共有ブックを使用して共同作業する

共有ブック (共有ブック: ネットワークに保存されており、複数のユーザーが同時に開いたり、変更したりできるブック。各ユーザーは、他のユーザーが加えた変更をブックの保存時に参照できます。)を作成し、複数のユーザーが内容を同時に編集できるようにネットワーク上に配置することができます。たとえば、ワークグループ内の各ユーザーが各種プロジェクトを担当していて、お互いのプロジェクトの状態を知る必要がある場合、グループで共有ブックを使用してプロジェクトの状態を記録することができます。関係するすべてのユーザーは、同じブックに担当プロジェクトの情報を入力できます。

共有ブックの所有者は、共有ブックからユーザーを削除したり、重複する変更箇所を解決したりすることにより、共有ブックを管理できます。すべての変更が組み込まれたら、ブックの共有を停止できます。

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• 共有ブックとしてブックを設定する
• 共有ブックを編集する
• 共有ブックからユーザーの接続を解除する
• 共有ブックの重複した変更箇所を解決する
• ブックの共有を解除する

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共有ブックとしてブックを設定する

1. 新しいブックを作成し、必要なデータを入力するか、既存のブックを開いて複数ユーザーが編集できるようにします。

 メモ   共有ブックでは、一部の機能がサポートされません。共有ブックとして設定すると変更できなくなる機能は、ブックを共有ブックとして保存する前に追加しておきます。これらの機能には、セルの結合 (結合セル: 2 つ以上のセルが結合されたセル。結合セルのセル参照は、結合前のセル範囲の左上のセルになります。)、条件付き書式 (条件付き書式: 指定した条件が TRUE の場合に、セルに自動的に適用される網かけ、フォントの色などの書式。)、データの入力規則 (データの入力規則: セル内に入力できるデータの種類を制限する Excel の機能。正しくないデータが入力されると、正しいデータの入力を促すメッセージが表示されます。)、グラフ、図、オブジェクト (描画オブジェクトを含む)、ハイパーリンク (ハイパーリンク: 下線が引かれた色付きのテキストまたはグラフィックス。ハイパーリンクをクリックすると、別のファイル、ファイル内の指定位置、インターネット上の Web ページ、またはイントラネット上の Web ページに移動できます。ニュースグループや、Gopher、Telnet、FTP などのサイトに移動するハイパーリンクも設定できます。)、シナリオ、アウトライン (アウトライン: 集計レポートの作成のために、詳細データの行や列がグループ化されたワークシートのデータ。アウトラインは、ワークシート全体を集計したり、ワークシートの一部分だけを選択して集計したりすることができます。)、小計、データ テーブル (データ テーブル: 1 つまたは複数の数式に異なる値を代入した場合の結果を示すセル範囲。データ テーブルには、単入力テーブルと複入力テーブルの 2 種類があります。)、ピボットテーブル レポート (ピボットテーブル レポート: 対話的に作成できる Excel のクロス集計型レポート。Excel の外部にあるデータ ソースを含め、さまざまなソースからデータベース レコードなどのデータを集計、分析することができます。)、ブックとシートの保護、およびマクロなどがあります。

共有ブックでサポートされない機能

2. [校閲] タブの [変更] で [ブックの共有] をクリックします。

3. [編集] タブで、[複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する] チェック ボックスをオンにします。
4. [詳細設定] タブで、変更箇所の記録と更新に使用するオプションを選択し、[OK] をクリックします。
5. 次のいずれかの操作を行います。
• 新しいブックの場合、[ファイル名] ボックスに名前を入力します。
• 既存のブックの場合、[OK] をクリックしてブックを保存し、 (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[名前を付けて保存] をクリックします。
6. Windows Vista を実行しているコンピュータの場合    
• [アドレス バー] で、ブックを使用するユーザーが利用できるネットワーク上の場所を選択し、[保存] をクリックします。

Microsoft Windows XP を実行しているコンピュータの場合    

• [保存先] ボックスで、ブックを使用するユーザーが利用できるネットワーク上の場所を選択し、[保存] をクリックします。

 メモ   共有場所には、Web サーバーではなく、共有ネットワーク フォルダを使用してください。

7. 他のブックまたは文書へのリンクがブックに含まれている場合は、リンクを検証して破損しているリンクをすべて更新し、[クイック アクセス ツール バー] の (上書き保存) をクリックするか、Ctrl キーを押しながら S キーを押します。

