テンプレートに関するアドバイス - ヘルプと使い方

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テンプレートに関するアドバイス

テンプレートを使用すれば、作業効率を大幅にアップできます。テンプレートは、Microsoft テンプレートギャラリーから入手したり、Microsoft Office に付属のものを調整したり、自分で作成したりできます。このコラムでは、テンプレートのカスタマイズについて説明します。

対象アプリケーション
Microsoft Office 2003
Microsoft Office 97、98、2000、XP

別のコラムで、テンプレートをカスタマイズして、独自のものとして利用する方法を紹介しています。そのときのヒントはきっと多くの方のお役に立つと思いますが、「テンプレート」という言葉そのものに馴染みのない方もいるかも知れません。そこで、「テンプレート」とは何かについて理解を進めましょう。

テンプレート

パターンとして規定または提供されるもの。これをテンプレートと呼びます。

Microsoft Office Online のテンプレートには、さまざまな種類のものが用意されており、無償でダウンロードできます。下に示すのは、名刺のテンプレートです。このテンプレートは、氏名や電話番号を入力するだけで利用できるように作られています。
標準テンプレートは、Microsoft Word で新しい文書を作成する際に自動的に開くテンプレートです。
自分が作成したテンプレートが、他のユーザーによってカスタマイズされないように管理しましょう。

テンプレートギャラリー : 欲しいものを探す (なければ私たちが作ります)

人によって、「こんなテンプレートが欲しい」という願いは異なります。なぜなら、Word をビジネスに使う人もいれば、プライベートに利用している人もいるからです。

Microsoft Office Online を探しても目的に合ったテンプレートが見つからない場合は、どうぞお気軽にリクエストしてみてください。メールや電話で直接ご要望にお応えすることはできませんが、新しいテンプレート作成に役立たせていただきます。

新規文書のテンプレート

Word の [新規作成] をクリックすると自動的に開く標準テンプレート、Normal.dot をご存じですか。これに変更を加えると、変更内容が新規文書に反映されるようになります。たとえば新規作成のたびに、同じ文書を表示することだってできるのです。

テンプレートを変更した後に、書式設定はそのままで、文字だけが表示されないようにテンプレートへの変更を元に戻したいときは、まずそのテンプレートを見つけなければなりません。

手順 1: 標準テンプレートを検索する

Word で、[ツール] メニューの [オプション] をクリックします。
[既定のフォルダ] タブをクリックします。
[ファイルの種類] で [ユーザーテンプレート] をクリックし、そのパスを記録します。

手順 2: 変更を元に戻す

Word で、[ファイル] メニューの [開く] をクリックします。
手順 1 で記録したパスを参照します。

メモパスが見つからない場合は、[スタート] ボタンをクリックし、[検索] をクリックして「Normal.dot」を検索してください。
Normal.dot という名前のテンプレートを開きます。これが変更されたテンプレートです。
自分の希望する表示になるようにテンプレートの書式を変更します。
[ファイル] メニューの [名前を付けて保存] をクリックします。
ファイル名は「Normal」のままにします。ただし、[ファイルの種類] ボックスでは [文書テンプレート] をクリックしてください。
[保存] をクリックします。

これで、次に新しいファイルを作成するときに、この標準テンプレートを使用して新しい文書が開きます。

テンプレートでできることとできないこと

英文を主に利用する人の中には、ハイフネーションやオートコレクトなどの自動機能を持つテンプレートがあれば便利だと思う人もいるでしょう。新規文書からテンプレートを作成して保存すればよさそうですが、どうもうまくいかないという場合、それがテンプレートで行える機能かどうか、ということを考えてみる必要があります。

残念ながら、自動ハイフネーションの削除や追加のような自動化に関する変更は、テンプレートではできません。理由は次のとおりです。

どの設定をカスタマイズできるかは、Office プログラムごとに異なり、設定の変更は各プログラムごとに行う必要があります。変更後の設定は、次に文書や Web ページ、スプレッドシート、任意の種類の Office ファイルを開いたときも維持されます。これは自分のコンピュータ上でのみ有効であり、ネットワーク環境であっても、他のコンピュータでは機能しません。これが、変更がテンプレートに取り込まれない、取り込むことができない理由です。

変更された設定は Office プログラムに特別な構成として保存され、文書や Web ページ、スプレッドシート、または任意の Office ファイルを開いたときに適用されます。

ハイフネーションやオートコレクトについて、変更可能ないくつかの設定は、次の場所にあります。

[ツール] メニューの [その他の校正ツール] をポイントし、[ハイフネーション] をクリックします。
[ツール] メニューの [オートコレクトのオプション] をクリックします。

次回、新しいファイルを作成するとき、または既存ファイルを開くときに、これらの自動機能が有効になります。

入力を促すテキストボックス

作成する文書によっては、ユーザーの入力可能な領域と、入力を禁止する領域を分けておきたいこともあるでしょう。こんなときにはテキストボックスがお勧めです。

テキストボックスはページ上に配置することができ、サイズも変更できます。その中に「ここに入力」などと記しておけば、ユーザーに入力を促すことができます。

パスワードでテンプレートを管理する

自分が作ったテンプレートを他の人に使われたくない場合には、パスワードを使ってテンプレートを保護できます。テンプレートを変更する際にパスワードを要求して、テンプレートを保護するのがポイントです。

テンプレートを開きます。
[ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[セキュリティ] タブをクリックします。
[書き込みパスワード] ボックスにパスワードを入力し、[OK] をクリックします。
[書き込みパスワードをもう一度入力してください] ボックスにパスワードをもう一度入力し、[OK] をクリックします。

これで、だれかがテンプレートを開くたびに、パスワードの入力が求められます。[読み取り専用] をクリックすると (変更するにはこれをクリックする必要があります)、変更が許可されますが、変更内容を文書またはテンプレートとして保存するには、別の名前を指定する必要があります。

警告: パスワードを忘れないように注意してください。パスワードを忘れてしまうと、テンプレートを作成し直すことになります。