日々のビジネス活動で扱われるさまざまな情報は、多くの場合、個人のコンピュータ、デスクの引き出し、各部署の資料棚などにしまい込まれ、共有されていません。会議の議事録、報告書、見積書などの重要な業務資料を 1 か所で管理し、チームで共有すれば、参考資料やテンプレートとして二次利用でき、業務効率を大幅にアップすることができます。

GroupBoard Workspace は、チームでの情報共有とドキュメントの協同作業を実現するコラボレーション基盤、Windows SharePoint Services のアドオンとして提供されるワークスペースです。ドキュメントだけでなく、取引先情報、チームや個人のスケジュール、不在時の伝言など、業務の運営に必要なあらゆる情報を管理し、共有することができます。

このページでは、GroupBoard Workspace に追加された新機能や、既存の機能の拡張についてご紹介します。

組織図

GroupBoard Workspace では、新たに組織図機能が加わりました。これにより、組織構造や人員の配置状況を一目で確認できるようになりました。組織図の主な機能は以下のとおりです。

• 1 人のユーザーを複数の組織に登録したり、組織のメンバーの表示順位を指定して、組織図を作成できます。
• スケジュールやミーティングの参加者や、電話メモや回覧板の宛先を、組織図から選択できます。

タイムカード

タイムカードを使用して、勤怠を管理することができます。タイムカードはホームページ画面の [タイムカード] Web パーツで簡単に打刻でき、勤怠の記録は自動的に計算されます。タイムカードの主な機能は以下のとおりです。

• 出勤時間と帰宅時間から勤務時間、残業時間、遅刻、早退など、勤怠管理に必要な情報を自動計算し、月単位で集計します。
• フレックスタイムにも柔軟に対応します。
• 会社の標準勤務時間や休日などを独自に設定できます。
• タイムカードの情報は、行き先掲示板の行き先情報と自動的に連携します。

携帯電話からのアクセス

GroupBoard Workspace では、携帯電話からのアクセスがサポートされ、外出先からでも共有情報へのアクセスや、情報の更新ができるようになりました。

電話メモ

不在中のメンバー宛てに電話があった場合などに、伝言を残すことができます。また、自分宛ての電話メモや、自分が保存した電話メモの確認なども行えます。電話メモの主な新機能は以下のとおりです。

• 電話メモの宛先にグループを指定できます。
• 電話メモの作成時に、宛先のユーザーやグループのみに電話メモを公開するように設定できます。

スケジュール・設備予約

[スケジュール・設備予約] リストを使用して、スケジュールや設備予約などの情報をユーザー間で共有することができます。また、個人のスケジュールを Microsoft Office Outlook 2007 の予定表で表示したり、編集することも可能です。スケジュール・設備予約の主な新機能は以下のとおりです。

• スケジュールやミーティングの参加者として、グループを選択できます。また、複数のグループを選択することも可能です。
• ミニカレンダーを使用して、[スケジュール・設備予約] リストに表示する日程を簡単に切り替えることができます。
• [スケジュール・設備予約] リストに祝日を表示したり、会社の創立記念日や特別な休日などを追加できます。

行き先掲示板

[行き先掲示板] Web パーツを使用して、在席状況、行き先、直行や直帰の有無などの情報を公開したり、メンバーの行き先情報をすぐに確認できます。また、[行き先掲示板] リストでは、不在時の連絡先やコメントなど、行き先の詳細を確認できます。電話メモやスケジュール・設備予約の機能とも連携しています。行き先掲示板の主な新機能は以下のとおりです。

• [行き先掲示板] Web パーツで、組織図を使用して、行き先情報を表示するユーザーをフィルタリングすることができます。
• [行き先掲示板] Web パーツ、および [行き先掲示板] リストに未読の電話メモが表示されます。
• 組織図からグループを指定して、複数のユーザーを行き先掲示板に一括登録できます。

回覧板

回覧メッセージをチームメンバーに一括送信したり、回覧メッセージが受信者によって確認されたかどうかを、[回覧板] リストで確認することができます。回覧板の主な新機能は以下のとおりです。

• 「回覧」と「通達」の 2 種類からメッセージのフォームを選択できます。
• 「回覧」フォームに場合、作成者以外のユーザーに編集の権限を与えることができます。「通達」フォームの場合、他のユーザーに編集権限はありません。
• 回覧メッセージの宛先にグループを指定できます。
• 非公開の回覧メッセージを作成できます。

新着情報

[新着情報] Web パーツを使用して、スケジュールや回覧メッセージ、電話メモなどの最新の情報を一目で確認できます。新着情報の主な新機能は以下のとおりです。

• 自分宛ての回覧メッセージや電話メモ、または自分のスケジュールなどのアイテムを作成または変更すると、自動的に新着情報リストが更新されます。
• アイテムの関係者の新着情報リストの更新も自動的に行われます。
• 新規アイテムや更新されたアイテムは、[新着情報] Web パーツに表示されます。