電子メールをビジネスの管理と成長に役立てる
ご存知のとおり、電子メールは人と迅速かつ簡単にコミュニケーションを取ることのできる手段です。それだけでなく、電子メールはビジネスのさまざまな領域の管理にも役立ちます。
電子メールを使用すると、プロジェクトを調整する、チーム全員がいつでも連絡を取り合う、顧客基盤を維持および拡大する、顧客から企業への問い合わせを容易にする、といったことが可能です。
この記事では、電子メールをコミュニケーション ニーズの管理に役立て、ビジネスの運営により多くの時間を費やすことができるようにするための主な方法について解説します。
メモ この記事の情報は、電子メールを Microsoft Office Live Small Business で読むユーザーを対象にしています。末尾が "@hotmail.com"、"@live.com"、または "@msn.com" の Windows Live ID を使用して Microsoft Office Live Small Business に新規登録した場合、電子メールは Microsoft Office Live Small Business に自動的に表示されます。Microsoft Office Live Small Business で電子メールが表示されない場合、登録したときに使用した Windows Live ID が Microsoft Office Live Small Business からアクセスできない電子メール アドレスに基づくものである可能性があります。ただし、Microsoft Office Live Small Business で、便利で強力な電子メール管理ツールをすべて利用できる電子メール アカウントを新たに作成することもできます。詳細については、「電子メールが表示されない場合」を参照してください。
この記事の内容
同僚とのコミュニケーション
情報を探したり、迷惑メールをふるい分けたり、同僚と連絡を取ろうとしたりして使う時間は、本来は顧客に対応したりビジネスを成長させるために使う時間のはずです。では、チーム全員が連携して効果的に作業を行うには、電子メールをどのように活用すればよいでしょうか。
Microsoft Office Live Small Business は、ビジネスを効率よく運営するためにうってつけの電子メール ツールを提供します。
電子メール アカウントを追加する
Microsoft Office Live Small Business のアカウントには 25 ～ 100 個の電子メール アカウントを含めることができるため、チーム全員のアカウントを作成することができます。各電子メール アカウントには 5 GB のディスク容量が割り当てられているので、重要なメッセージや添付ファイルをいつでも使用できる状態にしておくことが可能です。アカウントの作成方法については、「電子メール アカウントを作成または削除する」を参照してください。
メモ アカウントを作成する前に、希望するドメイン名を選択します。独自のドメインを所有していない場合、新しい電子メール アドレスの末尾は "@officeliveusers.com" になります。Microsoft Office Live Small Business アカウントでは、既存のドメイン名を使用することも、新しいドメイン名を作成することもできます。ドメインの作成については、「ドメイン名を購入する」を参照してください。
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場所を選ばす電子メールにアクセスする
Microsoft Office Live Small Business の電子メール アカウントを所持しているユーザーは、インターネットに接続しているコンピュータならどこからでも電子メールにアクセスできます。Microsoft Office Live Small Business にサインインすると、電子メールに限らず、連絡先や共有ドキュメントなど必要なすべての情報にアクセスできます。
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電子メールを整理し、振り分ける
電子メール アカウントには、それぞれ [受信トレイ]、[迷惑メール]、[下書き]、[送信済み]、[削除済み] などの一連のフォルダが含まれています。フォルダは必要なだけ追加して、メッセージをプロジェクト別やクライアント別などの任意の基準で整理することができます。新しいフォルダを作成するには、[電子メール] ツールバーで、[新規作成] ボタンの横にある矢印をクリックし、[フォルダ] をクリックします。フォルダの名前を入力し、Enter キーを押します。
さらに、迷惑メール フィルタによって、不要なメールは自動的に [迷惑メール] フォルダにリダイレクトされるので、時間の節約にもなります。既定では、[迷惑メール] フォルダのメールは 10 日間保管されるようになっています。したがって、重要なメッセージを誤って削除しないよう、定期的に [迷惑メール] フォルダをチェックすることができます。削除したくないメッセージが [迷惑メール] フォルダに振り分けられた場合は、そのメッセージを選択して、電子メール ツールバーの [迷惑メールではないメール] をクリックします。
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Outlook を使用して電子メールを管理する
Microsoft Office Outlook を使用して、Microsoft Office Live Small Business の複数の電子メール アカウントの電子メール メッセージにアクセスしたり、メッセージを送受信することができます。Outlook の強力な整理ツールを活用すると、メッセージをすばやく分類または検索し、メッセージと連絡先を常に同期させることができます。
無料の Outlook Connector ツールをダウンロードしてインストールし、数回クリックすれば、Microsoft Office Live Small Business 電子メール アカウントを Outlook にインポートできます。追加した各アカウントに対し、Outlook Connector は Microsoft Office Live Small Business メール フォルダを Outlook に自動的にセットアップします。
Outlook で Microsoft Office Live Small Business の連絡先を管理することも可能です。さらに、Outlook の連絡先リストと Microsoft Office Live Small Business の連絡先の間で、連絡先をドラッグして移動することもできます。Outlook Connector は電子メールと連絡先を自動的に Microsoft Office Live Small Business と同期させるので、Outlook または Microsoft Office Live Small Business のどちらを使用して Microsoft Office Live Small Business メール アカウントにアクセスしても、フォルダには常に同じメッセージと連絡先が表示されます。
