背筋を伸ばして電子メールのマナーを学習 - ヘルプと使い方

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背筋を伸ばして電子メールのマナーを学習

適用対象: Microsoft Office Outlook 2003

マナー違反の電子メールが、山ほどメールボックスに届いていませんか? こうしたメールに共通する無作法さを減らすにはどうすればよいのでしょうか。だれに返信すべきか考えず、とりあえず Microsoft Outlook® 2003 の [全員へ返信] をクリックするという過ちから、サーバーがパンクしてしまうほどのグラフィックファイルを平気で送信するという過ちまで、マナー違反のいくつかを学習していきましょう。

対象アプリケーション
Microsoft Office Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2002

あなたは一日に何通のメールを送信したり受信したりしますか? 10 通? 20 通? 50 通? それ以上でしょうか? ビジネスでメールをやり取りしている人ならば、"それ以上" の部類に入るかもしれませんね。礼儀正しいメールばかりなら、よいでしょう。けれどもそうとも限らないので、多くの人が「メールで不愉快な思いをした」と口にすることが一向に減らないわけですね。この状況を改善して、より親切でやさしいサイバーワールドにできないか、まずは大きな問題から解決していきましょう。

メールマナー違反トップ 10

それでは、マナー違反のトップ 10 について、ざっと見ていきましょう。このリストを印刷して、あなたのよく見えるところに飾っておくことをお勧めします。

マナー違反 1: 返信はよく考えて

大規模な組織内で、1 通の全社的な電子メールを受信したとします。差出人に返信しなければならない場合、あなたがどんなに気が利いていて洗練された方法だと思っても、あなたの返信を組織内のすべてのメンバに送信する必要はないでしょう。これは、個人的な電子メール (特にジョークやうわさ話など) の場合も同じことです。

たとえば、年 1 回の会社のピクニックに、ある社員が子供を 1 人連れて行くのか、12 人連れて行くのかを社長が知る必要はないことは明らかですね。もちろん、その人がそんなことを気にかけないということではありません。社長はもっと他の重要なメールのやり取りをしなくてはいけませんから、不要なメールで煩わせる必要はないわけです。ですから、どうか [全員へ返信] を押さないでください。

マナー違反 2: むやみに強調しない

すべて大文字など、強調表現を使いすぎるメールは押しつけがましくて失礼なだけでなく、読みづらいものです。強調は特別な場合、たとえば特に声を大にして何かを言いたいようなときにだけ使うべきです。ご理解いただけましたか?

マナー違反 3: 無駄を省いて簡潔に

(個人用の電子メールに背景色やテンプレートを使用する場合は、この項を無視してください。これは、仕事でメールを使用する場合のことです。)

あなたが創造的で芸術センスにあふれ、才能豊かであったとしても、それは電子メールのテンプレートにではなく、別のところで発揮することをお勧めします。仕事中のメールでは、必要なものは飾り付けられたテンプレートではなくて、メッセージの内容が理解できることなのですから。

マナー違反 4: チェーンメールではありません

あなたにメモを送信した後で返信を受け取り、その返信を最初に見たとき、先頭に私が送ったメモしか書かれていなかったら、あなたが私に伝えることは何もなくて、空のメールを送信したのだと思ってしまっても仕方がないでしょう。

メモと返信の順序を変えてみましょう。返信に元のメールを含める場合、自分のコメントはメールの最後ではなく最初に書くようにするのです。送信者は自分が書いた内容はわかっているのだから、それを読み返す必要はないのですから。

メモと返信に、順序があることはわかっています。最初に私が送信した元の電子メール、次にあなたからの返信、その次にあなたからの返信に対する私の返信、という具合ですね。しかし電子メールのやり取りは、普通の手紙の世界と似てはいますが、まったく別の世界のものなのです。返事はメールの最初に書いてください。

マナー違反 5: 過ぎた行為は一歩後退

くだらない内容のメールをしつこく送ってくる知り合いがだれかいますか? それがどんなに迷惑かは、受け取るあなたがよくご存じのはずです。インターネットに集まる情報には、真実もあれば嘘もあります。しかしインターネットを利用し始めたばかりのビギナーであれば、それらがすべて真実だと信じてしまうのも、無理のないことです。加えて、それぞれのメールの内容について、身近な人に教えてあげないといけないと感じてしまうのも、あり得ることです。

