Microsoft Query を使用すると、外部ソースからのデータを取り込むことができます。Microsoft Query を使用してデータベース (データベース: 何らかの関連性を持ったデータの集まり。データベースには、個別の項目 (社員や注文など) に関する情報がテーブル、レコード、およびフィールドに分類されています。)やファイルからデータを取り出すと、Excel でデータを分析するときに、同じデータを再入力する必要がなくなります。また、元のデータベースが新しい情報で更新されるたびに、そのデータベースから Excel のレポートや集計データを自動的に更新することもできます。
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Microsoft Query について
Microsoft Query を使用すると、外部データ ソースに接続し、それらの外部ソースからデータを選択し、選択したデータをワークシートにインポートし、必要に応じてデータを更新して、ワークシート データを外部ソースのデータに同期させることができます。
アクセス可能なデータベース Microsoft Office Access、Microsoft SQL Server、および Microsoft SQL Server OLAP Services をはじめとする数種類のデータベースから、データを取り出すことができます。また、Excel ブックやテキスト ファイルからもデータを取り出すことができます。
Microsoft Office では、次のデータ ソース (データ ソース: データベースへのアクセスに使用される "元" となる一連の情報が保存される。データ ソースに保存される情報には、データベース サーバーの名前と場所、データベース ドライバーの名前、ログオン時にデータベースで必要となる情報などがあります。)からデータを取得するためのドライバーが用意されています。
また、他の製造元が提供する ODBC ドライバー (Open Database Connectivity (ODBC) ドライバー: 特定のデータベースに接続するために使用するプログラム ファイル。Microsoft Office Access または dBASE などのデータベース アプリケーションまたは Microsoft SQL Server などのデータベース管理システムには、それぞれ専用のドライバーが必要です。)またはデータ ソース ドライバー (データ ソース ドライバー: 特定のデータベースへの接続に使用されるプログラム ファイル。データベース アプリケーションや管理システムには、それぞれに対応するドライバーが必要です。)を使用して、別の種類の OLAP データベースなど、このトピックに示されていないデータ ソースから情報を取得することもできます。ここに示されていない ODBC ドライバーやデータ ソース ドライバーのインストール方法については、対応するデータベースのマニュアルを参照するか、データベースのベンダーに問い合わせてください。
データベースからデータを選択する データベースからデータを取り出すには、クエリを作成します。クエリとは、外部データベースに保存されているデータに関する質問のことです。たとえば、データが Access データベースに保存されていて、特定の製品の売上高を地域別に調べる必要があるとします。この場合、分析の対象となる製品および地域のデータだけを選択することによって、一部の必要なデータだけを取り出すことができます。
Microsoft Query を使用すると、必要なデータの列を選択し、そのデータだけを Excel にインポートすることができます。
1 回の操作でワークシートを更新する Excel ブックに外部データを取り込むと、データベースを変更するたびに、データを更新 (更新: 外部データからデータを新しく取り出して変更を反映すること。データを更新するたびに、データへの変更を含め、データベースの最新の情報を表示することができます。)して分析結果に反映させることができます。集計レポートやグラフを作成し直す必要はありません。たとえば、月間売上集計レポートを作成しておくことで、毎月、新しい売上高が出ると同時にレポートを更新することができます。
Microsoft Query でのデータ ソースの処理方法 特定のデータベースに対してデータ ソースをセットアップした後は、いつでもそのデータ ソースを使用してクエリを作成し、データベースからデータを選択して取り出すことができます。このとき、接続情報を入力し直す必要はありません。Microsoft Query は、データ ソースを使用して外部データベースに接続し、利用可能なデータを表示します。クエリを作成し、データが Excel に返されると、データの更新時にデータベースに再接続できるように、Microsoft Query から Excel ブックにクエリおよびデータ ソースに関する情報の両方が提供されます。
Microsoft Query を使用してデータをインポートする Microsoft Query を使用して Excel に外部データをインポートするには、次の手順に従います。各手順のリンクをクリックすると、詳細な説明に移動します。
- データ ソースに接続する
- クエリ ウィザードを使用してクエリを定義する
- Excel でデータを操作する
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データ ソースに接続する
データ ソースとは データ ソースとは、Excel および Microsoft Query から外部データベースに接続するための一連の保存情報です。Microsoft Query を使用してデータ ソースをセットアップする場合、まずデータ ソースに名前を付け、その後、データベースまたはサーバーの場所、データベースの種類、ログオンとパスワードに関する情報を指定します。この情報には、特定の種類のデータベースに接続するためのプログラムである、ODBC ドライバーまたはデータ ソース ドライバーの名前も含まれます。
