Microsoft Excel は上手に使えばどんな仕事でもあっという間に片付けてくれる便利なアプリケーションです。今回は、あまり知られていない 5 つのちょっとしたテクニックをお教えします。人生が変わるほどではありませんが、仕事の生産性がアップすることは間違いなしですよ。

対象アプリケーション
Microsoft Office Excel 2003
Microsoft Excel 2002

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Excel を使ってデータを分析し、Web でデータを集め、数式や関数を使う。カレンダーを作ることだってあるでしょう。Excel を使いこなしている人だったら、ここに集めたヒントを覚えれば、もっとエキスパートに近づけますよ。

ショートカットでワークシートからワークシートへ移動する

一度にたくさんのプログラムを起動して作業しているときに、Alt キーを押しながら Tab キーを押すと、ウィンドウを切り替えることができるのをご存じですか? これは Microsoft Windows® で使えるちょっとしたテクニックです。

ただしこの方法は、同じブック内のワークシート間を移動するときには使えません。でも、がっかりしないでください。ちょっとしたショートカットを紹介しましょう。

右のワークシートに移動するには

• Ctrl キーを押しながら PageDown キーを押します。

左のワークシートに移動するには

• Ctrl キーを押しながら PageUp キーを押します。

これでキー操作だけで、ワークシートからワークシートへ瞬時に移動できるようになりましたね。

セルに改行を挿入する

他の多くの Office プログラムでは、カーソルを次の行に移動するには Enter キーを押します。ところが Excel だけは別。セルの中で改行したくても、Enter キーを押すと下のセルに移動してしまいます。でも大丈夫。セルの中で改行する方法がちゃんと用意されていますよ。

セルに改行を挿入するには

• データの入力中または編集中に、Alt キーを押しながら Enter キーを押すと、セルの中で改行されて新しい行が開始します。

ワークシートの見出しをスタイリッシュにする

ワークシートが山ほど入っているブックで、どれがどれだかわからなくなって困るときは、ワークシートの下に付いている小さなシート見出しをカスタマイズして、新しい名前や色でわかりやすくできます。既製品の表札でなく、おしゃれなオーダーメイドの表札をかかげるのと同じですね。

1 つのシートに色を付けるには

1. 色を付けるシート見出しをマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューの [シート見出しの色] をクリックします。
2. 好きな色を選んで、[OK] をクリックします。

シートに色が付きましたか?

ブックのすべてのシートに色を付けるには

1. シート見出しをマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューの [すべてのシートを選択] をクリックします。
2. もう一度シート見出しをマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューの [シート見出しの色] をクリックします。
3. 好きな色を選んで、[OK] をクリックします。

ワークシートの名前を変更する

俳優や作家がかっこいい芸名やペンネームを付けるように、ワークシートの名前もわかりやすいものに変えてしまいましょう。西部劇の主人公はやっぱりジョン ウェインじゃないとぴったりきませんよね。マリオン ミッシェル モリソン (ジョン ウェインの本名!) だと、ちょっとおかしな感じがしませんか?

• シート見出しをマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューの [名前の変更] をクリックします。

見た目の変更 : ワークシートの移動またはコピー

ワークシートをブック内の別の場所にドラッグ アンド ドロップできることはご存じですね。でもダイアログ ボックスを使う、この方法もお勧めです。実は、この方法だとたくさんのオプションを使って、コピーを作ったり移動先を指定したりすることができるんです。

ワークシートを移動またはコピーするには

1. シート見出しをマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューの [移動またはコピー] をクリックします。

2. [移動またはコピー] ダイアログ ボックスには、次のオプションがあります。

   • 同じブック内でワークシートを移動するには、[挿入先] ボックスでシートを選択します。
   • 開いている別のブックにワークシートを移動するには、[移動先ブック名] ボックスでブックを選択し、次に [OK] をクリックします。
   • 移動するワークシートのコピーをブックに残すには、[コピーを作成する] ボックスをオンにします。

ダブルクリックですばやく書式設定

デフォルトでは、Microsoft Word、Microsoft PowerPoint®、Microsoft Internet Explorer など他のプログラムからテキストをコピーして Excel のセルに貼り付けると、元の書式設定がそのまま定義されてしまいます。場合によっては、小さなセルに巨大な書式設定が定義されてしまい、わざわざ直さなければならないこともあります。

そんなときは、[貼り付け] をクリックします。

このボタンが表示されたら、元の書式設定を使うのか、新しい書式設定 (つまりセルの書式設定) を使うのかを選択できます。ただし、あらかじめセルの書式設定を使うとわかっている場合、この手順は少々回りくどいですね。切り取って貼り付ける処理を大量にしなければならないときは、特にそうです。

他のプログラムのテキストをセルの書式設定で貼り付けるには

1. Excel ワークシートに貼り付けるテキストを選択します。
2. Ctrl キーを押しながら C キーを押します。

3. Excel に切り替えます。

   ヒント  そうそう、ここで最初のヒントで説明したショートカットを試してみてはいかがですか!

4. セル内をダブルクリックして、Ctrl キーを押しながら V キーを押します。

魔法のように、ワン クリック (またはツー クリック) で、貼り付けが完了しました。

Excel のヒントは以上です。皆様の作業効率アップに役立つことを信じて、5 つのテクニックをご紹介しました。

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このコラムについて

このコラムで紹介したアイディアは、皆様から寄せられた斬新なご提案やご要望が基になっています。新しいアイディアやご要望がございましたら、フィードバックとご提案からお寄せください。メールや電話での直接での回答はできませんが、今後のコラムの執筆に役立たせていただきます。

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