仕事仲間や顧客と重要なドキュメントを共有する場合、通常はドキュメントの校正や見直しを事前に行って、すべての内容が正しいことや、他の人と共有したくない情報がドキュメントに含まれていないことを確認します。同様に、Microsoft Office ドキュメントの電子コピーを共有する場合も、ドキュメントやドキュメント プロパティ (メタデータ (メタデータ : データの情報を表すデータ。たとえば、文書内の文字列はデータで、文字列の文字数はメタデータです。)) に非表示のデータや個人情報が保存されていないかどうかを事前に確認することをお勧めします。この非表示の情報から組織やドキュメントに関する外部に知られたくない詳細が明らかになる場合は、ドキュメントを他の人と共有する前に、この非表示の情報を削除することができます。
ここでは、Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel 2007、および Microsoft Office PowerPoint 2007 のドキュメント検査機能を使用して、Office ドキュメント内の非表示のデータや個人情報を見つけて削除する方法について説明します。
この記事の内容
Office ドキュメントに保存されている非表示のデータと個人情報の種類
Office ドキュメントに保存されている可能性のある非表示のデータと個人情報には、いくつかの種類があります。Office プログラムでドキュメントを開いたときにすぐには表示されない情報でも、他の人が参照したり取得したりできることがあります。
非表示の情報には、他の人と共同で執筆と編集ができるように Office プログラムによってファイルに自動的に追加されるデータが含まれることがあります。また、作業者が意図的に非表示になるように指定した情報もあります。
Office ドキュメントに含まれる非表示のデータや個人情報には、次の種類があります。
- コメント、変更履歴、バージョン、インク注釈 他の人と共同で作成したドキュメントには、変更履歴、コメント、インク注釈、バージョンなどが含まれている場合があります。この情報により、ドキュメントに手を加えた人の名前、校閲者のコメント、ドキュメントに加えられた変更を他の人が確認できます。
- ドキュメントのプロパティと個人情報 メタデータ (メタデータ : データの情報を表すデータ。たとえば、文書内の文字列はデータで、文字列の文字数はメタデータです。)とも呼ばれるドキュメント プロパティには、作成者、表題、タイトルなど、ドキュメントについての詳細情報が含まれています。また、ドキュメントを最後に保存した人の名前、ドキュメントが作成された日付など、Office プログラムによって自動的に維持される情報も含まれています。使用された機能によっては、電子メール ヘッダー、校閲者への送信に関する情報、回覧用紙、プリンタのパス、Web ページを発行するためのファイル パス情報など、個人を特定できる情報 (PII) (個人を特定できる情報 (PII): 個人を特定するために使用できるあらゆる情報。名前、住所、電子メール アドレス、公官庁から給付された番号、IP アドレス、他のプログラムの PII に対応する固有の番号など。) が含まれていることもあります。
- ヘッダー、フッター、透かし Word 文書や Excel ブックには、ヘッダーやフッターに情報が含まれていることがあります。また、Word 文書には透かしを追加する場合があります。
- 隠し文字 Word 文書には、隠し文字に設定されたテキストが含まれている場合があります。文書に隠し文字が含まれているかどうかがわからない場合は、ドキュメント検査機能で検索できます。
- 非表示の行、列、ワークシート Excel ブックでは、行、列、またはワークシート全体が非表示になっていることがあります。非表示の行、列、またはワークシートを含むブックのコピーを配布すると、非表示になっている行、列、またはワークシートを他の人が再表示して、その中のデータを参照することがあります。
- 非表示の内容 PowerPoint プレゼンテーションや Excel ブックには、非表示に設定されているために表示されないオブジェクトが含まれていることがあります。
- スライド外のコンテンツ PowerPoint プレゼンテーションには、スライドからスライド外の領域にドラッグされたためにそのままでは表示されないオブジェクトが含まれていることがあります。このようなスライド外のコンテンツには、テキスト ボックス、クリップ アート、グラフィック、テーブルなどがあります。
- プレゼンテーション ノート PowerPoint プレゼンテーションのノート セクションには、特にそのノートが発表者向けに作成されたものである場合は、一般には見られたくないテキストが含まれていることがあります。
- ドキュメント サーバーのプロパティ Microsoft Windows SharePoint Services をベースにしたドキュメント ワークスペース サイトやライブラリなど、ドキュメント管理サーバー上の場所に保存されたドキュメントには、このサーバーの場所に関係するドキュメント プロパティや情報が含まれていることがあります。
- カスタム XML データ ドキュメント自体には表示されないカスタム XML データが含まれていることがあります。このような XML データは、ドキュメント検査で見つけて削除することができます。
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ドキュメント検査で見つけて削除できる情報
ドキュメント検査機能にはいくつかの異なる検査モジュール含まれており、さまざまな種類の非表示のデータや個人情報を見つけて削除することができます。検査モジュールの中には、各 Office プログラムに固有のものもあります。Office Word 2007、Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007 ではそれぞれ異なる検査機能が表示され、そのプログラムに固有の非表示のデータや個人情報を見つけて削除することができます。
それぞれの Microsoft Office プログラムのドキュメント検査で見つけて削除できる非表示のデータや個人情報の種類の詳細については、次の表で確認してください。
メモ 検査モジュールを追加してドキュメント検査機能をカスタマイズしている組織では、この表に記載されていない情報も確認できることがあります。
Office Word 2007
| 検査名 |
見つけて削除できる情報 |
| コメント、変更履歴、バージョン、および注釈 |
- コメント
- 変更履歴マーク
- 文書のバージョン情報
- インク注釈
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| ドキュメントのプロパティと個人情報 |
- ドキュメントのプロパティ ([<ドキュメント名> のプロパティ] ダイアログ ボックスの [ファイルの概要] タブ、[詳細情報] タブ、[ユーザー設定] タブの情報など)
- 電子メール ヘッダー
- 回覧用紙
- 校閲者への送信に関する情報
- ドキュメント サーバーのプロパティ
- ドキュメント管理ポリシーの情報
- コンテンツ タイプの情報
- データにバインドされているフィールドのデータバインド リンク情報 (最後の値がテキストに変換される)
- ユーザー名
- テンプレート名
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| ヘッダーとフッター |
- 文書のヘッダー内の情報
- 文書のフッター内の情報
- 透かし
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| 隠し文字 |
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| カスタム XML データ |
