ブックを文書およびフォームに挿入する      ロータス ノーツと Excel との間でデータを交換するには、Excel ブックを埋め込みオブジェクト (埋め込みオブジェクト : 埋め込み先のファイルに埋め込まれた情報 (オブジェクト) のこと。埋め込まれたオブジェクトは、埋め込み先ファイルの一部になります。埋め込みオブジェクトに加えた変更は、埋め込み先ファイルにも反映されます。)としてノーツの文書またはフォームに挿入します。文書の場合、ブックは編集可能なリッチ テキスト フィールド (リッチ テキスト フィールド : テキストだけでなく書式とグラフィックス (埋め込みオブジェクトなど) を表示できるフィールドです。)に埋め込みオブジェクトとして挿入されます。また、ノーツ フォームを作成して、ブックを埋め込みオブジェクトとして挿入することもできます。たとえば、同じ Excel ブックが埋め込まれた複数のノーツ文書を作成する場合は、ノーツ フォームの作成時に埋め込みオブジェクトとしてブックを挿入します。このようにすると、既存のノーツ フォームから作成したすべての新しい文書またはフォームに、ブックが埋め込みオブジェクトとして挿入されるようになります。

Excel データを文書またはフォームにインポートする      ブックのデータを文書またはフォームで使用するには、ブックのデータをインポートします。Excel データを文書またはフォームにインポートすると、その文書またはフォームにはデータだけがコピーされます。ブック自体はインポートされず、データのインポート元のブックとのリンクも維持されません。

メモ  ノーツ/FX フィールドを使って情報を交換する場合は、使用するノーツ/FX フィールドがノーツ文書に含まれている必要があります。ノーツ文書にフィールドを挿入することはできません。フィールドは、ノーツ フォームだけに挿入できます。埋め込みオブジェクトを挿入したフォームにノーツ/FX フィールドを追加すると、そのフォームから作成したすべての新しい文書またはフォームでノーツ/FX フィールドを使用できます。

フィールドとプロパティの相互対応      プロパティの一部は一方向フィールドであり、一方向フィールドの情報は埋め込みオブジェクトからノーツ文書への一方向だけに反映され、ノーツ フィールドへの変更はブックには反映されません。たとえば、Excel ブックのプロパティの [作成日時] フィールドは、ノーツ文書の [DateCreated] フィールドに対応する一方向フィールドです。ブックのプロパティの [作成日時] のデータに対する変更は、自動的にノーツ文書の [DateCreated] フィールドに反映されます。ただし、ノーツ文書の [DateCreated] フィールドへの変更は、ブックのプロパティの [作成日時] のデータには反映されません。

双方向フィールドの場合、Excel のブックの変更内容はノーツ フィールドに、またノーツ フィールドの変更はブックへと双方向に反映されます。双方向フィールドは、埋め込みオブジェクトを開いたりアクティブにしたときに埋め込みオブジェクト内で更新され、埋め込みオブジェクトを閉じてノーツ文書に戻ったときにノーツ文書内で更新されます。たとえば、Excel のブックのプロパティの [タイトル] のデータは双方向フィールドです。Excel ブックのプロパティの [タイトル] のデータに対する変更は、自動的にノーツ文書の [Title] フィールドに反映されます。ノーツ文書の [Title] フィールドに対する変更は、ブックのプロパティの [タイトル] のデータに反映されます。ブックのユーザー設定のプロパティに対応するフィールドも双方向フィールドです。

ユーザー設定のファイル プロパティをビューで使用する      Excel では、名前の付いたセル範囲にリンクされたユーザー設定のファイルのプロパティを作成できます。作成したプロパティに対応するノーツのフィールドを作成すると、名前の付いたセル範囲の内容をビューで表示できるようになります。

ロータス ノーツフローは、ロータス ノーツのデータベースと、Excel、Word、PowerPoint などのそのほかのアプリケーションとの間で簡単にデータを交換するためのワークフロー機能のセットです。ノーツフロー機能を使うと、フォームの回覧、文書の送信、承認の要求や処理、バッチ処理の実行などができます。

Excel からノーツフロー機能を使用できる場合は、Excel の [ウィンドウ] メニューの左に [アクション] メニューが表示されます。[アクション] メニューには、コマンドとして用意されているアクションが表示されます。[アクション] メニューで使用できるコマンドは、ノーツ フォームの設計内容によって異なります。ノーツフロー機能を使用できるようにノーツ フォームを設計するには、ノーツフロー機能をサポートしている他のアプリケーションで使用できるようにするアクションを公開します。

ロータス ノーツフロー機能を使用するには、ロータス ノーツ 4.0 以降のバージョンが必要です。ロータス ノーツフローの使用方法の詳細については、ロータス ノーツのマニュアルを参照してください。