Microsoft Office Word 2003 が開かれ、社員業績評価が表示されます。

人事関連の記録を扱う担当者にとって、機密情報を保護することは非常に重要な責務です。

ポインタが、ツールバーの [アクセス許可] ボタンをクリックし、[アクセス許可] ダイアログ ボックスが開かれます。

今日、私は鈴木さんの業績評価を実施しました。 評価の内容を電子メールで送る前に、いくつかの制限を設定し、一部の人間しかこのメールを読めないようにしたいと思います。

ポインタが、[アクセス許可] ダイアログ ボックスの [このドキュメントへのアクセスを制限する] チェック ボックスをオンにすると、[閲覧] ボックスと [変更] ボックスが淡色表示 (使用できないことを意味する) から通常表示 (編集できることを意味する) に変わります。

Office 2003 の Information Rights Management を使えば、機密文書を読んだり変更したりできる人間を簡単に指定できます。

「鈴木さん」と「ベン スミス」という名前が [変更] ボックスに入力されます。

ポインタが、[OK] をクリックして [アクセス許可] ダイアログ ボックスを閉じます。スクリーンには、社員業績報告が表示されています。

鈴木さんと彼の上司は、レビューを編集できなければ困りますね。そこで、2 人の名前を [変更] ボックスに入力します。 文書の作成者である私には何の制限もかかっていません。

ポインタが、スクリーンの右側にある [共有ワークスペース] 作業ウィンドウに移動します。このドキュメントへのアクセスが制限されていることが強調表示され、さらにその制限が誰によって設定されたのかが強調表示されます。

文書に戻ると、右端の作業ウィンドウで文書に制限がかかっていることがわかります。 必要なら、名前を追加したりその他の変更を加えることもできますが、今回はこの設定で OK です。

ポインタが、[ファイル] メニューの [送信] をポイントし、[メールの宛先 (添付ファイル)] をクリックします。

では、ファイルを鈴木さんと田中さんに電子メールで送ります。送信完了です。 Information Rights Management のおかげで、心配の種が 1 つ減った感じがしますね。

Word 2003 が閉じられます。アニメーション テキスト "仕事での素晴らしい瞬間をあなたにも" が表示されます。その下に、"http://www.microsoft.com/office" が表示されます。