|
Office Excel 2007
| 検査名 |
見つけて削除できる項目 |
| コメントと注釈 |
|
| ドキュメントのプロパティと個人情報 |
- ドキュメントのプロパティ ([<ドキュメント名> のプロパティ] ダイアログ ボックスの [ファイルの概要] タブ、[詳細情報] タブ、[ユーザー設定] タブの情報など)
- 電子メール ヘッダー
- 回覧用紙
- 校閲者への送信に関する情報
- ドキュメント サーバーのプロパティ
- ドキュメント管理ポリシーの情報
- コンテンツ タイプの情報
- ユーザー名
- プリンタ パスの情報
- シナリオのコメント
- Web ページを発行するためのファイル パス
- 定義された名前とテーブル名に関するコメント
- アクティブでない外部データ接続
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| ヘッダーとフッター |
- ワークシート ヘッダー内の情報
- ワークシート フッター内の情報
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| 非表示の行と列 |
- 非表示の行
- データが入った非表示の列
メモ
- データが入っていない非表示の列も、その列がデータを含む列の間に挟まれている場合は、検出され、削除されます。
- ブック内の非表示の行または列にデータが入っている場合、それらの行または列を削除すると、ブック内の計算または数式の結果が変わることがあります。非表示の行または列にどのような情報が入っているかがわからない場合は、ドキュメント検査を閉じ、非表示の行または列を再表示した後、その内容を確認してください。
- この検査モジュールでは、非表示の列に含まれている図形、グラフ、コントロール、Microsoft ActiveX オブジェクトおよびコントロール、画像、または SmartArt グラフィックは検出されません。
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| 非表示ワークシート |
- 非表示のワークシート
メモ ブック内の非表示のワークシートにデータが入っている場合、そのワークシートを削除すると、ブック内の計算または数式の結果が変わることがあります。非表示のワークシートにどのような情報が入っているかがわからない場合は、ドキュメント検査を閉じ、非表示のワークシートを再表示した後、その内容を確認してください。
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| カスタム XML データ |
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| 非表示の内容 |
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Office PowerPoint 2007
| 検査名 |
見つけて削除できる項目 |
| コメントと注釈 |
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| ドキュメントのプロパティと個人情報 |
- ドキュメントのプロパティ ([<ドキュメント名> のプロパティ] ダイアログ ボックスの [ファイルの概要] タブ、[詳細情報] タブ、[ユーザー設定] タブの情報など)
- 電子メール ヘッダー
- 回覧用紙
- 校閲者への送信に関する情報
- ドキュメント サーバーのプロパティ
- ドキュメント管理ポリシーの情報
- コンテンツ タイプの情報
- Web ページを発行するためのファイル パス
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| スライド上の非表示の内容 |
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| スライド外のコンテンツ |
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| プレゼンテーション ノート |
- プレゼンテーションのノート セクションに追加されたテキスト
メモ このドキュメント検査モジュールでは、プレゼンテーションのノート セクションに追加された画像を削除することはできません。
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| カスタム XML データ |
- プレゼンテーション内に保存されているカスタム XML データ
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Office ドキュメント内の非表示のデータと個人情報を見つけて削除する
Office Word 2007、Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007 およびこれらの Office プログラムの以前のバージョンで作成された Office ドキュメント内の非表示のデータと個人情報をドキュメント検査で見つけて削除することができます。電子メールに添付するなど、Office ドキュメントの電子コピーを共有する場合は、事前にドキュメント検査を実行することをお勧めします。
- 検査対象の Office ドキュメントを開きます。
(Microsoft Office ボタン) をクリックして [名前を付けて保存] をクリックし、[ファイル名] ボックスに名前を入力して元のドキュメントのコピーを保存します。 重要 ドキュメント検査で削除されたデータは復元できないことがあります。ドキュメント検査は元のドキュメントのコピーに対して実行することをお勧めします。
- ドキュメントのコピーで、 (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[配布準備] をポイントして [ドキュメント検査] をクリックします。
- [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで、検査対象のデータの種類に対応するチェック ボックスをオンにします。各検査項目の詳細については、「ドキュメント検査で見つけて削除できる情報」を参照してください。
- [検査] をクリックします。
- [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで検査結果を確認します。
- ドキュメントから削除する項目の検査結果の隣にある [すべて削除] をクリックします。
重要
- ドキュメントから削除した非表示の内容は、[元に戻す] をクリックしても復元できないことがあります。
- [コメントと注釈]、[ドキュメントのプロパティと個人情報]、および [ヘッダーとフッター] のドキュメント検査は、共有ブック ([校閲] タブの [ブックの共有] コマンド) として保存された Excel ブックでは使用できません。共有ブックでは、グループ作業をするメンバーを個人情報で識別する必要があるためです。これらの情報を共有ブックから削除するには、ブックをコピーした後でブックの共有を解除します。ブックの共有を解除するには、[校閲] タブの [ブックの共有] をクリックします。次に、[編集] タブで、[複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する] チェック ボックスをオフにします。
- OpenDocument 形式 (.odt、.ods、.odp) で保存するドキュメントから非表示のデータと個人情報を削除する場合は、保存するドキュメントごとにドキュメント検査を実行する必要があります。
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