レポートや原稿をチェックする担当者に赤いペンで修正されないための一番の方法は、だれが見ても完璧にしあげることです。そうは言っても、完璧にしあげられるならだれも苦労しませんよね。それなら、Microsoft Word 2002/2003 の多彩な編集ツールを使って、書き手とチェック担当者のあいだで上手に連携して作業を進めるようにしてみてはどうでしょうか。

対象アプリケーション
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002

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大学のレポートに企画会議の資料、部内会議の議事録に仕事の手順書など、自分が書いたものをだれもチェックしないということはほとんどありません。考えてみると、校正の作業は大切なことなんです。なぜなら校正してくれる人たちのおかげで、ミス タイプや論理的な間違いが見つかって、自分が書いたものがもっとよくなっていくからです。このようななくてはならない共同作業をもっと効率的に行う方法があればよいと思いませんか?

Microsoft Word 2002 の編集ツールでは、書き手と校閲者はさまざまな方法で共同作業ができます。これから説明することは、一般的に使用される機能のほんの一部です。これらの機能に慣れてくると、編集作業の質を高める自分なりの方法を見つけることができるでしょう。

基本的な機能を使う : スペル チェックと文章校正

あなたがライターであれば、渾身の作品を編集者に渡す前に、単語のスペルに誤りがないか、意味のない文章になっていないかどうかを確認しておきたいと思うに違いありません。

スペル チェックと文章校正を自動的に実行するには

1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[スペル チェックと文章校正] タブをクリックします。
2. [自動スペル チェック] チェック ボックスをオンにします。
3. [自動文章校正] チェック ボックスをオンにします。

注  文章校正とスペル チェックはいつでもオフにできます。両方の機能を必ずしもオンにする必要はありません。文章校正では、かなり細かいチェックが行われます。

「単語はどんなふうにスペル チェックされるの? SF 小説を書いているんだけど、特殊な造語がいくつも出てくるんだ。せっかく考え出した造語までスペル チェックの対象にされたら困るんだけど。」

そんなときに最適な機能がユーザー辞書です。「指輪物語」で有名な J.R.R. トルーキンは言語学者でもありますが、彼が生きていれば、とびきりのエルフ語ユーザー辞書を作成したことでしょう。この便利な機能を使用すると、"Snerfaloid" や "BetagammaC3po" などの造語まで、どんな単語でも辞書に追加できて、スペル チェックの対象から外すことができます。

辞書に独自の単語を追加するには

1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[スペル チェックと文章校正] タブをクリックします。
2. [スペル チェック] の [ユーザー辞書] をクリックします。
3. [辞書一覧] で変更する辞書を選択し、[変更] をクリックします。
4. 辞書に追加する単語または略語を入力するたびに [追加] をクリックします。

メモ  執筆中の小説専用の新しい辞書を作成することもできます。その場合は、上の手順 3. で [新規作成] をクリックし、辞書名を指定してから単語を追加します。

次の操作を行うと、ユーザー辞書に単語をすばやく追加できます。

1. 新しい単語を 1 回入力します。
   スペル チェックで認識されない場合は、単語の下に赤い波線が表示されます。
2. その単語を右クリックし、ショートカット メニューの [辞書に追加] をクリックします。

マークを残す : 変更履歴の記録

次は両方の立場で見てみましょう。あなたが編集者として、ライターから傑作を手渡されたとします。印刷されたものをゆっくり読みながら小さな校正記号を書き込んでいくのではなく、変更の履歴機能 (わかりやすくて良いネーミングですよね!) を有効にして、作業効率をアップさせてみてはどうでしょうか?

