SharePoint サイトをデザインする前に、サイトを使って何を実現するかを決定します。この記事を参考にして、SharePoint サイトの主な目的を決定し、サイトを使用する環境を検討してください。

この記事の内容

サイトの主な目的を決定する

サイトの主な環境を決定する

ワークシート: サイトの目的と環境を選択する

サイトの主な目的を決定する

SharePoint サイトは柔軟性があり、さまざまな目的を達成するのに役立ちます。しかし、役に立つ良いサイトを作成するには、そのサイトの主要な目的を絞りこむ必要があります。サイトをデザインするには、そのサイトで実現しようとする機能を明確にしておくことが必要です。広報や告知を掲載し、そのフィードバックを受けるなど、組織内のコミュニケーション手段を提供することが主な目的でしょうか。それとも、メンバーがアイディアを共有したり、ともに活動したりする場を提供し、グループでの共同作業を促進することでしょうか。SharePoint サイトはどちらの目的にも使用することができますが、コミュニケーションの場としての機能を優先させる場合は、共同作業の場としての機能を持たせない方が、使いやすいサイトになります。

目的が複数ある場合は、複数のサイトを (おそらく互いに影響させあう形で) 作成するのが最も良い方法でしょう。しかし、1 つのサイトで複数の目的を実現できないわけではありません。サイトを 1 つだけにする場合は、サイトの構成に細心の注意を払い、コミュニケーションの場を求めている人にとって見つけやすく、情報やアイディアを共有したり文書を保存したりする人にとってわかりやすいサイトを作ればよいのです。

自分の組織の要求を念頭において、以下の目的を検討してください。どの目的がデザインしているサイトの要求にあっているでしょうか。

コミュニケーション

コミュニケーション サイトを利用すると、情報を人々に向けて発信したり、人々から情報やフィードバックを集めたりすることができます。コミュニケーション サイトで主に行われるのは、情報、データおよび文書を他の人々に発信することです。たとえば、大きな組織なら、組織全体に方針やイベントの情報を発信するための中心的なサイト (人事サイトや社内行事サイトなど) を持っているかもしれません。

コミュニケーション サイトの多くは情報の収集や共有にも利用されています。たとえば、コミュニティの掲示板は基本的にコミュニケーション サイトです。そこでは、コミュニティの人々が書き込みを読んだり、他の人々に向けて書き込みをしたりしています。

コミュニケーション サイトには、多くの場合以下が含まれます。

• 何かを説明したり宣伝したりする領域
• 告知を読む領域
• 日程表やイベント情報を読む領域
• 文書や論説を読む領域
• 場合によっては、情報や文書を投稿したりアップロードしたりする領域

コラボレーション

コラボレーション サイトを利用すると、グループや組織のメンバーが共同作業を行うことができます。コラボレーション サイトで主に行われるのは、情報や文書を共有したり、アイディアを生み出したり、他の人々のアイディアに返答したり、作業の進行状況を確認したりすることです。

コラボレーション サイトは、グループの性質や、大きさ、複雑さ、目的などによって大きく変わります。たとえば、短期間のプロジェクトのための小さなグループ (近く行われるイベントの準備や、新製品発売の計画など) と、長期間のプロジェクトのための大きなグループ (製造会社の研究部門や、出版社の編集部) とでは、必要とされるものが違います。また、イベント (チャリティ イベントなど) の準備や、組織 (コミュニティや学校組織) への参加の勧誘を共同で行っているメンバーは、それぞれ独自のニーズを持っています。

コラボレーション サイトには、多くの場合以下が含まれます。

• 情報やデータを共有する領域
• 文書を共有する領域
• 日程表やイベント情報を共有する領域
• プロジェクトに関するアイディアをブレーンストーミングしたり議論したりする領域
• 作業の追加、割り当て、状況確認をする領域

文書の保存とワークフロー

文書の保存とワークフローは、多くの場合コミュニケーションやコラボレーションの目的の一部です。しかし、組織で大きな文書保存領域が必要になる場合があります。文書保存専用のサイトが必要かどうかを決める要因は多くあります。たとえば、保存が必要な文書の量、書いた文書を保存する人の数、だれが文書を取り扱うのか、などです。後の検討段階で、文書の保存をどのように構成するかを考える時間があるでしょう。

文書の保存とワークフローの領域には、多くの場合以下の機能が含まれます。

• 文書の書き込みと読み出しをチェックしたり、文書の変更を記録したり、文書の複数バージョンを管理したりする機能
• 文書を多くの人々に公開する前に、承認や特定の処理に送る機能
• 文書のソートや管理のために、メタデータでタグ付けする機能

ホストされたサイトについて

ホストされたサイトは上記のすべてを主要目的としている場合があります。したがって、こうしたタイプのサイトをすべてサポートしているホスティング業者を選ぶ必要があります。

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サイトの主な環境を決定する

サイトを計画する上で大事なもう 1 つの要素は、どのような環境向けのサイトにするかを決定することです。インターネットのサイトとイントラネットのサイトでは、多くの場合、目的と必要条件がかなり違っています。たとえば、製品のマーケティングに使用するインターネット サイトは、通常一般向けに公開されていますが、コンテンツを追加することができるメンバーは厳しく制限されています。これに対し、グループの共同作業を目的とするイントラネットのサイトでは、ほとんどの人がコンテンツを追加し、気軽に見るだけの人はごく少数である場合があります。環境により、組織の大きさによって選択肢が決まることもあれば、その環境での利用者層が重要な場合もあります。

以下のどの環境に自分の組織が当てはまるかを検討してください。

• イントラネット: 組織の大きさが、サイト数や作成するサイトのタイプに影響する可能性があります。
• 小規模な組織または企業
• 大規模な組織内の部門またはグループ
• 中規模または大規模な組織
• エクストラネット: ユーザー層およびホスティングの利用が、サイト数や作成するサイトのタイプに影響する可能性があります。
• イントラネットとエクストラネットの組み合わせ (組織がサポート)
• イントラネットとエクストラネットの組み合わせ (外部のホスティング業者がサポート)
• エクストラネットのみ (組織がサポート)
• エクストラネットのみ (外部のホスティング業者がサポート)

• インターネット: ユーザー層およびホスティングの利用が、サイト数や作成するサイトのタイプに影響する場合があります。
  • 組織がサポートするインターネット
  • 外部のホスティング業者がサポートするインターネット

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ワークシート: サイトの目的と環境を選択する

ワークシートで、作成するサイトのタイプと、サイトが利用される環境を選択します。

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