Microsoft Query を使用してデータ ソースをセットアップするには、次の操作を行います。
- [データ] タブの [外部データの取り込み] で [その他のデータ ソース] をクリックし、[Microsoft クエリ] をクリックします。
- 次のいずれかの操作を行います。
- [<新規データ ソース>] をクリックします。
または
[<新規データ ソース>] をクリックし、[OK] をクリックします。
[新規データ ソースの作成] ダイアログ ボックスが表示されます。
- 1 という番号が付けられているボックスで、データ ソースの名前を入力します。
- 2 という番号が付けられているボックスで、データ ソースとして使用するデータベースの種類に対応するドライバをクリックします。
アクセスする外部データベースが Microsoft Query に付属の ODBC ドライバでサポートされていない場合は、データベースの製造元などのサードパーティから、Microsoft Office と互換性のある ODBC ドライバを入手してインストールする必要があります。インストールの手順については、ドライバの製造元に問い合わせてください。
メモ OLAP データベースでは、ODBC ドライバは必要ありません。Microsoft Query をインストールすると、Microsoft SQL Server Analysis Services で作成されたデータベース用のドライバがインストールされます。他の OLAP データベースに接続するには、データ ソース ドライバとクライアント ソフトウェアをインストールする必要があります。
- [接続] をクリックし、データ ソースへ接続するために必要な情報を入力します。データベース、Excel ブック、およびテキスト ファイルの場合、入力する情報は選択したデータ ソースの種類によって異なります。ログオン名、パスワード、使用しているデータベースのバージョン、データベースの保存場所など、選択したデータ ソースの種類に応じて必要な情報を指定するように求められます。
パスワードには、大文字、小文字、数字、記号を組み合わせた複雑なものを使用してください。これらの文字を混在させたものになっていないパスワードは強固とはいえません。たとえば、House27 は Y6dh!et5 に比べ、推測されやすいパスワードといえます。長さは 8 文字以上にする必要があり、理想は 14 文字以上のパス フレーズです。詳細については、「強力なパスワード : その作り方と使い方」を参照してください。
パスワードは必ず覚えておいてください。パスワードを忘れてしまった場合も、マイクロソフト側でお調べすることはできません。紙片などに書き留めたパスワードは、そのパスワードで保護する情報から離れた安全な場所に保管してください。
- 必要な情報を入力した後、[OK] または [完了] をクリックして、[新規データ ソースの作成] ダイアログ ボックスに戻ります。
- 使用するデータベースに複数のテーブル (テーブル: レコード (行) やフィールド (列) に保存されている特定の項目のデータの集まり。)があり、特定のテーブルが自動的にクエリ ウィザードに表示されるように設定する場合は、4 という番号の付いたボックスをクリックし、目的のテーブルをクリックします。
- データ ソースを使用するときに、ログオン名とパスワードを入力しなくても済むようにする場合は、[データ ソースの定義にユーザー ID とパスワードを保存する] チェック ボックスをオンにします。保存されるパスワードは暗号化されていません。チェック ボックスが使用できない場合は、このオプションを使用可能にできるかどうかをデータベースの管理者に問い合わせてください。
セキュリティ データ ソースに接続する場合、ログオン情報は保存しないでください。この情報はプレーン テキストとして保存されることがあるため、悪意のあるユーザーが情報にアクセスして、データ ソースのセキュリティを侵す危険性があります。
これらの手順を完了すると、データ ソースの名前が [データ ソースの選択] ダイアログ ボックスに表示されます。
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クエリ ウィザードを使用してクエリを定義する
クエリ ウィザードを使用して一般的なクエリを作成する クエリ ウィザードでは、データベース内のさまざまなテーブルやフィールドからデータを選択し、まとめて取り出す作業を簡単に行うことができます。クエリ ウィザードを使用すると、クエリに含めるテーブルとフィールドを選択できます。1 つのテーブルの主キー フィールドがウィザードによって認識され、そのフィールドと同じ名前のフィールドが 2 つ目のテーブルに見つかると、内部結合 (一致するフィールド値に基づいて 2 つのテーブルの行を結合するクエリ処理) が自動的に作成されます。
ウィザードを使用して、結果セットを並べ替えたり、簡単なフィルタを実行したりすることもできます。ウィザードの最後の手順では、データを Excel に返すか、Microsoft Query を使用してより詳細にクエリを定義するかを選択できます。作成したクエリは、Excel または Microsoft Query で実行できます。
クエリ ウィザードを開始するには、次の操作を行います。
- [データ] タブの [外部データの取り込み] で [その他のデータ ソース] をクリックし、[Microsoft クエリ] をクリックします。
- [データ ソースの選択] ダイアログ ボックスで、[クエリ ウィザードを使ってクエリを作成/編集する] チェック ボックスがオンになっていることを確認します。
- 使用するデータ ソースをダブルクリックします。
または
使用するデータ ソースをクリックし、[OK] をクリックします。
