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ドキュメント ライブラリは、Microsoft SharePoint Products and Technologies ベースの Web サイトで共有されているファイルのコレクションです。たとえば、プロジェクトに共通の画像や、毎月のステータス レポートを含む Microsoft Word ドキュメントのコレクションでライブラリを作成することができます。

ドキュメント ライブラリは、Internet Explorer などの Web ブラウザ (Web ブラウザ : HTML タグを解釈し、その書式設定に従って Web ページを表示するソフトウェア。Internet Explorer などの Web ブラウザでは、ハイパーリンクやファイル転送、Web ページに埋め込まれているサウンドやビデオ ファイルの再生を行うことができます。)、または Microsoft Office 2003 プログラムの [共有ワークスペース] ウィンドウで表示できます。

ドキュメント ライブラリのファイルを追加または削除すると、サーバーは Web ページ上のそのファイルへの参照リンクを更新します。これによって、Web サイトを表示しているユーザーがそのドキュメントを見つけられるようになります。サイトのメンバは、ドキュメント ライブラリ、またはライブラリ内のドキュメントに通知を追加し、メンバーがファイルを追加したり変更したりした場合に電子メールで通知を受け取ることができます。

ドキュメント ライブラリの作成時、ファイルをライブラリに追加するときに作成者が入力しなければならない情報を指定することができます。たとえば、製品計画のドキュメント ライブラリがある場合、題名、内容についてのコメント、ドキュメントのステータス (準備中、承認済みなど) を入力するよう作成者に要求することができます。この情報は、ドキュメント ライブラリを表示すると表示されます。

ライブラリでは、ネットワークやローカル ディスク上にあるドキュメントと同じように、Office 2003 プログラムを使用してドキュメントを開き、変更を加えることができます。

ライブラリ内のすべてのドキュメントの外観に一貫性を持たせるため、新規ファイルをライブラリに追加するときに使用するテンプレート (テンプレート : あらかじめ構造が決められていて、スタイルやページ レイアウトなどの要素を指定するためのツールが備わっている 1 つまたは複数のファイル。たとえば、Word テンプレートでは 1 つ 1 つの文書の体裁を､FrontPage テンプレートでは Web サイト全体の体裁を整えることができます。)を指定することもできます。このテンプレートは、その他のテンプレートと同様に、Office 2003 プログラムを使用して変更できます。

長時間にわたってドキュメントを編集する場合に、作業を完了するまで他のユーザーがファイルに加えられた変更を見ることができないようにするには、編集する前にライブラリからドキュメントをチェックアウトします。サイトのユーザーが見ることのできるファイルは、ドキュメントの現在の状態ではなく、最後にチェックインされたバージョンです。変更が完了したら、ファイルをチェックインします。ファイルをチェックアウトまたはチェックインするには、[ファイル] メニューの [チェックアウト] および [チェックイン] オプションを使用します。ファイルをチェックインするとき、ドキュメントについての情報を入力するよう求められることがあります。要求される情報は、ドキュメント ライブラリの設定で指定されています。

ドキュメント ライブラリのセキュリティ

Windows SharePoint Services には、ドキュメント ライブラリ内のファイルを保護するためのセキュリティ機能が用意されています。サイトのメンバはサイト グループに割り当てられ、サイト グループには一連の権限が関連付けられています。ドキュメント ライブラリを利用するときに行う主なアクションと、それらに必要な権限の一覧を次に示します。

ドキュメント ライブラリの作成、削除、設定の変更   管理者サイト グループ、または、次の権限を持つサイト グループのメンバである必要があります。

• ドキュメント ライブラリの追加または削除   [ページの追加とカスタマイズ] 権限
• リストのセキュリティ設定の変更   [リストの権限の管理] 権限
• リストの全般設定の変更   [リストの管理] 権限

ドキュメント ライブラリ内のファイルの表示   閲覧者サイト グループ、または [アイテムの表示] 権限を持つサイト グループのメンバである必要があります。

ドキュメント ライブラリへのファイルの追加   投稿者サイト グループ、または [アイテムの追加] および [アイテムの編集] 権限を持つサイト グループのメンバである必要があります。[アイテムの編集] 権限を持つ必要があります。ファイルをライブラリに追加するときは、ドキュメント ライブラリの作成者が要求するプロパティを指定する必要があります。

ドキュメント ライブラリ内のファイルの編集   投稿者サイト グループ、または [アイテムの編集] 権限を持つサイト グループのメンバである必要があります。

ドキュメント ライブラリ内のファイルの削除   投稿者サイト グループ、または [アイテムの削除] 権限を持つサイト グループのメンバである必要があります。

Sharepoint Products and Technologies ベースのサイトで自分が持っている権限については、ネットワーク管理者に問い合わせてください。