メモ オフライン状態のとき、Outlook で電子メール メッセージを作成および管理したり、連絡先を編集する必要がある場合は、次回のインターネットへの接続時に Outlook Connector が自動的に情報を更新します。Outlook Connector の詳細については、「Microsoft Office Outlook を使用する」を参照してください。
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同僚と瞬時に連絡を取る
電子メールよりも速く連絡を取れる手段が必要な場合は、Microsoft Windows Live Messenger を使用すると、全員がいつでも連絡を取り合うことが可能になります。Microsoft Office Live Small Business の電子メール アドレスはすべて Windows Live ID です。Windows Live Messenger を無料でダウンロードしてインストールすると、テキスト、ビデオ、またはコンピュータ間通話を使用して直ちにチャットができるようになります。Windows Live Messenger では、コンピュータのファイルをすばやく簡単に共有することもできます。詳細については、「Windows Live Messenger を使用する」を参照してください。
メモ ここで説明する Windows Live Messenger サービスは無料ですが、装置の追加が必要な場合があります。たとえば、ビデオ会議に参加するには Web カメラが必要になりますし、コンピュータ間通話を行うには互換性のあるマイクとスピーカが必要になります。
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顧客とのコミュニケーション
ビジネスをオンラインで展開している場合、電子メールはオンラインの顧客との主要な連絡手段になります。同様に電子メールは、店舗やオフィスに直接来られたお客様であれ、Web サイトの訪問者であれ、あらゆる顧客と連絡を取るのに最適のツールです。
顧客アカウントを管理する
電子メールでは、顧客と交わした通信も自動的に整理されます。それぞれの通信が日付入りで記録されるので、請求書の送信日や従業員がサポート要求に対応した日などがひとめでわかります。
メッセージをすばやく見つける必要がある場合は、任意の電子メール フォルダでメッセージを並べ替えたりフィルタを適用したりすることができます。メッセージ リストの上部にある [並べ替え] をクリックすると、該当するオプションを選択して日付、送信者、件名、メッセージのサイズを基準にメッセージを並べ替えたり、フィルタを適用して特定のメッセージ (特定の送信者から送信されたメッセージなど) のみが表示されるようにすることができます。
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顧客が簡単に問い合わせられるようにする
電子メールは、顧客がいつでも迅速かつ簡単に問い合わせを行うことができる手段となります。また、担当者の側でも顧客の要望に簡単に応えられるようになります。
顧客は営業時間中に電話したり営業所を訪れたりする必要がなくなり、電子メールを使用していつでも都合のいい時間に連絡を行うことができます。顧客からの通信を電子メールで受け取ると、要求を検討する時間ができ、顧客を待たせることなくていねいに対応することも可能になります。
さまざまな目的に応じて個別の電子メール アドレスを作成しておくと、顧客から企業への問い合わせがしやすくなり、企業自身も便利な整理ツールとして問い合わせのプロセスで利用できます。たとえば、会社のドメインが fourthcoffee.com の場合、info@fourthcoffee.com、support@fourthcoffee.com、sales@fourthcoffee.com、billing@fourthcoffee.com のように別々のアカウントを作成して、会社情報が印字された文具、マーケティング用資材、Web サイトの該当ページなどに、それぞれ適切な電子メール アドレスを記載することができます。
メモ 課金情報とアカウント情報を表示したり、高度な管理機能を使用したりするには、Microsoft Office Live Small Business の登録に使用した電子メール アドレスでサインインする必要があります。
通信の種別ごとに別個の電子メール アドレスを使用すると、質問が適切な担当者に届いているという顧客の信頼を得ることができます。顧客からの質問にすばやく回答すれば、対応の早い顧客を大事にする組織としての評判を高めることができます。
メモ 前述の Outlook Connector を使用すると、使用しているすべての電子メール アドレスを Outlook に追加して、各アドレスが個別に整理された状態のままで同一の場所からすばやくアクセスすることができます。
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顧客との関係を構築する
電子メールは、課金や顧客サポートなど従来のアカウント管理に加え、顧客との関係を築き、顧客基盤を拡大するための簡単で安価な手段としても利用できます。
たとえば、Web サイト上の問い合わせフォームで顧客に電子メール ニュースレターへの登録を推奨し、その中で専門家のヒント、製品情報、特典を提示します。
テキスト、画像、地図、リンクなどを使用したニュースレターを作成して送信します。そして、レポートを使用してリンクを追跡し、それらのニュースレターの効果を掌握します。
基本的な顧客サービスを上回る有益情報を提供すると、専門的な情報源として顧客の信頼を得ることができます。顧客と定期的にコミュニケーションを取ることで、押し付けがましい印象を与えずに、顧客の関心を自社に引き付けておくことができます。
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最新情報を取得して整理する
Microsoft Office Live Small Business では、電子メールの持つ利点を簡単かつ効果的に活用する手段が複数用意されています。同僚とのコミュニケーションから、顧客への対応、仕事の整理、マーケティング活動に至るまで、電子メールの力を利用してビジネスの重要な領域の多くを管理することができます。
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