どの Office アプリケーションを選択しても、基本的に同じ作業をこなすことができます。しかし、作業に適したアプリケーションを知っていれば、もっとたくさんの仕事を手際よくこなせるようになります。

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選択

長雨の季節になると、雨の日に外出するとき、次のことでとても悩んだことがだれにでもあるはずです。

• ゴム長靴を履くか、スエード革のブーツを履くのか
• つば付き帽子にするか、ベレー帽にするのか
• レインコートを着るか、コートなしにするのか

どれを選ぶにも一理あります。歩く距離やファッションへのこだわりによっても、選択結果は自ずと変わってきますね。

実は Office を使うときも、同じような選択の機会があることをご存じでしたか。使い慣れたアプリケーションがあったとしても、そのアプリケーションが今の仕事に適しているとは限りません。このコラムではいくつかの Office アプリケーションを取り上げ、それぞれのアプリケーションがこなせる作業やプロジェクトを説明します。この次にアプリケーションを選ぶときの参考にしてみてください。

選択肢 1: ノートの作成

なんでもメモを取る人なら、これまでずっと Word を使い続けてきたことでしょう。このような人は、Word にかなり習熟しているので、もしかしたら Word に愛着さえ感じているかもしれません。結局のところ、使い慣れたツールが一番使いやすいということですね。

しかし、他にもっと使いやすいツールがあるなら、それを使わない手はありません。ここで Office の新しい仲間を紹介したいと思います。この新しいツールを知ったら、上から下へ長々と続く何ページもの文書を作成する気がなくなるかもしれません。その新しい仲間の名前は、OneNote です。

「Word を使うのをやめなさい」と言っているわけではありません。もちろんノートを作成するなら、Word には OneNote よりはるかに優秀な機能がいくつもあるのも事実です。要は、目的に合わせてより使いやすいツールを選ぶことが重要、ということです。

目的の操作	使用するアプリケーション	採用する理由
持ち運びできる多目的デジタル ノートブックを作成する	OneNote	コンピュータに保存されている複数の文書を検索して開く代わりに、OneNote ではすべてのファイルが 1 つの場所に保存されます。OneNote を開くだけで、すべてのノート、議事録、私的なメモ、重要事項、そして手書きのメモにアクセスできます。
重要なアイディア、覚書き、追跡調査などをアイコンで強調する	OneNote	重要な言葉、それはノート フラグです。いったん OneNote を使い始めると、この小さなヘルパーなしに今までどうしていたのか不思議になるでしょう。
電子メール、会議、プレゼンテーションなど、各ソースからの情報をうまく管理する	OneNote	実質的にどんな種類の情報でも、1 つの場所から開くことができます。入力したノート、手書きの図、オーディオ、Web サイト リンクなど、何でも大丈夫です。
必要のないときにファイルが修正されないように、また、矛盾するコメントをなるべく受け取らないようにする	Word	ファイルを共有したり他のファイルと合わせてノートを拡張する予定がある場合で、多少は自分が管理する部分を残したいときは Word の機能が便利です。
機密性を要する計画や財務に関するノートをしっかり管理する	Word	Word の Information Rights Management (IRM) は、保護機能付きのコンテンツを作成し、ユーザーごとに異なるレベルのアクセスおよび編集を許可することができます。

しかし、Word と OneNote は同時に使えないわけではありません。OneNote でノートを作って、そのテキストを含むノート コンテナを Word 文書にドラッグし、必要なセキュリティをすべて適用するという使い方をすることができます。

選択肢 2: 情報の収集

もしあなたがウェブマスターやマネージャー的な立場であれば、たくさんの意見や要望を受け取るでしょう。好評、不評、どちらも大切な意見です。もちろん、関心事やアイディア、ほめ言葉、苦情を綴った電子メールを送ってくれるようお客様に依頼するのは、とても簡単なことです。しかし、役に立つコメントを確実に得られるなら便利だと思いませんか? 記入しやすいフォームを提示したり、お客様が自分のタイプに応じて記入しやすいフォームを選べたりするならすばらしいですね!

目的の操作	使用するアプリケーション	採用する理由
ダイナミックな XML ベースのフォームを作成する	InfoPath	フォームに保存されたデータは、そこで完結するわけではありません。分割、再フォーマット、再利用など、データには高い柔軟性があります。
外部データに基づくフォームを作成する	InfoPath	InfoPath では、データベースのテーブルや構造、Web サービス、または既存の XML ドキュメントやスキーマをベースにフォームを作成できます。
大量のデータを収集および保存し、多種多様なレポートを作成する	Access	本格的なリレーショナル データベース機能が必要になれば、Access の有用性がおわかりいただけるでしょう。
情報を計算、分析、財務諸表で利用する	Excel	住宅ローンに関する表の作成、顧客の財務情報の収集などは、Excel を使って簡単に作成できます。
Web ページ上でフォームを作成する	FrontPage	仮想ゲストブックの作成、メーリング リスト用電子メール アドレスの収集ができ、オンラインでサービスや製品に対する感想や苦情を送れるチャンスを顧客に提供します。
電子メール メッセージおよび予定をカスタマイズする	Outlook	収集した情報のグループ化や並べ替え、情報への応答が可能です。フォームへの応答は、発端となったフォームとまとめてグループ化され、話題別に応答を参照でき、効率的に作業する助けとなります。

