Access のレコードを Excel にコピーする

• Access からデータシート ビューまたはデータ アクセス ページ コントロールのデータをコピーして、Excel に貼り付けることができます。この方法は、Access のデータを更新する必要がなく、選択した一部のデータのみのスナップショットが必要な場合に使用します。

• また、Access のテーブル (テーブル : レコード (行) やフィールド (列) に保存されている特定の項目のデータの集まり。)、クエリ (クエリ : Query または Access で、データベースに保存されているデータに関するユーザーの問い合わせに従ってレコードを検索する方法。)、フォーム、またはレポートのデータを Excel のブックに保存できます。この方法は、Access のデータを更新する必要がなく、大量のデータのコピーが必要な場合に使用します。

メモ  これらの方法は、Access データベースが変更されても、Excel でデータを更新 (更新 : 外部データからデータを新しく取り出して変更を反映すること。データを更新するたびに、データへの変更を含め、データベースの最新の情報を表示することができます。)する必要がない場合に使用します。

更新可能な形式で Access データを Excel に取り込む

Excel で集計するレポートがあり、このデータを毎月更新して当月のレポートを配布する場合など、Access のデータベースが変更されたときにワークシートのデータを更新する必要がある場合は、クエリまたは Office データ接続ファイルを作成して、Excel にデータを取り込むことができます。複数のテーブルからデータを取得する必要がある場合、またはデータの取得範囲を変更する必要がある場合は、クエリを作成します。データベースの 1 つのテーブルのデータだけが必要で、そのテーブルのデータをすべて取得する場合は、Office データ接続ファイルを使用します。このデータは、外部データ範囲 (外部データ範囲 : ワークシートに取り込むデータベースやテキスト ファイルなど、Excel 以外で作成されたデータ範囲。Excel では、ほかのデータと同様、外部データの書式を設定したり、外部データを計算に使用したりすることができます。)またはピボットテーブル レポート (ピボットテーブル レポート : 対話的に作成できる Excel のクロス集計型レポート。Excel の外部にあるデータ ソースを含め、さまざまなソースからデータベース レコードなどのデータを集計、分析することができます。)として Excel に取得することができ、どちらも更新できます。

Excel データを Access データベースにリンクする      Excel の範囲を Access データベースのテーブル (テーブル : レコード (行) やフィールド (列) に保存されている特定の項目のデータの集まり。)としてリンクできます。この方法は、範囲の更新は Excel で行い、同じ範囲を Access でも使用する場合に使います。リンクが設定された Excel 範囲のデータは、Access データベースで表示および更新できます。この種類のリンクは、Excel ではなく、Access のデータベース上で作成します。詳細については、Access のヘルプを参照してください。

Excel データを Access データベースにインポートする      Access の使用中に、Excel ブックのデータを Access のデータベースにコピーするには、Excel データを Access にインポートします。この方法は、データ量が少なく、データの管理には引き続き Excel を使用する場合に使います。インポートすると、既存の Access データベースにデータを入力し直す必要がなくなります。

Excel 範囲を Access データベースに変換する      Access データベースに大量の Excel 範囲を移動する場合は、Excel データを Access データベースに変換すると、Access のデータ管理機能、セキュリティ、マルチユーザー機能を利用できます。この方法は、Excel のデータを Access に移動し、それ以後のデータ管理には Access を使用する場合に使います。

Excel データから Access レポートを作成する      Access レポートを設計して Excel データを集計および設定する場合は、Excel 範囲のデータから Access レポートを作成します。Access レポートの設計および使用の詳細については、Access のヘルプを参照してください。

Access フォームを使用して Excel データを入力する      独自に作成したフォームを使用して Excel 範囲のデータを入力、検索、または削除するには、Excel 範囲用の Access フォームを作成します。たとえば、Access フォームを作成し、ワークシート上の列の順番とは異なる順に Excel の範囲のデータを入力できます。この方法は、Access フォームの特定の機能が必要な場合に使用します。Access フォームの設計と使用の詳細については、Access のヘルプを参照してください。