今月は、Microsoft Office テンプレート ギャラリーからダウンロードしたテンプレートをカスタマイズして、お好みのテンプレートに作り替える方法について紹介します。

対象アプリケーション
Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2000、XP

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テンプレートに対するイメージの検証

まずは、テンプレートを使うことに対する先入観について、検証していきましょう。

先入観 1: テンプレートは楽をするために使われる

自分なりの工夫もなくテンプレートをそのまま利用しているだけであれば、こう言われるのも仕方のないことでしょう。

たとえば、ここのメール ルームに、映画の脚本用のテンプレートの要望が寄せられることがあります。でも、どうでしょうか。ライターが 5 年を費やして書き上げた映画のシナリオを仮にテンプレートとして公開した結果、別のだれかがそっくり利用して、自分のオリジナルであると主張している場面を想像できますか? そんなことはありませんね。

つまり、こういうことです。提供されたものをそのまま使うのではなく、ほんの少し手を加えればよいのです。少しのやる気と想像力があれば、自分なりのテンプレートを作ることができます。キーワードは "カスタマイズ" です。テンプレートを独自のものに変えていくのです。カスタマイズについては後で説明します。

先入観 2: だれにも知られてはいけない

テンプレートをダウンロードしたことを隠していますか? テンプレートをダウンロードするのは恥ずかしいことだと思いますか? 自分の文書に非難が集中したとき、テンプレートを使って文書を作成したことを周囲に告白しなければならないと気をもみますか?

そのように感じているのであれば、心配しないでください。テンプレートをどんどん使ってください。そして、これは自分が作ったものであると宣言してください。もちろん、テンプレートを "カスタマイズ" していればの話ですが。優秀でクリエイティブ精神にあふれた人が、仕事の助けのためにテンプレートを利用するのは当然のことです。

先入観 3: 有能であればテンプレートは必要ない

テンプレートを "アイディア" と考えてはどうでしょうか。アメリカの有名な辞書編集者であるウェブスターは、テンプレートを次のように定義しています。

テンプレート : パターンとして規定または提供されるもの。

つまり、テンプレートのカスタマイズとは、だれかのアイディアを改良していくことです。

テンプレートをカスタマイズした有名な革新者たち

革新者	有名な主張	使用したテンプレート
スターバックスの ハワード シュルツ	どのカップにも、無脂肪でハーフカフェイン & ハーフレギュラーのホワイト チョコレート ラテを。	イタリアン エスプレッソ
ヘンリー フォード	あらゆる道路に車が走る光景を。	ホイールと燃料機関
豊田 佐吉	すべての人に服を。	はた織り機

おわかりのように、だれもが最初は何かをきっかけにしていますね。

カスタマイズによって芸術的な雰囲気を醸し出す

さて、これまでテンプレートにまつわる先入観を検証してきましたが、これでテンプレートを利用することへの抵抗が少し薄れたのではないでしょうか? 次は、テンプレートの実際の使用方法について説明します。Microsoft Word であれ、Microsoft Excel であれ、Microsoft PowerPoint® であれ、Microsoft Access であれ、いくつかのテクニックを身に付けてしまえば、テンプレートを簡単にカスタマイズできるようになります。

表やフォント、その他の要素のカスタマイズ方法は、どれもヘルプを使って自分で調べることができます。

ヘルプを利用するには

• キーボードの F1 キーを押します。ヘルプが表示されます。ヘルプにキーワードを入力すれば、その内容に合わせたヘルプが表示されます。

以下に、テンプレートを独自に変更する際の、最も一般的な方法をいくつか示します。

テンプレートをカスタマイズする

ダウンロードしたテンプレートをそのまま利用していると、表を利用するときに困る場合があります。たとえば、行が足りなかったり、列が多すぎたりすることがあるでしょう。そういう場合は自分で解決しなければなりません。ここでは、手軽に表を変更できるいくつかの方法を紹介しましょう。これは別に業界内部の機密事項というわけではなく、だれもが気軽に使える方法です。どうぞ安心して試してみてください。

ヘルプに入力する文章	知りたい操作方法
行、列、またはセルを追加する	次のような 2 行 2 列の表を 行 1 列 1 行 1 列 2 行 2 列 1 行 2 列 2 2 行 3 列の表に変更する。 行 1 列 1 行 1 列 2 行 1 列 3 行 2 列 1 行 2 列 2 行 2 列 3
表の背景を変更する
表全体や一部のサイズを変更する
罫線の種類や色を設定する
隣接するセルを結合する (1 つの大きなセルを作成する)
セルを分割する (行または列に分割した 2 つのセルを作成する)

フォントをカスタマイズする

ところで、用意されているテンプレートだけで満足ですか? もっと華やかで、生き生きした文書を作りたいと思いませんか? たとえば、何の変哲もない明朝体やゴシック体の黒のテキストからは、何もアピールするものを感じないのではありませんか。まずはフォントを変更してみましょう!