もちろん、無視することもできるのでしょうが、Outlook の機能を使って読まずに済ませられるようにしてしまえば、いちいち迷惑なメールを気にする必要もなくなります。それから、こうした不要なメールを友人に転送することはやめておきましょう。

差出人を Outlook の迷惑メール送信者一覧に追加するには

Outlook を開きます。
[受信トレイ] で、メッセージを自動的に削除する相手からのメッセージをクリックします。
[アクション] メニューの [迷惑メール] をポイントし、[迷惑メール送信者一覧に追加] をクリックします。

マナー違反 6: サイバー依存者にならない

相手に対して次のようなことを伝えたい場合

親しみ
おびえ
悲しみ
怒り
哀れみ
不快感
ショック
これらの組み合わせ

そのような場合、電子メールで済ませてしまうのも考えものです。直接話をした方が、どれだけあなたの感情が伝わることでしょう。(^o^) や (;o;) など顔文字を使ったからといって、気持ちが伝わるとは言い切れないのです。電子メールで、感情を十分に伝えるのは、なかなか難しいものなのです。

マナー違反 7: 500 KB のイメージファイルを送信しない

主に次の 3 つの理由から、大きなサイズのファイルをメールで送信するのは避けるべきです。

大きなサイズのファイルはダウンロードに時間がかかります。

ダイヤルアップ接続を使用している場合、これは特に重要です。受信者が非常に大切なメッセージを待っているときに、あなたの愛犬の写真をダウンロードするのに 10 分も時間を取られたら、失礼な行為ととられても仕方がないですよね。
電子メールサーバーはワンルームマンションのようなもので、限られたスペースしかありません。

受信者の電子メールサーバーの容量が 4 MB しかないのに、あなたのファイルが 3 MB もあったら、メールサーバーはあっという間にパンクしてしまうことは明らかですね。受信者に文句を言われても、仕方がないでしょう。
ISP によって妨害されることがあります。

インターネットサービスプロバイダ (ISP) やフリーの電子メールプロバイダの中には、セキュリティやその他の理由によって、サーバーを使用するメールのサイズを制限しているものがあります。いずれにせよ、こうしたケースでは、受信者に届く前にあなたの送ったメールは削除されてしまいます。

これらの教訓を元に、送信するファイルのサイズに気を付けましょう。大きなイメージファイルは小さくリサイズし、大きな文書ファイルは圧縮するのがお勧めです。

マナー違反 8: 件名 "Re: " は無意味

言い換えれば、[件名] には何かを入力するようにしましょうということです。一日に多くのメールを受け取っている人ほど、[件名] に何も書かれてないメールは読みたくないと思うものです。差出人が件名を書かないようなメールは、「重要ではないメールです」と自分から言っているようなものです。それは受け取る人にとっても同じこと。読まずにごみ箱行きにされても仕方ないですね。

マナー違反 9: テキスト形式と HTML はペアではない

テキスト形式のメールを受け取った場合、書式が設定されていないフォントが使用されているので、通常はテキスト形式であると見分けられます。テキスト形式のメールの差出人に対して、特殊なフォントと書式を使用する HTML 形式で返信すると、受信者は表示される文字列が判読不能なため、まるで暗号を解読しているような気分になります。受信者に余計な負担をかけるのはやめましょう。返事は元のメッセージと同じ形式で送ってください。または、次の方法を試してみてください。

特定の連絡先に対してメッセージのデフォルト形式を指定する

Outlook を開きます。
[連絡先] ボックスで、連絡先の名前をクリックします。
連絡先を開きます。
[電子メール] ボックスで、連絡先の電子メールアドレスをダブルクリックします。
[インターネットメール形式] ボックスの一覧で、この連絡先へのメッセージに使用する形式をクリックします。

この設定をすべての連絡先に対して行わないと、メールを新規作成した場合、どのメールにも同じ形式が適用されます。テキスト形式には HTML 形式のような複雑な書式を設定するといった機能はありませんが、少なくとも受信者が受け取ったメッセージについて、内容が読めないといったことはありません。そのため、メールの送信には必ずテキスト形式を選択する人もいます。