メイン文書へのデータ ファイルへの接続が完了すると、差し込み時に生成される各文書のコピーに挿入される一意な情報がある場所を示すフィールドを追加することができます。Word がすべてのアドレスまたはあいさつ文要素に対応するデータ ファイル内の列を見つけられるようにするには、フィールドを対応付ける必要があります。

フィールドを追加する

メイン文書が空であれば、それぞれのコピーに表示される情報を入力します。次に、作業ウィンドウ内のハイパーリンクをクリックしてフィールドを追加します。

フィールドとは、メイン文書内で一意な情報が挿入される場所に配置するプレースホルダです。たとえば、作業ウィンドウの [住所ブロック] または [あいさつ文 (英文)] リンクをクリックして新製品情報レターの上部にフィールドを追加すると、各受信者のレターに個人別の住所やあいさつ文が含まれるようになります。フィールドは、文書内で «住所 1» のように山形記号で囲まれて示されます。

作業ウィンドウの [差し込みフィールドの挿入] をクリックすると、データ ファイル内の列に一致するフィールドを追加できます。たとえば、"個人用メモ" という列がデータ ファイルに含まれているとします。定型書簡の下部に "個人用メモ" フィールドを追加することで、宛先ごとに異なる情報をそれぞれのコピーに挿入できます。さらに、English (U.S.) 言語バージョンの Word を使用している場合は、郵便番号バーコードまたは電子切手 (電子切手プログラムがインストールされている場合) を追加することで、封筒をカスタマイズすることもできます。

フィールドを対応付ける

住所ブロック フィールドまたはあいさつ文フィールドを文書に挿入する場合は、使用する形式を選択するように求められます。たとえば、作業ウィンドウで [あいさつ文 (英文)] をクリックすると、次の [あいさつ文 (英文)] ダイアログ ボックスが表示されます。ここで、[あいさつ文の形式] の下に表示されるリストから、目的の形式を選択します。

Word があいさつ文または宛先の要素とデータ ファイルの列とを対応付けられない場合、宛先とあいさつ文の行は正常に差し込み印刷されません。そのような結果を避けるために、[フィールドの対応] をクリックします。 [フィールドの対応] ダイアログ ボックスが表示されます。

宛先およびあいさつ文の要素は左側に表示されます。データ ファイルの列見出しは右側に表示されます。

Word により、それぞれの要素に一致する列が検索されます。この図では、データ ファイルの [名前] 列が [姓] に自動的に対応付けられています。しかし、Word は他の要素を対応付けることができませんでした。たとえば、Word はこのデータ ファイルから [名] や [住所 1] を対応付けることができません。

右側のリストを使って、左側の要素に対応するデータ ファイルの列を選択できます。この図では、[名字] 列は [名] に対応し、[住所] 列は [住所 1] に対応します。[敬称]、[会社名]、および [連名の名] については、作成する文書に関係しないので、これらが対応付けられていなくても問題ありません。

メイン文書におけるフィールドの追加と対応付けが完了すると、次の手順に進む準備が整います。

次の手順

手順 4: 差し込みの結果をプレビュー表示し、実行する