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フィールドをメイン文書に追加すると、差し込みの結果をプレビュー表示することができます。プレビューに問題がなければ、差し込みを実行します。

差し込みの結果をプレビュー表示する

差し込み印刷する文書をプレビュー表示して、実際に差し込み印刷を実行する前に変更を加えることができます。

プレビュー表示を行うには、次のいずれかの操作を行います。

• 作業ウィンドウの次へと戻るボタンを使って、それぞれの差し込み印刷文書を表示します。
• [宛先の検索] をクリックして特定の文書をプレビュー表示します。
• 現在表示しているレコードを含めたくない場合は、[この宛先の除外] をクリックします。
• 差し込み印刷に含めたくないレコードがある場合は、[アドレス帳の変更] をクリックして [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスを開き、リストのフィルタを設定します。
• その他の変更を行う必要がある場合は、作業ウィンドウの下部にある [戻る] をクリックして前の手順に戻ります。

差し込み印刷の結果に問題がなければ、作業ウィンドウの下部にある [次へ] をクリックします。

差し込み印刷を実行する

ここでどのような作業を行うかは、作成する文書の種類に応じて異なります。レターの差し込み印刷を行う場合は、レターを個別に印刷または変更できます。すべてのレターの編集を選択した場合、1 つのレターを 1 ページとして 1 つのファイルにまとめて保存します。

どのような種類の文書を作成しているかに関係なく、文書のすべてまたはサブセットを印刷、転送、または保存できます。

保存する差し込み印刷用文書はメイン文書とは別個の文書です。別の差し込み印刷用にもメイン文書を使用する場合は、メイン文書を保存しておくこともできます。

メイン文書を保存すると、その内容とフィールドだけでなく、データ ファイルとの接続も保存されます。次回そのメイン文書を開いたときに、データ ファイルの情報を再びメイン文書に差し込み印刷するかどうかをたずねるメッセージが表示されます。

• [はい] をクリックした場合、差し込み印刷される最初のレコードの情報が挿入されて文書が開かれます。作業ウィンドウ ([ツール] メニューの [はがきと差し込み印刷] をポイントし、[差し込み印刷] をクリックします) を開くと、宛先の選択手順が表示されます。作業ウィンドウのハイパーリンクをクリックして、別のレコードのセットを含めたり別のデータ ファイルに接続したりするようにデータ ファイルを変更できます。次に、作業ウィンドウの下部にある [次へ] をクリックして、差し込み印刷手順を続行します。
• [いいえ] をクリックした場合は、メイン文書とデータ ファイルとの間の接続が失われます。その場合、メイン文書は標準 Word 文書になります。フィールドは、最初のレコードの一意な情報によって置き換えられます。