。以下の図は、あるプロジェクトに対して概要機能を実行した結果を示します。バグ、質問、緊急の問題、他のチームが担当する問題、行った提案など重要なノートをひとめで見ることができます。概要機能では種類に応じてノート フラグがグループ化されるため、それらを簡単に展開または折りたたんで、特定のグループを表示することができます。

概要ページを作成する

ノート フラグの概要機能は、すべてのノート フラグをすばやく 1 か所に表示できるすばらしい機能です。さらに良いことに、概要ページを作成して、この一覧をノートブックの新しいページにエクスポートできます。フラグを付けた項目の概要ページを作成できるので、ノートブックのフラグ付き項目のタブを保持する特定ページを参照できるうえ、その一覧を簡単に他の人と共有できるため、生産性の向上にたいへん役立ちます。たとえば、私は、ショップ モジュール チームに関するすべての問題に対して特定のノート フラグを使っています。このため、作業ウィンドウで、ショップ モジュール チーム以外のノート フラグのすべてのグループを折りたたんでから概要ページを作成することで、そのノート フラグだけを対象にした概要ページを作成できます。その後、そのページを電子メール メッセージでタスク リストとして送信します。たくさんの異なるプロジェクトに同時に関与しているため、各プロジェクトの概要ページを作成できることも便利です (セクションのプロジェクトを整理するには、特定のセクションに対してノート フラグの概要を実行し、その結果から概要ページを作成します)。各プロジェクトの実施項目を別々に管理することもできます。

まとめ

カスタム ノート フラグを使ってノートを整理すると、ノートの重要な問題や実施項目をひとめですばやく確認できて便利です。作業中にノートにフラグを付けてさまざまな意味を持たせ、後で戻って適切に処理する能力は、プロジェクトの最終品質に大いに貢献します。

Thomas Wenzl 氏は Microsoft Office Outlook® の MVP です。彼はドイツに住み、Microsoft 製品のコンサルタントとトレーナーを兼任しています。メール アドレスは thomas.wenzl@mvps.org です。