便利な機能: プレゼンスの活用

このガイドでは、大切な友人や家族、重要な仕事仲間と常に連絡を取り合えるようにするヒントを紹介しています。

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他の人に予定を知らせる

Microsoft® Lync™ 2010 コミュニケーション ソフトウェアでは、アクティビティや Microsoft® Outlook® の予定表に基づいて自動的にユーザーのプレゼンスが設定されますが、ユーザーは自分で場所を設定したり、他の人に詳しい情報を伝えるためのメモを追加したりできます。

プレゼンス状態を変更する

  • Lync 2010 を開き、Lync メイン ウィンドウで、自分の名前の下の [状態] メニューをクリックし、別の状態 ([一時退席中] など) を選択します。

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次の表で、他の人に表示される自分のプレゼンス状態と、それぞれの状態の意味および設定方法について説明します。

プレゼンス状態 説明
Lync プレゼンス: 連絡可能 連絡可能 オンラインであり、連絡可能です。自動またはユーザーが選択した設定です。
Lync プレゼンス: 取り込み中 取り込み中 予定が入っていて、割り込まれたくない状態です。自動 (Outlook で予定が設定された会議中である場合)、またはユーザーが選択した設定です。
Lync プレゼンス: 取り込み中 通話中 Lync で通話中 (2 者間通話) であり、割り込まれたくない状態です。自動。
Lync プレゼンス: 取り込み中 会議中 会議中 (Lync または Outlook に基づいて) であり、割り込まれたくない状態です。自動。
Lync プレゼンス: 取り込み中 電話会議中 Lync で電話会議 (音声付き Lync 会議) 中であり、割り込まれたくない状態です。 自動。
Lync プレゼンス: 応答不可 応答不可 連絡を受けたくない状態ですが、ワークグループ内のユーザーから送信された会話通知だけは確認します。ユーザーによる選択。
Lync プレゼンス: 退席中 一時退席中 しばらくコンピューターから離れています。ユーザーによる選択。
Lync プレゼンス: 退席中 退席中 コンピューターが一定時間 (既定では 5 分間。値は調整可能) 使用されていません。自動。
Lync プレゼンス: 退席中 業務時間外 業務時間外なので、連絡を受けられない状態です。 ユーザーによる選択。
Lync プレゼンス: オフライン オフライン サインインしていません。自分のプレゼンスが表示されないようブロックしたユーザーにはオフラインとして表示されます。自動。
Lync プレゼンス: 不明 不明 プレゼンス状態が不明です。他のユーザーがインスタント メッセージング (IM) プログラムとして Lync を使用していない場合、それらのユーザーにはプレゼンスが不明として表示されることがあります。自動。

今日の予定を伝える

  • Lync メイン ウィンドウで、名前の上にある [メモ] ボックスをクリックし、「在宅勤務中」や「締め切りに向かって作業中 - いらっしゃらないで IM してください」など、メモを入力します。

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場所を設定する

  • Lync では、Lync メイン ウィンドウの自分のプレゼンス状態の下に、接続しているネットワークに関連付けられた場所が表示されます。この場所の名前を "勤務先" や "自宅" に変更して、より意味のあるものにすることができます。そうすると、この場所から仕事をする際は常に、必要な連絡先に自分が今いる場所についての情報がより詳しく伝わるようになります。プライバシー関係の構成の詳細については、「プレゼンス情報へのアクセスを制御する」を参照してください。

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大切な友人や家族と連絡を取り合う

連絡先リストを作成すると、最も大切な友人や家族と手軽に連絡が取れるようになり、彼らのプレゼンス情報や連絡先情報を確認できるようになります。連絡先リストに登録されているかどうかにかかわらず、人々を検索する最も簡単な方法は、検索ボックスで検索することです。名前または電話番号で検索できるほか、連絡先がプロフィールに指定していそうな語句でも検索できます。検索ボックスの下に [スキル] ボタンが表示されている場合は、スキルや専門分野、役職などで検索してみてください。

連絡先リストの整理がしやすくなるよう、Lync では最も頻繁に会話する 10 件の連絡先を自動的に [よくやり取りする連絡先] に設定します。また、最も重要な連絡先をこの連絡先グループの一番上に固定して、すぐにアクセスできるようにすることもできます。Lync では、この固定リストにチーム メンバーをあらかじめ設定します。

ユーザーを検索する

  • Lync メイン ウィンドウの連絡先リストで、検索ボックスに検索する人の名前を入力します。結果がボックスの下に表示されます。

連絡先を検索する

よくやり取りする連絡先を固定する

  • 連絡先リストまたは検索結果で、連絡先を右クリックし、[よくやり取りする連絡先に固定] をクリックします。

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定期的にやり取りする連絡先のグループを作成する

グループの全員にすぐにメッセージを送信する必要がある場合、 共に仕事をするチームごとにグループを設定して、特定の時点でだれが連絡可能なのか把握したり、チームの全員にまとめて連絡を取ったりすることができます。