他のブックや文書へのリンクを検証して更新する方法

 メモ 

• ネットワーク上の共有場所へのアクセスが許可されているユーザーには、共有ブックへのフル アクセスが許可されます。ただし、セルをロックしてワークシートを保護した場合は、アクセスが制限されます。共有ブックを保護するには、[校閲] タブの [変更] で [ブックの保護と共有] をクリックします。共有ブックを保護する際はパスワードを設定でき、設定するとすべてのユーザーはブックを開くときにパスワードを入力する必要があります。
• 共有ブックを編集するには、Microsoft Office Excel (Windows の場合は Microsoft Excel 97 以降、Macintosh の場合は Excel 98 以降) がコンピュータにインストールされている必要があります。
• 共有ブックでは一部の Excel 機能がサポートされません。詳細については、上記の表「共有ブックでサポートされない機能」を参照してください。

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共有ブックを編集する

共有ブックを開くと、通常のブックと同じようにデータの入力や変更を行えます。

1. 共有ブックを開きます。

共有ブックを開く方法

2. (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[Excel のオプション] をクリックします。

3. [基本設定] カテゴリの [Office のコピーを個人設定する] の [ユーザー名] ボックスに、共有ブックでの作業を識別するために使用するユーザー名を入力し、[OK] をクリックします。
4. 通常と同じように、ワークシートにデータを入力して編集します。

 メモ   ただし、結合セル、条件付き書式、入力規則、グラフ、図、オブジェクト (描画オブジェクトを含む)、ハイパーリンク、シナリオ、アウトライン、小計、データ テーブル、ピボットテーブル レポート、ブックとシートの保護、マクロを追加、変更することはできません。

5. 個人用のフィルタ (フィルター: リスト内の指定の条件を満たす行だけを表示するために使用する。[オートフィルター] コマンドを使って、1 つまたは複数の指定値、計算値、条件を満たす行を表示します。)と印刷の設定を行います。既定では、各ユーザーの設定はユーザーごとに保存されます。

 ヒント   ブックを開いているときはいつでも、ブックの所有者が作成したフィルタまたは印刷の設定を使用することもできます。

元のフィルタおよび印刷の設定を使用する方法

1. [クイック アクセス ツール バー] の (上書き保存) をクリックするか、Ctrl キーを押しながら S キーを押します。ブックへの変更が保存され、前回ブックを保存したとき以降に他のユーザーが行った変更が表示されます。

[競合の解決] ダイアログ ボックスが表示される場合、ほかのユーザーと変更が重複した箇所を確認して処理します。

 ヒント   重複箇所を解決するには、このトピックの「共有ブックの重複した変更箇所を解決する」を参照してください。

 メモ 

• [ブックの共有] ダイアログ ボックス ([校閲] タブ、[変更]、[ブックの共有] ボタン) の [編集] タブでは、どのユーザーがブックを開いているかを参照できます。
• [共有ブック] ダイアログ ボックスの [詳細設定] タブの [変更の更新] では、他のユーザーが行った変更が定期的に自動更新されるように設定し、その変更内容を保存するかどうかを選択できます。

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共有ブックからユーザーの接続を解除する

必要な場合は、共有ブックからユーザーの接続を解除できます。

 メモ   ユーザーの接続を解除する前に、そのユーザーがブックでの作業を完了したことを確認します。作業中のユーザーの接続を解除すると、保存されていない作業内容が失われます。

1. [校閲] タブの [変更] で [ブックの共有] をクリックします。

2. [編集] タブの [現在このブックを開いているユーザー] ボックスの一覧で、ユーザーの名前を参照します。
3. 接続を解除するユーザー名を選択し、[ユーザーの削除] をクリックします。

 メモ   この操作により、共有ブックからユーザーの接続が解除されますが、そのユーザーが共有ブックを再び編集できなくなるわけではありません。

4. 接続を解除したユーザーの個人用ビューを削除するには、次の操作を行います。
1. [表示] タブの [ブックの表示] で、[ユーザー設定のビュー] をクリックします。

2. [ビュー] ボックスの一覧で、他のユーザーのビューを選択し、[削除] をクリックします。

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共有ブックの重複した変更箇所を解決する

2 人のユーザーが、同じ共有ブックの同じセルを編集して、そのセルに行った変更を保存しようとすると、変更内容の重複が発生します。Excel では、セルに 1 つの変更しか保存することができません。後で編集を行ったユーザーがブックを保存しようとすると、[競合の解決] ダイアログ ボックスが表示されます。

1. [競合の解決] ダイアログ ボックスに表示される重複した変更箇所についての情報を確認します。
2. 自分が変更した箇所を反映して、次の重複する変更箇所に移動するには、上のリスト ボックスの右にある [この変更を反映] をクリックします。ほかのユーザーが変更した箇所を反映するには、下のリスト ボックスの右にある [← この変更を反映] をクリックします。

自分が変更した箇所をすべて反映するには、[自分の変更をすべて反映する] をクリックします。ほかのユーザーが変更した箇所をすべて反映するには、[他のユーザーの変更をすべて反映する] をクリックします。

3. 自分が行った変更をほかのユーザーの変更よりも優先させ、[競合の解決] ダイアログ ボックスが表示されないようにするには、次の操作を行います。
1. [校閲] タブの [変更] で [ブックの共有] をクリックします。

