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メモ  アクセス許可を制限したコンテンツを作成するには、Information Rights Management を使用します。この機能は、Microsoft Office Professional Edition 2003、Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003、および Microsoft Office PowerPoint 2003 だけに用意されています。

今日、機密性の高い情報を管理する方法は、情報が格納されているネットワークやコンピュータへのアクセスを制限するしかありません。しかし、ユーザーにアクセスを許可した後には、コンテンツに対する処理や、コンテンツの送信相手を制限することはできません。このように、コンテンツの配布を制限できないことで、機密情報が想定外の相手に届くことも簡単に起こる可能性があります。Microsoft Office 2003 は、新機能である IRM (Information Rights Management) を提供し、機密情報が偶然や不注意によって想定外の相手に届くことを防ぎます。基本的に、IRM により、ユーザーは自分の手を離れた後でもファイルを管理することができます。

アクセスを制限したコンテンツを作成する

文書、ブック、またはプレゼンテーションの作成者は、IRM を使用して、特定のユーザーだけにコンテンツへのアクセスを許可できます。作成者は [アクセス許可] ダイアログ ボックス ([ファイル] - [アクセス許可] - [配布禁止] または [標準] ツールバー (ツールバー : コマンドを実行するのに使用するボタンやオプションを含むバー。ツールバーを表示するには、[ユーザー設定] ダイアログ ボックス ([ツール] メニューの [ユーザー設定] をクリックして､[ツールバー] タブをクリックします) を使用します。)の (アクセス許可)) を使用して、閲覧と変更のアクセス許可をユーザーに与えると共に、コンテンツの有効期限を設定します。たとえば、Bob が Sally に文書を閲覧するアクセス許可を与え、変更は禁止することができます。または、Bob が John に対し、文書を変更し、保存するアクセス許可を与えることができます。Bob が Sally と John に対し、この文書へのアクセスを 5 日間に制限するように決めることもできます。作成者は [アクセス許可] サブメニューの [アクセス制限なし] をクリックするか、[標準] ツールバーでもう一度 (アクセス許可) をクリックすれば、文書、ブック、またはプレゼンテーションのアクセス制限を解除できます。

また、企業の管理者は、[アクセス許可] サブメニューで、Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003、および Microsoft Office PowerPoint 2003 で利用できるアクセス許可ポリシーを作成し、情報にアクセスできるユーザーや、文書、ブック、またはプレゼンテーションに対するユーザーの編集レベルまたは Office 機能を定義できます。たとえば、"企業秘密" というポリシーを定義し、このポリシーが適用されている文書、ブック、またはプレゼンテーションは企業のドメイン内でだけ開くことができるように指定できます。[アクセス許可] サブメニューには、一度に最大 20 のカスタム ポリシーがアルファベット順に表示されるため、各作成者は作成するコンテンツにこれらのポリシーを使用できます。

Word、Excel、および PowerPoint では、文書、ブック、またはプレゼンテーションに対して、次のような方法でユーザー単位またはドキュメント単位でアクセス制限を設定できます。

アクセス レベル

作成者が [アクセス許可] ダイアログ ボックスを使用して割り当てたアクセス レベルに基づき、ユーザーまたはグループに一連のアクセス許可を与えることができます。

• 読み取り   読み取りアクセス権を持つユーザーは、文書、ブック、またはプレゼンテーションを読むことができますが、編集、印刷、またはコピーはできません。
• 変更   変更アクセス権を持つユーザーは、文書、ブック、またはプレゼンテーションの読み取り、編集、および変更の保存を行うことができますが、印刷はできません。
• フル コントロール   フル コントロール アクセス権を持つユーザーは、文書、ブック、またはプレゼンテーションに対して完全な作成権限を持ち、コンテンツの期限の設定、印刷の禁止、ユーザーへのアクセス許可の割り当てなど、作成者と同様の操作をすべて行うことができます。作成者は常にフル コントロール アクセス権を持っています。

アクセス許可ポリシー

管理者が作成したカスタムのアクセス許可ポリシーを使用して、文書、ブック、またはプレゼンテーションに対するアクセスを制限できます。これらのポリシーは [アクセス許可] サブメニューから使用できます。

アクセス制限が設定されているコンテンツを表示する

アクセス制限が設定されているコンテンツを受け取った場合にそれを表示するには、アクセス制限が設定されていないコンテンツを開くときと同様にその文書、ブック、またはプレゼンテーションを開くだけです。コンピュータに Office 2003 以降のバージョンがインストールされていない場合、ユーザーはこのコンテンツを表示するためのプログラムをダウンロードできます。

Word、Excel、または Microsoft PowerPoint でアクセス許可を確認する

Office 2003 以降のバージョンがインストールされていない場合にコンテンツを表示する