返却されたファイルをライターが確認すると、編集者や校閲者が行った挿入、削除、書式変更などの履歴をすべて画面で確認することができます。ライターは変更箇所を見直しながら、変更内容を反映したり元に戻したりすることができます。もちろん、一度にすべての変更内容を反映したり元に戻したりするオプションもあります (変更をすべて反映するというのは、かなり大胆なやり方かもしれませんけれどね!)。

中でも次の機能は特に優れたものです。編集者はフォントの色や、書式設定オプションなどを選択して好みに合わせて編集箇所を表示でき、ライターは表示方法を自分なりにカスタマイズして、編集箇所を表示できるのです。編集者もライターも互いに自分に合った方法で作業して、すべてがうまく行けば途中で不満もでないでしょう。

変更箇所を全員が理解できるように変更履歴を記録するには

1. 編集または校閲する文書を開きます。
2. [ツール] メニューの [変更履歴の記録] をクリックします。
   変更の履歴機能が有効になると、文書下部のステータス バーに "変更" と表示されます。変更履歴の記録を無効にすると、"変更" は淡色表示になります。
3. 文字列や図を挿入、削除、移動して必要な変更を行います。

変更履歴のフォントの色と書式設定を変更するには

1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[変更の履歴] タブをクリックします。
2. [変更履歴とコメント] で、変更履歴の色と書式設定オプションを選択します。

このダイアログ ボックスには、他にも選択可能なオプションがあります。それぞれのオプションをいろいろと試してみて、どのオプションが自分の作業に適しているかを確認してみると良いでしょう。

吹き出しを表示する

Word 2002/2003 では、文書のレイアウトを維持するために、文書のテキスト内に挿入や削除、書式変更、コメントの有無などを示すマークアップ要素が表示されます。余白に表示される吹き出しには、これ以外の要素も表示されます。

吹き出しには、挿入した内容、削除した内容、書式設定の変更、およびコメントが表示されます。

「吹き出しなんて、まるでマンガのようで目障りだ」と思う人もいるかもしれません。そのような場合は、画面下部の [変更履歴] ウィンドウに、吹き出しの内容を表示するように設定することだってできます。

• [チェック/コメント] ツール バーの [変更履歴] ウィンドウ をクリックします。

  メモ  [チェック/コメント] ツール バーを表示するには、[表示] メニューの [ツールバー] をポイントして [チェック/コメント] をクリックします。

これで、吹き出しと [変更履歴] ウィンドウを使用できるようになりました。それでも吹き出しが気になる場合は、吹き出しを完全に無効にして、表示しないようにできます。

1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[変更の履歴] タブをクリックします。
2. [吹き出し] で、 [印刷および Web レイアウト表示での吹き出しの使用] ボックスの [使用しない] をクリックします。

編集者を操る : 文書がさまざまな人の手によって編集される場合

ここでは、複数の編集者と作業を行う場合を取り上げます。文書を校閲した人による変更箇所をすばやく特定して確認したり、変更箇所やコメントを校閲者別または種類別に表示して変更一覧を印刷したりしてみましょう。

変更箇所やコメントを校閲者別に表示するには

1. [チェック/コメント] ツール バーが表示されていることを確認します。表示されていない場合は、[表示] メニューの [ツールバー] をポイントし、[チェック/コメント] をクリックします。

2. [表示] をクリックし、[校閲者] をポイントして、変更およびコメントを表示する校閲者以外の名前のチェック ボックスをすべてオフにします。

   ヒント  一覧に表示された校閲者のチェック ボックスをすべてオンまたはオフにするには、[すべての校閲者] をクリックします。

書式設定の変更箇所だけを表示し、コメントはすべて表示したくない場合は、次のようにしてください。

変更箇所やコメントを種類別に表示するには

• [チェック/コメント] ツール バーの [表示] をクリックし、表示する変更の種類の横にあるチェック ボックスをオンにします。

変更箇所の一覧を印刷するには

この最後のオプションは、校閲者と一緒に最終チェックをするときに特に役に立つでしょう。どこをどちらが直したのか、はっきりしますからね。

1. コメントを含む文書を開くか、アクティブにします。
2. [ファイル] メニューの [印刷] をクリックします。
3. [印刷対象] ボックスの [変更内容とコメントの一覧] をクリックします。

これで、洗練された編集作業がスムーズにできますね。

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このコラムについて

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