切り取り、貼り付け、および書式設定などの機能を知っているだけでは Word を十分に活用しているとは言えません。差し込み印刷からユーザー設定リストの作成まで、もっと高度な操作を駆使して徹底的に Word を活用しましょう。

対象アプリケーション
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2000、XP

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Microsoft Word は、最もよく使われている Office プログラムの 1 つです。一般に Word は、論文の草稿やレジュメの作成、グリーティング カードの作成、それからラブレターの作成などにも使われています。Word の優れた点は、使えば使うほど新しい機能を発見できることです。このコラムでは、Word の機能を見直して、より深く学習しましょう。

透かしの作成

透かしとは、文書内のテキストの背後に薄く表示される画像や単語のことで、主に印刷するのを前提とした文書で使用されます。たとえば "草稿" や "社外秘" などの文書の状態の識別や、単純にアクセントとして使用されます。

透かしを作るのに、こんな面倒な手順を踏んでいる人はいませんよね!?

DRAFT または SAMPLE という文字を、透かしとしてページの対角線上に表示する場合:

ワードアートを使って文字の色を薄いグレーに変更し、巨大なフォント サイズを設定して、その後、文字を "透明" に設定。次に、テキストがオブジェクト (透かしなど) の前面に表示されるようにレイアウト。

印刷するとこれも透かしのように見えるかもしれませんが、もっと簡単な方法があります。

[透かし] ダイアログ ボックス

Word 2002/2003 には、[透かし] ダイアログ ボックスという便利な機能があります。

文書に透かしのテキストを追加するには

1. [書式] メニューの [背景] をポイントし、[透かし] をクリックします。
2. [テキスト] ボックスをクリックし、必要なテキストを選択または入力します。
3. 必要に応じて他のオプションを選択して、[適用] をクリックし、[閉じる] をクリックします。
4. 透かしを印刷時の状態で表示するには、[表示] メニューの [印刷レイアウト] をクリックします。

メモ  透かしを追加するには、Web レイアウト表示以外の表示方法を使用する必要があります。

ビュー、リスト、およびテンプレートをユーザー設定する

印刷レイアウト表示で新しい Word 文書を開くと表示される、グリッド線がどうも目障りだという人もいるでしょう。ページ全体に表示されるグリッド線は、図形の位置を確認するのには便利ですが、常に表示しておく必要はないかもしれません。グリッド線を消したいという方にぴったりのテクニックを紹介します。

グリッド線をオフにする

1. [図形描画] ツール バーの [図形の調整] をクリックし、[グリッド] をクリックします。

2. [グリッド線を表示する] をオフにします。

   メモ  [図形描画] ツール バーが表示されていない場合は、[表示] メニューの [ツールバー] をポイントして [図形描画] をクリックします。

Q. と A. を繰り返したい

「Question」と「Answer」を交互に行頭に入れたい場合は、どうすればいいと思いますか? 顧客からの問い合わせメモや一問一答を記録するとき、これができればとても便利ですよね。

「マクロを使えばいい」という答えが返ってきそうですが、そんなに大変なことをしなくても、「箇条書きと段落番号」で簡単に設定できてしまいます。

リストをユーザー設定するには

1. [書式] メニューの [箇条書きと段落番号] をクリックし、[アウトライン] タブをクリックします。
2. "見出し" という文字を含まない箇条書きの書式をクリックし、[変更] をクリックします。
3. [キャンセル] の下にある [オプション] をクリックします。
4. [レベル] ボックスで [1] が選択されていることを確認します。
5. [番号書式] ボックスに「Q.」(ピリオドも含む) と入力します。
6. [レベル] ボックスの [2] をクリックして選択します。
7. [番号書式] ボックスに「A.」(ピリオドも含む) と入力します。
8. [レベル] ボックスの [3] をクリックして選択します。
9. [番号書式] ボックス内の値を削除します。
10. ダイアログ ボックス下部で、[連番を付けるレベルを指定する] がオンになっていること、およびドロップダウン ボックスに [レベル 2] が表示されていることを確認します。
11. 各レベルについて手順 8. ～ 10. を繰り返します。
12. [LISTNUM フィールドのリスト名] ボックスで、この新しいリストにわかりやすい名前 (Q & A など) を付けます。
13. [OK] をクリックします。

Word 文書に戻り、[書式] メニューの [箇条書きと段落番号] をクリックし、[アウトライン] タブをクリックします。作成したばかりの新しいリストが表示されるので、通常のアウトラインを設定するのと同じように、簡単に設定できます。

[書式] ツール バーでは、次のように操作します。

• (インデント) をクリックして、レベル 2 の位置に移動します。
• (インデント解除) をクリックして、レベル 1 の位置に移動します。

差し込み印刷で効率よく作業する

定型書簡や封筒、名簿、宛先ラベルを作成するには、Word 2002/2003 の差し込み印刷ウィザードがとても便利です。もちろん、このウィザードを使わなくても 1 通ずつ印刷することもできますが、仮に 1,000 通あったら、使わない手はないでしょう。ポイントは [データ ファイルの編集] です。

