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OneNote でノートブックを共有する方法
Microsoft OneNote 2010 では、他のコンピューターまたは Web 経由でノートブックにアクセスしたり、他のユーザーと共同でノートブックを操作したりできるように、ノートブックを共有することができます。
グループとしてノートを取ることは、共同作業のプロセスの 1 つです。共同作業ツールの 1 つである OneNote には、単に静的なノートブック ページを電子メールで送信する以上の機能が用意されています。プロジェクトの特性に応じて、会議で OneNote を使用して他のユーザーとブレーンストーミングを行ったり、ノートブックのページを仮想のホワイトボードとして使用したりできます。また、任意のユーザーが情報の閲覧、追加、編集を行うことができる共有ノートブックを設定できます。
一度に 1 人のユーザーしか編集できないようにファイルを "ロック" する他のプログラムとは異なり、OneNote 2010 では、複数の作成者が共有ノートブックに同時にアクセスできます。あるユーザーが共有ノートブックのページやセクションを編集すると、OneNote によって自動的に変更が同期され、常にユーザー全員に対してノートブックの状態が最新に保たれます。
OneNote では、各ユーザーのコンピューターにもノートのオフライン コピーが個別に保持されます。つまり、共有ノートを使用する参加者は、一時的にネットワークに接続していないときでも、ノートをローカルで編集し続けることができます。共有ノートブックへの次回の接続時には、その参加者の変更が、他のすべてのユーザーが行った変更と自動的に結合されます。
新しい共有ノートブックを作成する
- [ファイル] メニューの [新規作成] をクリックします。
- [ノートブックの保存先] で、新しいノートブックを保存する場所を選択します。
- 任意のコンピューターまたは Web ブラウザーからノートブックを使用できるようにする場合は、[Web] をクリックします。アカウントにサインインまたはサインアップした後、自分のみがノートブックにアクセスできるようにするか、または他のユーザーもノートブックにアクセスできるようにするかを制御できます。
- 新しいノートブックを同じコンピューター ネットワークまたは SharePoint サイト (たとえば、職場または学校) の他のユーザーと共有できるようにする場合は、[ネットワーク] をクリックします。
- [名前] ボックスに、新しいノートブックの内容を説明するタイトル (たとえば、"チームのノートブック") を入力します。
- [Web 上の場所] フィールドまたは [ネットワーク上の場所] フィールドで、次のいずれかの操作を行います。
- Web 上の場所を指定する Web サービスを使用できる場合は、Windows Live などの既存のアカウントを使用してサインインするか、新しいアカウントを登録します。サインインすると、共有ノートブックを作成できる Web フォルダーの一覧が表示されます。他のユーザーと共有する必要がない場合は、いずれかの個人用フォルダーを選択します。他のユーザーと共有する必要がある場合は、他のユーザーがアクセスできる共有フォルダーを選択します。新規および既存のフォルダーの共有アクセス権を設定するには、Web ブラウザーが開くので、そこでノートブックの新しいフォルダーを作成します。OneNote に戻って [Web 上の場所] フィールドのフォルダーの一覧を更新し、作成したフォルダーを表示します。次に、このフォルダーを選択し、以下の手順 5. に進みます。
- ネットワーク上の場所を指定する ネットワーク ファイル共有の完全パスまたはマップされたネットワーク ドライブを入力するか、共有ノートブックを作成する SharePoint ドキュメント ライブラリの完全なアドレスを貼り付けることができます。最近アクセスした SharePoint 内の場所を選択することもできます (使用できる場合)。このネットワーク上の場所または SharePoint サイトへのアクセス権を持つユーザーであれば、だれでもノートブックにアクセスできることに注意してください。
- [ノートブックの作成] をクリックします。
既存のノートブックを共有する
- [ファイル] メニューの [共有] をクリックします。
- [ノートブックの選択] で、他のユーザーとの間、または自分が使用する他のコンピューターとの間で共有する既存のノートブックを選択します。
- [共有場所] で、ノートブックを共有する場所を選択します。
- 任意のコンピューターまたは Web ブラウザーからノートブックを使用できるようにする場合は、[Web] をクリックします。
- 新しいノートブックを同じネットワークまたは SharePoint サイト (たとえば、職場または学校) の他のユーザーやコンピューターと共有できるようにする場合は、[ネットワーク] をクリックします。
- [Web 上の場所] フィールドまたは [ネットワーク上の場所] フィールドで、次のいずれかの操作を行います。
- Web 上の場所を指定する Web サービスを使用できる場合は、Windows Live などの既存のアカウントを使用してサインインするか、新しいアカウントを登録します。サインインすると、共有ノートブックを作成できる Web フォルダーの一覧が表示されます。他のユーザーと共有する必要がない場合は、いずれかの個人用フォルダーを選択します。他のユーザーと共有する必要がある場合は、他のユーザーがアクセスできる共有フォルダーを選択します。新規および既存のフォルダーの共有アクセス権を設定するには、Web ブラウザーが開くので、そこでノートブックの新しいフォルダーを作成します。OneNote に戻って [Web 上の場所] フィールドのフォルダーの一覧を更新し、作成したフォルダーを表示します。次に、このフォルダーを選択し、以下の手順 5. に進みます。
- ネットワーク上の場所を指定する ネットワーク ファイル共有の完全パスまたはマップされたネットワーク ドライブを入力するか、共有ノートブックを作成する SharePoint ドキュメント ライブラリの完全なアドレスを貼り付けることができます。最近アクセスした SharePoint 内の場所を選択することもできます (使用できる場合)。このネットワーク上の場所または SharePoint サイトへのアクセス権を持つユーザーであれば、だれでもノートブックにアクセスできることに注意してください。
- [ノートブックの共有] をクリックします。
メモ 目的の Web またはネットワーク上の場所が使用不可能と表示される場合は、対象の場所でのノートブックの保存および使用を試行する前に、インターネットまたはネットワークに接続していること、および必要なアクセス許可が与えられていることを確認してください。
自分または他のユーザーの共有ノートブックへのリンクを含む電子メール メッセージを作成する
ノートブックを作成または共有すると、共有ノートブックへのリンクを含む電子メール メッセージを作成するかどうかを確認するメッセージが表示されます。
ノートブックを他のユーザーと共有する場合は、[リンクを電子メールで送信] をクリックして、対象のユーザー宛ての電子メール メッセージを作成します。このメッセージには共有ノートブックへのリンクが含まれており、受信者はこのリンクをクリックすることで、自分のコンピューター上で共有ノートブックを開くことができます。
メモ 共有ノートブックの場所にアクセスする許可がメールの受信者に与えられていない場合、受信者は共有ノートブックを使用できません。電子メールに含まれるリンクは場所を示していますが、必ずアクセスできるとは限りません。
ノートブックを他のユーザーと共有するのではなく、複数のコンピューター上で使用できるようにするには、[リンクを電子メールで送信] をクリックし、リンクを含む電子メール メッセージを自分の Web ベースの電子メール アカウントに送信します。これにより、別のコンピューター上で共有ノートブックを簡単に開くことができるようになります。
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