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一意な情報をメイン文書に差し込むためには、一意な情報が格納されているデータ ファイルに接続する (または作成後に接続する) 必要があります。ファイル内のすべてのデータを使用したくない場合は、使用するレコードを選択できます。

データ ファイルに接続する

差し込み印刷のこの手順では、文書に差し込む一意な情報が格納されているデータ ファイルに接続します。

常に、Microsoft Office Outlook® の連絡先リストを更新していれば、社外文書や電子メール メッセージ用の有用なデータ ファイルとして利用できます。その使い方は、[Outlook 連絡先から選択] をクリックし、連絡先フォルダを選択するだけです。

顧客情報が格納されている Microsoft Office Excel ワークシートまたは Microsoft Office Access データベースがある場合は、[既存のリストを使用] をクリックし、[参照] をクリックしてファイルを指定します。

データ ファイルがない場合は、[新しいリストの入力] をクリックし、表示されたフォームを使ってリストを作成します。リストは、再利用できるメーリング データベース (.mdb) ファイルとして保存されます。

 メモ   差し込み印刷用の電子メール メッセージまたは FAX を作成する場合は、データ ファイルに電子メール アドレスまたは FAX 番号の列があることを確認してください。この列は、このプロセスの後の方で必要になります。

データ ファイル内で使用するレコードを選択します。

特定のデータ ファイルに接続するということは、必ずしもそのデータ ファイル内のすべてのレコード (行) の情報をメイン文書に差し込み印刷することを意味しません。

使用するデータ ファイルに接続したり、または新しいデータ ファイルを作成したりすると、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスが表示されます。リストを並べ替えまたはフィルタ処理することで、差し込み印刷するレコードのサブセットを選択できます。

次のいずれかの操作を行います。

• 列のレコードを昇順または降順に並べ替えるには、列見出しをクリックします。
• リストをフィルタ処理するには、処理する値を含む列見出しの横にある矢印をクリックします。次に、目的の値をクリックします。リストが長い場合は、[(詳細)] をクリックして、値を設定するためのダイアログ ボックスを開きます。[(データ無し)] をクリックして情報が格納されていないレコードだけを表示するか、または [(データ有り)] をクリックして情報が格納されているレコードだけを表示します。

  ヒント

  リストをフィルタ処理した後、矢印をクリックし、[(すべて)] をクリックすることで、すべてのレコードを再び表示できます。

• レコードの横のチェック ボックスをオフにすると、そのレコードが除外されます。
• すべてのレコードを除外したり、特定のレコードを検索したりするには、ボタンを使用します。

  ヒント

  差し込み印刷プロセスの一部としてデータ ファイルを作成した場合は、このダイアログ ボックスの [編集] ボタンを使用できます。ファイルを更新する場合は、レコードに変更を加えることができます。

目的のレコードを選択すると、次の手順に進む準備が整います。

次の手順

手順 3: メイン文書にフィールドを追加する