アイディア :

フォントのスタイル、サイズ、色、または効果を変更する。

他のフォントを使用する。

ワードアートを使う。

数値、日付、およびフィールドをカスタマイズする

テンプレート ギャラリーの専門家たちは、自分の願望や好み、またはレイアウトやデザインによって表現したいアイディアを優先してテンプレートを作成しています。Maslow の "欲求階層" (下図を参照) の頂点を目指す個人の欲求としてはそれでよいかもしれませんが、それがそのままだれもが共有できるテンプレートとは限りません。ダウンロードしたテンプレートをそのまま使うことについては、人の好みを押し付けられていると感じる方もいらっしゃることでしょう。

このピラミッドの頂点を目指しながら、テンプレートを自分の好きなように変更しましょう。

• 段落番号 :  テンプレートで使用されている番号の種類を、自分の好みのものに変えたいのであれば、変更してみましょう。

  1. 段落番号を右クリックし、ショートカット メニューの [箇条書きと段落番号] をクリックします。
  2. [箇条書きと段落番号] ダイアログ ボックスで、好みの段落番号を選択し、必要に応じて箇条書きの書式を変更します。
• フィールド :  フィールドは、文書内の可変情報のプレースホルダとして使用されます。たとえば、ダウンロードした Word テンプレートには "日付" フィールドが挿入されていて、文書を開くたびに日付が更新されます。テンプレートで選択されている日付形式を、自分の好みに合わせて変更できます。

たとえば、テンプレートの日付形式が "2004/1/7" の場合、"2004 年 1 月 7 日" のように変更できます。

• フィールドを右クリックし、ショートカット メニューの [フィールドの編集] をクリックします。

注 : "作成者"、"ファイル名"、"あいさつ文" などの各フィールドにも同じ手順を実行できます。また、フィールド コードをクリックするとグレー表示されるので、フィールド コードがどこにあるかすぐにわかります。

• 印刷とページの設定  文書またはスプレッドシートのページ上での外観を簡単に変更できます。余白の設定から、複数ページで構成されるテンプレートで両面印刷するかどうかまで、必要に応じて変更を行うことができます。次にいくつかのヒントを紹介します。

  • 印刷用ダイアログ ボックスを開くには、[ファイル] メニューの [印刷] をクリックします。

    メモ  各プログラムでは、お使いのプリンタの構成、機能、および制限事項に応じて、それぞれ独自の印刷オプションを利用できます。

  • テンプレートの印刷方向 (横または縦) を変更するには、次の操作を行います。

    1. [ファイル] メニューの [ページ設定] をクリックします。
    2. [印刷の向き] の [縦] または [横] をクリックします。
• テンプレートの余白を変更するには、次の操作を行います。
  • Excel の場合、[ファイル] メニューの [ページ設定] をクリックし、[余白] タブをクリックして、適切なボックスでサイズを調整します。
  • Word の場合、[ファイル] メニューの [ページ設定] をクリックし、[余白] タブをクリックして、サイズを調整します。
  • PowerPoint の場合、[ファイル] メニューの [ページ設定] をクリックし、スライドの [幅] と [高さ] に値を入力します。

いかがでしたか? テンプレートに手を加えるのは、それほど難しいことではないことがおわかりいただけましたか?

すべてはここから

どんな文書を作る場合にも、必ずテンプレートを使わなくてはいけないということではありません。むしろテンプレートを自分の使いやすいようにカスタマイズするなら、より効率的に仕事が進められるということです。

テンプレートをどこからダウンロードするかは既にご存じだと思いますが、念のために Microsoft Office Online のテンプレートをご紹介しておきます。

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このコラムについて

このコラムで紹介したアイディアは、皆様から寄せられた斬新なご提案やご要望が基になっています。新しいアイディアやご要望がございましたら、フィードバックとご提案からお寄せください。メールや電話での直接での回答はできませんが、今後のコラムの執筆に役立たせていただきます。

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