Microsoft の達人の優秀な頭脳から、Excel のおいしいヒントを引き出しましょう。作業効率をアップしてくれて、しかも創造性に富むヒントは、きっとあなたにも役立つはずです。

対象アプリケーション
Microsoft Office Excel 2003
Microsoft Excel 2002

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これまでにもさまざまな Excel についてのヒントを紹介してきましたが、もっとクールな Excel のヒントを知りたくありませんか? Excel での作業をさらに効率よく、しかも気持ちよくこなせる使い方をお教えしましょう。ここで紹介するのは、Excel の達人が使っている便利な方法です。ぜひあなたの仕事の助けに、このヒントを活用してくださいね。

空白のセルを残さない方法

データのセルや行全体をワークシートの別の場所に移動するとき、対象を切り取り、貼り付けて、また元の場所に戻り、残った空白をきれいにする、ということはよくありますね。これはかなり面倒な作業です。でも大丈夫。もっと簡単で効率のよい方法があるんですよ。

空白のセルを残さずにセルを移動するには

1. 移動するセルまたは行を選択します。

   • Excel 2003 または Excel 2002 をお使いの場合は、ポインタをセルの上に置き、4 方向矢印が付いた白いポインタを表示させます。
   • Excel 2000 または Excel 97 をお使いの場合は、ポインタをセルの上に置くと、白いポインタが表示されます。
2. Shift キーを押しながら、移動するセルを目的の場所にドラッグします。
3. Shift キーを離します。

ほら、空白のセルを残さないでセルがちゃんと移動できたでしょ。

コピーと貼り付けは使いどころを考えて

たくさんのセルに同じデータを入力する場合、次の 2 つの方法のいずれかでやっているのではないでしょうか。

• 1 つのセルに内容を入力し、それをコピーして 1 つずつ貼り付ける。同じことの繰り返しなので、けっこう疲れる作業です。
• 1 つのセルに内容を入力してそれをコピーし、同じ内容を入力するセルをすべて選択して一度に貼り付ける。最初の方法よりは疲れませんが、手作業なのであまりスマートとは言えません。

もっといい方法を知りたいですよね。これです。

大量入力で手間を省くには

1. 同じ内容を入れるセル範囲を選択します。
2. 内容を入力します。特定のセルは選択せず、そのまま入力してください。
3. Ctrl キーを押しながら Enter キーを押します。

驚くなかれ。一度でたくさんのセルにデータ入力できたでしょ。

平等が最優先

Excel はとても賢いので、ユーザーの意図を予測して、ほとんどのことは何でもわかってくれます。たとえば、セルに等号 (=) を入力すると、数式が入力されることを自動的に予測します。数式はすべて等号から始まるので、これは論理的な判断です。しかし逆に、セルの中で等号を使いたい人もいるわけです。しかし Excel は「等号は数式」と考えてしまっているため、「思うとおりの結果が得られない」ということになります。

数式ではないことを Excel に知らせる方法は

数式以外で等号 (=) を使用するには

1. 等号を入力する前に、まずアポストロフィ (') を入力します。

2. 続いて等号 (=) を入力します。
   すると、セルの内容は「'=」となります。

   メモ  等号の後ろに続けて入力することもできます。

3. Enter キーを押します (アポストロフィが消えます)。

さて、等号はどうなりましたか!?

ドロップダウン ボックス : 長いリストと指の疲れから解放されるには

たとえば、ホーム パーティに招待した各ゲストの食事に関する好みについて、ワークシートに書き出した一覧表を作成するとします。列 A は、「ご招待をお受けいたします」という丁重な返事をくれた大勢のゲストのリストです。列 B は、ゲストの食事上の好みについてのリストです。

ゲストのリストが長い場合、セルの 1 つずつにそれぞれの好みを入力するのはとても面倒です。列 A のゲストのリストを入力したら、列 B の内容は最初の数人分を 1 回ずつ入力するだけでかまいません。

残りのゲストについては、いちいち好みを入力するのではなく、この便利なヒントを使ってみましょう。

これまで列に入力した内容のドロップダウン リストを表示するには

1. セルをクリックします。
2. Alt キーを押しながら下方向キーを押します。これまでに入力した項目のリストが表示されます。
3. Alt キーを離し、上方向キーまたは下方向キーを押して各セルに適用する項目を選択します。
4. Enter キーを押します。

思いどおりに入力できましたか!?

さぁ、できました。ホーム パーティが楽しみですね。

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このコラムについて

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