Office をお使いの皆様は、使い慣れたアプリケーションだけを使っていたいと思うことでしょう。使い慣れた Office アプリケーションが何かは、自分が一番よくわかっていることでしょう。けれども大切なのは「コラボレーション」なのです。InfoPath は他のいくつかのアプリケーションと組み合わせると、もっと効率的に作業を行えるようになります。次の例をご覧ください。

• InfoPath のフォームからデータを Excel にエクスポートします。そして、ユーザーが記入したフォームから収集したデータを、分析したり処理したりできます。
• Access のデータベースと接続した InfoPath のフォームを作成します。

選択肢 3: データの処理

データ管理という点では、Excel と Access には多くの共通点があります。もちろん、知っておきたい重要な相違点もいくつかあります。

たとえばあなたが、今度の休日に同窓会を計画していたとします。座席の配置を決めたり、喫煙者と非喫煙者のテーブルを分けたり、食事の好みやアレルギーの問題、宿泊の部屋割りなどを考えると気が遠くなることでしょう。仕事に合ったアプリケーションを使って作業が効率的に進めば、休日がずっと待ち遠しくなるかもしれません。

目的の操作	使用するアプリケーション	採用する理由
大量のデータを処理する	Access	Access は持ち運びできる小さな書類分類箱のようなもので、情報がひしめく同窓会名簿や大学の同期会にすばやく簡単にアクセスできます。マウスで 2、3 回クリックするだけで、なつかしい参加者のこともすべてわかります。
少量のデータを管理する	Excel	シンプルな暮らしがお好みなら、身の回りの情報もシンプルにしてみてはいかがでしょうか。
同じ情報を何度も入れ直す時間を節約し、その時間を有意義に使う	Access	参加者全員のリクエストに応えようと思うなら、リレーショナル データベースを作成しましょう。1 つの表に参加者名、別の表に席、食事に関する好み、宿泊などの要望を記入できます。1 人の参加者が複数の要望を出すことも考えられますから、要望をクロス参照できるデータベースが必要です。
相互参照の量を限定してシンプルなデータベースを作成する	Excel	必要もないのにリレーションシップにこだわることはありません。 1 つの列に参加者のリストを作成し、次の列に「参加する」または「不参加」と記入します。
複数の外部データベースを基に複雑なクエリを実行する	Access	過去 10 年間の席や食事の好みなどが記載されたデータベースを比較する必要がある場合は、Excel よりは Access の方が向いています。

ここまで、Access を使う場面と Excel を使う場面についてご紹介してきました。でも、この 2 つを一緒に使ったらどうでしょう?

• Access のレコードを Excel にコピーします。この方法は、選択した Access のレコードの静的なスナップショットが必要な場合に便利です。
• 更新可能な Access データを Excel に取り込み、ピボットテーブルで処理します。

• Access を使用して Excel のデータを管理します。これには、いくつかの方法があります。

  • Excel データを Access データベースにリンクします。
  • Excel データを Access データベースにインポートします。
  • Excel 範囲を Access データベースに変換します。
  • Excel データから Access レポートを作成します。
  • Access フォームを使用して Excel データを入力します。

Access と Excel の同時使用の詳細については、Microsoft Office アシスタントの「Excel と Access との間でデータを交換する方法について」を参照してください。

追加情報

Office を使って仕事をしている場合、同じ作業をいくつかの異なる方法で処理できることがよくあります。最終結果をどうしたいか、その結果を得るにはどんな複雑な作業が必要か、目的を達成するために必要な機能は何か、を考える必要があります。次に挙げるいくつかの場面では、どの Office アプリケーションを選択するかを決めなくてはならないことでしょう。

• 文書、ニュースレター、グラフィックス豊富なカタログ、または法的文書を作成する : Word および Publisher。
• リストを作成する : Word、Access、および Excel。
• フローチャートを文書やプレゼンテーションに追加する : PowerPoint および Visio。
• テーブルを作成する : Word、Access、Excel、および FrontPage。

このコラムの [参照] で紹介する記事を読んで、正しいアプリケーションの選択についての知識を増やしてください。では皆様、良い休日を。そしてこの言葉を送ります。

人生で難しいことは選択することだ。— ジョージ ムーア (アイルランドの作家、詩人、劇作家)

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このコラムについて

このコラムで紹介したアイディアは、皆様から寄せられた斬新なご提案やご要望が基になっています。新しいアイディアやご要望がございましたら、フィードバックとご提案からお寄せください。メールや電話での直接での回答はできませんが、今後のコラムの執筆に役立たせていただきます。

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