対象アプリケーション
Microsoft Office Excel 2003
Microsoft Excel 2002
Excel の機能の 1 つ、ピボットテーブル レポートについて質問が寄せられています。一見するとちょっとわかりにくいツールですが、知りたい人は大勢いるようですね。では、ピボットテーブル レポートとはいったい何かを詳しく見てみましょう。
いつも決まった美容院に通っていて、お気に入りの美容師を指名しているという人はどのくらいいるのでしょう? 気の利いた優秀な美容師なら、どんな注文でもテキパキとこなしてしまうことでしょう。カットではなくてカラーリングが希望なのだとか、三つ編みは編み込みにしてほしいとか、そろそろ髪のトリートメントが必要だとか。または、すかさず「一度トリートメント コースはいかがですか?」と、さりげなく言ってみたりするわけです。どんなサービスでも、自分が求めているものをさっと目の前に差し出されるのは、とても気持ちのいいものですね。
Excel にもこんな魔法のようなサービスがあります。それが「ピボットテーブル レポート」です。
ピボットテーブル レポートは、大量のデータを簡単に集計して比較できる対話型のテーブルで、クロス参照形式の Excel レポートです。行と列を入れ替えてデータの集計結果を異なる観点から見たり、関心のある項目の詳細を表示することができます。
たとえば美容院であれば、ピボットテーブル レポートを使って、商売にまつわるデータや情報をいろいろな方法で確認できます。美容師が必要とするデータには、次のようなものがあります。
顧客の来店日時
必要なサービス (カット、カラー、編み込み、スタイリングなど)
サービス代金
消費税額
総支払額
美容師の原価
美容師の純利益
顧客名
これだけの情報であれば、すべてスプレッドシートで十分では? と考えるかもしれません。これらの情報を管理するのに、「どうしてピボットテーブル レポートを作る必要があるの?」と。でも考えてみてください。適材適所という言葉があるように、扱うデータによっては道具を選ぶ必要があるわけです。
美容師がすべての情報をどういう方法で見たいか考えてみましょう。スプレッドシートは単なるデータのリストですが、ピボットテーブル レポートでは、顧客名、提供したサービス、チップ金額など、いろいろな情報を区分することができ、美容師は文字どおり、これらの情報をあちこち動かして互いの関連性を確認することができます。
たとえば、次のような情報を表示できます。
顧客ごと、月ごと、必要なサービスごとの平均利用額。
消費税を除いた、顧客ごとの月間支払額。
美容師として得た、顧客ごとの月間 1 サービスあたりの純利益。これについては、次のムービーをごらんください。
これらの情報から、この美容師は顧客別のサマリやレポートのようなものを作れるわけです。
もちろん、これらはすべてスプレッドシートでもできることですが、ピボットテーブル レポートの方がずっと速くて簡単ですっきりとデータを処理することができます。
例 : 長くしたり短くしたりカールしたりしたピボットテーブル レポート
実際に、美容院のピボットテーブル レポートの動きを見てみましょう。
ここでは、顧客別サービス別の月間売上額を手短にお見せします。このピボットテーブル レポートには、1 年分の情報が表示されます。
<![CDATA[<IMG alt="この画像が表示される場合、お使いのコンピュータには、Shockwave Flash Player がインストールされていません。" src="/global/images/default.aspx?AssetID=ZA010454521041" height="334" width="406">]]>
「いったいどうやればいいの?」と疑問に思うのではないでしょうか?
では、今のデータでちょっとやってみましょう。
ピボットテーブル レポートを再現する方法は、次のとおりです。
手順 1: 次のように、Excel スプレッドシートでデータを集めます。
手順 2: 空白のピボットテーブル レポートをスプレッドシートに挿入します。この方法については、コラムの最後にあるリンクを参照してください。
フィールド リスト ]。
それでは、データをいろいろ動かして、どうなるかを見てみましょう。
手順 3: [ピボットテーブルのフィールド リスト ] の "顧客" フィールドをクリックし、ピボットテーブル レポートの左部にある [ここに行のフィールドをドラッグします ] までドラッグして離します。
ここに行のフィールドをドラッグします ] にドラッグします。
手順 4: [ピボットテーブルのフィールド リスト ] の "サービス" フィールドをクリックし、ピボットテーブル レポートの上部にある [ここに列のフィールドをドラッグします ] までドラッグして離します。
元のデータのサービスが自動的に挿入されます。
ここに列のフィールドをドラッグします ] にドラッグします。
手順 5: [ピボットテーブルのフィールド リスト ] の "年" フィールドをクリックし、ピボットテーブル レポートの上部にある [ここにページのフィールドをドラッグします ] までドラッグして離します。
"年" の横にある矢印をクリックすると、元のデータから各月を選択できます。
ここにページのフィールドをドラッグします ] にドラッグします。
手順 6: [ピボットテーブルのフィールド リスト ] の "純利益" フィールドをクリックし、ピボットテーブル レポートの上部にある [ここにデータ アイテムをドラッグします ] までドラッグして離します。
元のデータから実際の純利益データが自動的に挿入されます。
ここにデータ アイテムをドラッグします ] にドラッグします。
ジャーン! もっといろいろな形でデータを見たいのなら、データをいくつか動かしてみてください。たとえば、顧客別サービス別の年間消費税額を表示するには、"純利益" フィールドをクリックしドラッグして表から削除し、消費税フィールドに置き換えます。
メモ ピボットテーブル レポートの各部分の名前には、あまりこだわる必要はありません。[フィールド リスト ] の好きなアイテムを、ピボットテーブル レポートのどこにでもドラッグできます。どのデータをどう動かせばどうなるかを知るには、少し練習が必要です。部屋の模様替えのようなものと思ってみてください。「これじゃない」とはっきりわかるまで、自分が何をしたいのかわからないこともありますよね。試しているうちに、描いているイメージが実現できると思いますよ。
ピボットテーブル レポートでは、書式設定、データの再使用、Web ブラウザでの対話など、他にもいろいろなことができます。ピボットテーブル レポートについては、このページの青い [関連項目 ] ボックスでリンクを参照してください。
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すべてのデータを 1 つの大きな Excel スプレッドシートにまとめる方法を知っていることと、それを活用することは違います。このコラムでは、データ世界の小さな曲芸師、Microsoft ピボットテーブル® レポートの概要について説明します。
美容院のデータの列見出しが表示された [フィールド リスト]。
データが挿入されるのを待っている空白のピボットテーブル レポート。