データ ソースを変更する

Office XP/2003 には、データ ソースを編集するオプションがあります。

メモ  説明に移る前に、データ ソースについて一言説明しておきましょう。データ ソースとは、差し込み先文書の各コピーに挿入するデータを格納したファイルのことです。たとえば、Microsoft Outlook® の連絡先リストはデータ ソースです。大量の封筒を処理するときは、この連絡先リストを利用できます。

差し込み印刷ウィザード ([ツール] メニューの [はがきと差し込み印刷] をポイントし、[差し込み印刷] をクリックします) を使用しているときに [内容変更] をクリックすれば、参照中のデータ ソースをいつでも変更することができます。コマンドによってデータ ソースが開いたら、データ ソースを変更します。

同じ宛先で印刷する

たとえば、あなたが同窓会や結婚式の案内を作っていて、出欠を知らせてもらうための返送用のはがきを印刷する段階になったとします。同じ宛先のものを印刷するのに、何度も印刷画面を開くのは面倒ですよね。ここでは快適に作業する方法をお教えします。

差し込み印刷ウィザード

メモ  差し込み印刷ウィザードで、電子メールの連絡先リストなどのデータ ソースにアクセスするには、システムに Microsoft Outlook などの電子メール プログラムと互換性がある MAPI (Messaging Application Program Interface) がインストールされている必要があります。MAPI を使用すると、Microsoft Windows® アプリケーション内から電子メールを送信したり、作業中の文書を電子メール メッセージに添付したりできます。

大量の宛先の封筒を作成および印刷するには

1. Word で新しい文書を開きます。
2. [ツール] メニューの [はがきと差し込み印刷] をポイントし、[差し込み印刷] をクリックします。
3. [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [文書の種類を選択] で [封筒] をクリックし、[次へ] をクリックします (各手順が終了するごとに必ず [次へ] をクリックしてください)。
4. ウィザードの手順 2. の [ひな形の選択] で、[文書レイアウトの変更] をクリックします。
5. [文書レイアウトの変更] で、[封筒オプション] リンクをクリックし、封筒のサイズと宛先のフォントを選択して、[OK] をクリックします。
6. ウィザードの手順 3. の [宛先の選択] で [Outlook 連絡先から選択] をクリックします。
7. [連絡先フォルダを選択] をクリックします。
8. [連絡先リスト フォルダの選択] ダイアログ ボックスで、使用する連絡先リストをクリックし、[OK] をクリックします。
9. フォルダ内のすべての連絡先が [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスに表示されます。
10. 必要な名前を選択し、[OK] をクリックします。
11. ウィザードを完了します。

メモ  既定では、差し込み印刷ウィザードに差出人住所は表示されません。封筒に差出人住所も印刷する場合は、差し込み印刷ウィザードの手順 4. または手順 5. で差出人住所を封筒に追加します。

ウィザードの説明に従って操作していくと、最後の手順で [印刷] ダイアログ ボックスが表示されるので、封筒の印刷部数を選択します。

画像、描画、および芸術作品風の素材

時には、ちょっと変わった印刷をしてみたくなることがあるかもしれません。たとえば、テキストの上下を逆にしたり、左側を上にしたり、右側を上にしたり。ここではその方法をいくつかご紹介しましょう。

ワードアート機能でテキストを配置する

テキストを上下逆に印刷する唯一の方法は、ワードアート機能を使用することです。

ワードアートを使用してテキストを上下逆に印刷するには

1. [挿入] メニューの [図] をポイントし、[ワードアート] をクリックします。
2. 使用するワードアートの種類をダブルクリックします。
3. テキストを編集し、[OK] をクリックすると、編集後のテキストが文書に挿入されます。
4. ワードアート オブジェクトを選択します。

5. [図形描画] ツール バーの [図形の調整] メニューをクリックし、[回転/反転] をポイントして、[上下反転] をクリックします。

   メモ  [図形描画] ツール バーが表示されていない場合は、[表示] メニューの [ツールバー] をポイントして、[図形描画] をクリックします。

画像を置き換える

会社のマークや製品のロゴなどの画像をヘッダーに入れて、レターの作成に利用すると便利です。マークの入った文書というのは、おしゃれでスマートなものですね。でもそのマークが一新されたら、過去に作成した文書はもう使えないのでしょうか?

これを解決するのは、ちょっと大変です。マクロの知識が必要だからです。ここでは、その方法をご紹介しておきましょう。

マクロを記述するために必要な知識

基本的に、すべてのテンプレートと新しい画像が同じディレクトリ内にあれば、各テンプレートを開いて古い画像を削除して新しい画像に置き換えるマクロを Word オブジェクト モデルと Microsoft Scripting Runtime (scrrun.dll) で記述できます。これは単純な方法ですが、Word オブジェクト モデルと Microsoft Scripting Runtime の知識はもちろん、Microsoft Office Visual Basic for Applications の知識も必要になります。

他のだれか詳しい人に、このマクロを書いてもらうことを考えてもいいかもしれません。または、マイクロソフト認定パートナーの検索で、探してみてはいかがですか?

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このコラムについて

このコラムで紹介したアイディアは、皆様から寄せられた斬新なご提案やご要望が基になっています。新しいアイディアやご要望がございましたら、フィードバックとご提案からお寄せください。メールや電話での直接での回答はできませんが、今後のコラムの執筆に役立たせていただきます。

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