Office をインストールしたものの、どう使えばいいのかお悩みのあなた。エキスパートへの近道をお教えしましょう。ちょっとしたコツがわかれば、慣れるのにそう時間はかからないはず。きっと役に立ちますよ。

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これから説明する Office に関する 10 のポイントをものにすれば、仕事の効率も随分とアップするでしょう。どれも難しいことではありません。仕事に、プライベートに、Office を役立てるヒントにしてくださいね。

その 1: ショートカット キーを覚える

ハイパーリンクの挿入やドキュメント全体の書式設定、スペル チェックをするとき、メニュー バーを使う人は多いでしょう。しかしショートカット キーを使えば、より仕事を効率的に進めることができます。

ショートカット キーは、同時に押すとある機能を実行できる、特殊なキーの組み合わせのことです。たとえば、Web ページ、ドキュメント、またはスプレッドシートにハイパーリンクを挿入する場合は、Ctrl キーを押しながら同時に K キーを押します。

Office アプリケーションのショートカット キーのリストを表示するには、F1 キー (これもショートカットです) を押してヘルプを表示し、"ショートカット キー" を検索します。自分が使いやすいように、独自のショートカット キーを作成することもできます。それについては、次の項目をお読みください。

その 2: Office をカスタマイズする

毎日を礼服で過ごすことを想像してみてください。いかにきちんとした服装でも、それが毎日の仕事をこなすのに向いているかどうかはまた別の話です。自分が動きやすい服装で仕事をするのと同じように、Office をカスタマイズしてみましょう。もっと気楽で楽しく仕事ができる Office ユーザーになれますよ。

Office では、次のものをカスタマイズできます。

• ツール バー (たとえば ツール バーをカスタマイズして、[保存] のすぐ隣に [文字カウント] を配置できます)
• メニュー
• テーマ
• 標準 (既定値) テンプレート
• Outlook カレンダーの色、フォント、および表示
• ショートカット キー

Office のカスタマイズ方法については、コラム「やってみよう! Office のカスタマイズ」を参照してください。カスタマイズしないでそのままの状態で使いたい方もいらっしゃることでしょう。自分の好みに合わせて自由に利用してください。

その 3: メールボックスを整理する

Microsoft Outlook® 受信トレイはいつも満杯...、必要なメールがなかなか見つからない...。これは多くのユーザーの共通した悩みではないでしょうか? 受け取った電子メールをすぐに整理できる方法や、電子メール スレッドの特定の部分をすばやく検索できる裏技をご紹介します。このテクニックをいくつか使って受信トレイをカスタマイズしましょう。

これらの例は、ごく一部です。

• 迷惑メールのブロック : 迷惑メール フィルタを活用する
• 電子メール メッセージを色分けする
• メッセージを日付別、送信者別、またはテーマ別にグループ分けする
• メール受信時の規則を設定する
• すべてのアカウントの受信メールを 1 か所に集める

ここで説明するアドバイスを実行すれば、Outlook で利用できる整理機能を最大限に活用できます。このコラムの [関連項目] には、メールの整理に役立つ記事とコラムのリンクが紹介されています。

その 4: 新しいアプリケーションについて学ぶ

最近、Microsoft Office System に、いくつかの新しいアプリケーションが加わりました。これらのアプリケーションは、今まであなたが Word や Excel だけでは物足りないと思っていた機能を備えた、どれもすばらしいアプリケーションばかりです。

• InfoPath

  InfoPath 2003 は、業務の遂行に情報の収集と利用が必要なチームや組織のために開発されました。このコラムを読んでいる人なら当てはまると思います。InfoPath は基本的には XML ベースのフォーム作成ソフトウェアです。このアプリケーションを使って、全社規模のタイムカード、健康管理フォーム、状態レポート、業務成績一覧などを作成できます。

• OneNote

  ラップトップ コンピュータ、デスクトップ コンピュータ、またはタブレット PC で電子的にノートを取得、整理、および再利用できます。OneNote 2003 では、ノートを作成してそれを自由に構成できます。あるユーザーが OneNote について述べた、「15 年間探していたアプリケーションだったのに、そこにあることを知らなかった」という言葉が実感できます。この便利なノート作成用アプリケーションについては、今後のコラムでも紹介します。

• Picture Manager

  このアプリケーションにより、すべての図や写真を 1 つの場所から編集、管理、および共有できます。Picture Manager は、図や写真の保存場所を忘れても探し出してくれます。そして、便利な裏技「高速赤目除去機能」もあります。愛犬の写真の目が、赤目になることもありません。

その 5: 写真を整理する

写真と言えば、どこにでもデジタル カメラを持って出かけるという人も多いのではないでしょうか。そしてシャッター チャンスを逃さないようにすることはできても、撮った写真をどう整理したらいいかお悩みの方も、多いようですね。