他の種類のクエリは直接 Microsoft Query を使用して作業する クエリ ウィザードで作成できるクエリよりも複雑なクエリを作成する必要がある場合は、Microsoft Query を直接使用して作業できます。Microsoft Query を使用すると、クエリ ウィザードで途中まで作成したクエリを表示して変更したり、ウィザードを使わずに新しいクエリを作成したりできます。次のような処理を行うクエリを作成するには、Microsoft Query を直接使用します。
Microsoft Query を起動するには、次の操作を行います。
- [データ] タブの [外部データの取り込み] で [その他のデータ ソース] をクリックし、[Microsoft クエリ] をクリックします。
- [データ ソースの選択] ダイアログ ボックスで、[クエリ ウィザードを使ってクエリを作成/編集する] チェック ボックスがオフになっていることを確認します。
- 使用するデータ ソースをダブルクリックします。
または
使用するデータ ソースをクリックし、[OK] をクリックします。
クエリを再利用および共有する クエリ ウィザードと Microsoft Query のどちらでも、作成したクエリを .dqy ファイルに保存して、変更、再利用、および共有することができます。Excel では .dqy ファイルを直接開くことができるため、ファイルの作成者や他のユーザーが、同じクエリを使用して追加の外部データ範囲を作成できます。
保存されたクエリを Excel で開くには、次の操作を行います。
- [データ] タブの [外部データの取り込み] で [その他のデータ ソース] をクリックし、[Microsoft クエリ] をクリックします。[データ ソースの選択] ダイアログ ボックスが表示されます。
- [データ ソースの選択] ダイアログ ボックスで、[クエリ] タブをクリックします。
- 保存された目的のクエリをダブルクリックします。クエリが Microsoft Query で表示されます。
保存されたクエリを開くとき、既に Microsoft Query が開かれている場合は、Microsoft Query の [ファイル] メニューをクリックし、[開く] をクリックします。
.dqy ファイルをダブルクリックすると、Excel が起動し、クエリが実行されて、その結果が新しいワークシートに挿入されます。
外部データに基づいて作成された Excel の集計やレポートを共有する場合は、外部データ範囲が含まれているブックを他のユーザーに提供するか、またはテンプレート (テンプレート: 同じ形式のブックを作成する場合のひな型となるブック。ブックおよびワークシートのテンプレートを作成することができます。ブックの標準テンプレートは Book.xlt、ワークシートの標準テンプレートは Seet.xlt です。)を作成することができます。テンプレートを使用すると、外部データを保存せずに集計やレポートを保存できるため、ファイルのサイズが小さくなります。外部データは、ユーザーがレポート テンプレートを開いたときに取り出されます。
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Excel でデータを操作する
クエリ ウィザードまたは Microsoft Query でクエリを作成したら、データを Excel ワークシートに返すことができます。返されたデータは、外部データ範囲 (外部データ範囲: ワークシートに取り込むデータベースやテキスト ファイルなど、Excel 以外で作成されたデータ範囲。Excel では、ほかのデータと同様、外部データの書式を設定したり、外部データを計算に使用したりすることができます。)になるか、またはデータの書式設定および更新を行うことができるピボットテーブル レポート (ピボットテーブル レポート: 対話的に作成できる Excel のクロス集計型レポート。Excel の外部にあるデータ ソースを含め、さまざまなソースからデータベース レコードなどのデータを集計、分析することができます。)になります。
取り出したデータに書式を設定する Excel では、グラフや自動集計などのツールを使用して、Microsoft Query によって取り出したデータを表示したり集計したりできます。データには書式を設定でき、その書式は外部データを更新しても保持されます。列ラベルには、フィールド名の代わりにユーザー設定のラベルを使用できます。行番号を自動的に付けることもできます。
Excel では、範囲の最後に追加したデータに対し、前の行と一致するように自動的に書式を設定できます。また、追加した行に対し、前の行に繰り返し設定されていた数式を自動的に適用することもできます。
メモ 範囲内の新しい行に書式や数式が継承されるようにするためには、直前の 5 行のうちの少なくとも 3 行に、その書式や数式が設定されている必要があります。
このオプションは、いつでも有効に (または再度無効に) できます。
(Microsoft Office ボタン) をクリックし、[Excel のオプション] をクリックします。次に、[詳細設定] をクリックします。
- このオプションを有効にするには、[編集設定] の [データ範囲の形式および数式を拡張する] チェック ボックスをオンにします。データ範囲に対する自動書式設定を無効にするには、このチェック ボックスをオフにします。
外部データを更新する 外部データを更新するときは、クエリを実行して、条件を満たす新しいデータや変更されたデータを取り出します。クエリの更新は、Microsoft Query と Excel のどちらでも実行できます。Excel では、ブックを開くたびにクエリを更新する機能や、設定した間隔で自動的にクエリを更新する機能など、いくつかのオプションが用意されています。データの更新中に Excel での作業を続行したり、更新状況を確認したりもできます。詳細については、「接続 (インポート) されたデータを更新する」を参照してください。
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