2. [詳細設定] タブの [変更の競合] で、[保存時に変更箇所を反映する] をクリックし、[OK] をクリックします。

4. これまでの変更箇所が重複したときの解決結果を確認するには、次の操作を行います。

1. [校閲] タブの [変更] で [変更履歴の記録] をクリックし、[変更箇所の表示] をクリックします。

2. [変更日] ボックスの一覧の [すべて] を選択します。
3. [変更者] チェック ボックスと [対象範囲] チェック ボックスをオフにします。
4. [新しいシートに変更箇所一覧を作成する] チェック ボックスをオンにし、[OK] をクリックします。
5. 履歴ワークシート (履歴ワークシート: 共有ブックの変更履歴を記録したシート。履歴ワークシートは、データを変更したシートとは別に作成されます。変更を加えたユーザー名、変更日時、変更箇所、削除または置換されたデータ、重複する変更箇所の解決方法などが記録されます。)で、右にスクロールして [処理の種類] 列と [破棄された処理] 列を参照します。

 メモ   重複した変更内容のうち反映されたものは、[処理の種類] 列に "反映" と表示されます。[破棄された処理] 列には行番号が表示され、この番号は反映しない変更に関する情報が入力された行を示します。この情報には、削除されたデータが含まれます。

 ヒント   ブックで自分が行った変更内容をすべてコピーして保存するには、[競合の解決] ダイアログ ボックスで [キャンセル] をクリックし、 (Microsoft Office ボタン) をクリックします。続いて、[名前を付けて保存] をクリックし、共有ブックと異なるファイル名を入力します。

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ブックの共有を解除する

ブックの共有を解除する前に、他のすべてのユーザーが作業を完了していることを確認してください。保存されていない変更はすべて失われます。変更履歴 (変更履歴: 共有ブックの今までの変更を記録した情報。変更を加えたユーザー名、変更日時、変更箇所が記録されます。)も削除されるため、まず履歴ワークシート (履歴ワークシート: 共有ブックの変更履歴を記録したシート。履歴ワークシートは、データを変更したシートとは別に作成されます。変更を加えたユーザー名、変更日時、変更箇所、削除または置換されたデータ、重複する変更箇所の解決方法などが記録されます。)を印刷するか、別のブックにコピーすることができます。

1. 変更履歴情報のコピーを保持するには、次の操作を行います。
1. [校閲] タブの [変更] で [変更履歴の記録] をクリックし、[変更箇所の表示] をクリックします。

2. [変更日] ボックスの一覧の [すべて] を選択します。
3. [変更者] チェック ボックスと [対象範囲] チェック ボックスをオフにします。
4. [新しいシートに変更箇所一覧を作成する] チェック ボックスをオンにし、[OK] をクリックします。
5. 次のうち、必要な操作を行います。
• 履歴のシートを印刷するには、 (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[印刷] をクリックします。
• 履歴を別のブックにコピーするには、コピーするセルを選択し、[ホーム] タブの [クリップボード] で (コピー) をクリックします。コピー先のブックに切り替え、コピーしたデータを挿入する場所をクリックして、[ホーム] タブの [クリップボード] で (貼り付け) をクリックします。

6.  メモ   ブックを変更すると、コピーまたは印刷した履歴データがブックに対応しなくなることがあるため、現在のブックも保存または印刷しておくことをお勧めします。行番号を含むセルの位置などは、ブックを変更すると変わる場合があります。

2. 共有ブックで、[校閲] タブの [変更] で、[ブックの共有] をクリックします。
3. [編集] タブで、[現在このブックを開いているユーザー] ボックスの一覧に表示されているのが自分だけであることを確認します。

 ヒント   他のユーザーの接続を解除するには、このトピックの「共有ブックからユーザーの接続を解除する」を参照してください。

4. [複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する] チェック ボックスをオフにします。

 メモ   このチェック ボックスを使用できない場合は、まずブックの保護を解除する必要があります。共有ブックの保護を解除するには、次の操作を行います。

1. [OK] をクリックして [ブックの共有] ダイアログ ボックスを閉じます。
2. [校閲] タブの [変更] で [共有ブックの保護解除] をクリックします。

3. メッセージが表示されたら、パスワード (パスワード: ブック、シート、シートの一部へのアクセスを制限する方法。Excel では、255 半角文字以内の文字、数字、スペース、記号、またはその組み合わせをパスワードとして使用することができます。パスワードの大文字と小文字は区別されるので、パスワードを設定して入力するときには、正確に入力する必要があります。)を入力して [OK] をクリックします。
4. [校閲] タブの [変更] で [ブックの共有] をクリックします。

5. [編集] タブで、[複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する] チェック ボックスをオフにします。

1. 他のユーザーに与える影響に関するメッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。

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