写真の整理についてのアイディアをいくつか紹介しましょう。

• Windows XP の My Pictures フォルダを使用します。My Pictures 内に追加のサブフォルダを作成すれば、写真の並べ替えやアクセスができる単純なシステムを設定できます。日付別でも主題別でも、自由に整理したフォルダを作成します。そのときは、デジカメ・エブリデイ Windows XP を参照してください。
• Picture Manager で写真を管理します。整理のたびにフォルダの保存場所や長いリストをあちこち移動しなくても、よく使用する写真の保存場所すべてにショートカットを追加できます。
• 図や写真をデータベースに保存します。Access で図や写真を保存するには、データベースにイメージを保存する方法と、データベースにイメージ ファイルへのパスを保存する方法があります。どちらも、たとえばファイル名に "e" が付いて拡張子が "jpg" の写真をハード ディスクであちこち探すよりは、ずっと優れた方法です。

その 6: 楽しみと責任を分け合う

オンラインでの共同作業は、とても便利なもの。もはや電子メールなしで仕事を進めるのは無理、という状況においても、書類の回覧や、会議の予定の連絡など、共同作業をどう進めたらよいのかが、まだわかってないということもあるでしょう。

同僚と共同で作業する方法がわからない場合は、次のアイディアを参考にしてください。

• Microsoft Windows SharePoint™ Services を設定して、ドキュメント、作業、連絡先、イベントなどの情報を共同で処理するコミュニティを作成します。これは、全社規模で利用できる設定です。
• 多くの Office アプリケーションには、情報の共有や比較に役立つ機能があります。詳細については各アプリケーションのヘルプを参照してください。"共同作業" や "情報の共有" を検索するとよいでしょう。

その 7: コミュニティに参加する

質問に答えてもらったり、アイディアを共有したり、おもしろい Office 製品や技術について学習したり。仲間の Office ユーザーとのそんな会話も大切と感じたことがありますか?

アイディアを共有したいときや、どこを探しても答えが見つからない質問 (もちろん、Office について、です) に答えがほしいときは、Office ディスカッション グループを覗いてみてください。そこでは、おもしろい投書を読んだり、質問をしたり、さらには Office に関するあなたの知恵を他のユーザーに分け与えることができます。

その 8: トレーニングを受ける

優秀な Office ユーザーになるには、多くの方法があります。

• デモ  ときには、よく見ることが最良の学習方法です。Office System 2003 アプリケーションの Office デモを実際にご覧ください。短い中に Office のエッセンスがぎゅっと詰め込まれているデモです。
• トレーニング   Office Online のトレーニング サイトには、75 種類を超えるオンライン トレーニング コースがあります。トレーニング コースでは、自分のペースで学習することができます。ここでは、Outlook 受信トレイの整理方法から Access データベースの作成方法まで、ありとあらゆる問題が網羅されています (利用できるのは Office 2003 をインストールしたユーザーだけです)。
• ひたすら読む   マイクロソフトプレスから本やトレーニング教材を購入します。

そして、熟練の域に達したら、クイズに答えて自分の達成度を確認したり、Microsoft Office Specialist の認定を受けたりすることもできます。

その 9: アップグレードする

Office System 2003 以前の Office を使用している人には、Office 2003 アプリケーションで新たに登場した機能や強化された機能をご紹介しましょう。ここで紹介した機能に心を動かされたら、アップグレードを検討してみてくださいね。

• ドキュメント ワークスペース  他のユーザーとの共同作業によるファイルの作成、修正、および見直しのプロセスを簡略化します。
• 共有の連絡先  チームのメンバすべてが必要な連絡先を共有できるようにします。
• Word の編集制限  Word 文書の一部をロックして他人が編集できないようにします。
• 電子メールによる通知  新しい電子メール メッセージをすぐに教えてくれるポップアップの通知です。どのアプリケーションでも使用できます。
• [リサーチ] 作業ウィンドウ  手軽に使える電子辞書、シソーラス、およびオンライン リサーチ サイトがあり、簡単に情報を検索して作業内容に組み込むことができます。
• Information Rights Management (IRM)  電子メール メッセージおよびファイルを保護し、情報を非公開にします。

アップグレードは簡単です。このコラムで説明した便利なヒントをもっと利用できるようになります。いかがですか? では、アップグレードしてみましょう!

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このコラムについて

このコラムで紹介したアイディアは、皆様から寄せられた斬新なご提案やご要望が基になっています。新しいアイディアやご要望がございましたら、フィードバックとご提案からお寄せください。メールや電話での直接での回答はできませんが、今後のコラムの執筆に役立たせていただきます。

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