Excel では、範囲用に組み込みのデータ フォーム (データ フォーム : 1 つのレコードのすべてのデータを表示するダイアログ ボックス。データ フォームを使って、レコードを追加、変更、検索、および削除できます。)を生成できます。データ フォームでは、すべての列の見出しが 1 つのダイアログ ボックスに表示され、各見出しの横には列のデータを入力するためのボックスがあります。新しいデータの入力、セルの内容に応じた行の検索、既存のデータの更新、および範囲からの行の削除を行うことができます。

データ フォームは、複雑な機能やユーザー設定の機能が必要なく、列の一覧だけで十分な場合に使用します。列数が多く、画面に収まらないような幅の広い範囲にデータを入力するときに便利です。

複雑で特殊なデータ入力フォームが必要な場合は、フォームとして使用するワークシートまたはテンプレート (テンプレート : 同じ形式のブックを作成する場合のひな型となるブック。ブックおよびワークシートのテンプレートを作成することができます。ブックの標準テンプレートは Book.xlt、ワークシートの標準テンプレートは Seet.xlt です。)を作成してから、目的に合わせてワークシート フォームを変更します。たとえば、経費報告のフォームを作成し、オンラインで表示したり印刷したりしてデータを入力することができます。

この方法は、フォームのユーザー設定を柔軟に行う場合に使用します。ワークシート フォームは、印刷可能なフォームのコピーが個別に必要な場合に特に便利です。Microsoft Visual Basic Editor (Microsoft Visual Basic Editor : 記録したマクロを編集するための環境。マクロおよび Visual Basic for Applications プログラムを新規作成することもできます。) を使用してデータ入力アプリケーションを作成すると、フォームのデータを Excel の範囲に保存できます。