グループを作成する

  • Lync メイン ウィンドウの連絡先リストで、いずれかのグループ名 (たとえば、[よくやり取りする連絡先]) を右クリックし、[新しいグループの作成] をクリックしてから、そのグループに名前を付けます。

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グループに人々を追加する

  • 連絡先リストで、次のいずれかの操作を行います。
    • 連絡先をグループにドラッグします。
    • 連絡を検索し、検索結果で連絡先を右クリックして [連絡先リストに追加] をクリックし、新しいグループ名をクリックします。

インスタント メッセージを送信する

  1. 連絡先リストで、次のいずれかの操作を行います。
  • 1 人の連絡先にインスタント メッセージを送信するには、その連絡先の名前をダブルクリックします。グループにインスタント メッセージを送信するには、グループ名を右クリックし、[インスタント メッセージの送信] をクリックします。
  1. 会話ウィンドウが開いたら、メッセージ入力領域にメッセージを入力し、Enter キーを押します。

さらに他の人を IM の会話に招待する

  • 会話ウィンドウで [参加者のオプション] メニューをクリックして、[名前または電話番号で招待] をクリックします。

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連絡先またはグループを連絡先リストから会話ウィンドウにドラッグして追加することもできます。

 ヒント    組織外の連絡先も追加できます。そのためには、[電子メールで招待] をクリックするだけです。連絡先は、受け取った電子メール メッセージ内のリンクをクリックして、(Lync をインストールしているかどうかにかかわらず) 会話に参加できます。

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多忙な同僚に連絡を取る

Lync では、他の人の状態 ([連絡可能]、[取り込み中]、[退席中] など) が表示されるだけでなく、その人がいる場所もわかり、最適な通信手段を決める際に役立ちます。たとえば、連絡先を "マークする" ことができます。これにより、その連絡先の状態が [連絡可能] に変更されるとすぐに Lync に通知が表示され、こちらからインスタント メッセージを送信したり、直接出向いてもよいとわかるようになります。

連絡先にシールを適用する

  • Lync メイン ウィンドウで、連絡先リストの連絡先を右クリックし、[状態変更通知のマーク] をクリックします。

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連絡先が使用できる通信方法を確認する

  1. 連絡先リストで、連絡先の写真をポイントして、連絡先カードを開きます。
  2. 下部に、この連絡先との通信に使用できるモード (電子メールや IM など) が表示されます。いずれかのボタンをクリックするだけで、連絡を取ることができます。

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連絡先の場所を確認する

  • 連絡先リストで、連絡先の写真をポイントし、右下隅の展開矢印をクリックして、展開された連絡先カードを表示します。

連絡先カードを展開する

連絡先カードには、その人のオフィスと電話番号に加えて、現在地 (現在接続中のネットワークに関連付けられている) が表示されます。

連絡先の予定表を確認する

  1. 連絡先リストで、連絡先の写真をダブルクリックして展開された連絡先カードを表示します。
  2. [予定表] の隣に表示される内容を確認します。

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日々のやり取りを管理する

Lync は Outlook に緊密に統合されています。Lync を使用して IM の会話を管理できるだけでなく、電子メールや Outlook の会議出席依頼を Lync の連絡先に送信することもできます。不在着信した会話がある場合は、Lync と Outlook の両方で通知されます。

連絡先に電子メールを送信する

  1. Lync メイン ウィンドウの連絡先リストで、連絡先の写真またはプレゼンス表示をポイントします。連絡先カードが表示され、この連絡先が電子メールで連絡可能な場合は、カードの下部に電子メール ボタンが表示されます。
  2. このボタンをクリックすると、Outlook に新しい電子メール メッセージが表示されます。

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他の人との会議を予約する

  • 連絡先カードで、電話ボタンの横にある [オプション] メニューをクリックし、[会議の予約] をクリックします。

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不在着信した会話を確認する

  1. Lync メイン ウィンドウの右下にある不在着信通知アイコンをクリックし、次のいずれかの操作を行います。
  • [不在着信した会話] をクリックして Outlook の [会話履歴] フォルダーを開きます。
  • [新しいボイス メール メッセージ] をクリックしてメッセージを再生します。

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 メモ    [Lync - オプション] ダイアログ ボックスで、[個人] をクリックして、[Outlook の [会話履歴] フォルダーにインスタント メッセージでの会話を保存する] チェック ボックスがオンになっていることを確認します。

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連絡を受け取らないようにする

状態を [応答不可] に設定すると、だれからの連絡も受け取らないようにすることができます。連絡を受け取りたくないことが全員に表示され、だれかが IM の会話に招待しようとしても、通知は表示されません (ただし、[ワークグループ] のだれかから送信された場合を除きます)。詳細については、以下のメモを参照してください。

状態を [応答不可] に設定する

  • Lync メイン ウィンドウで、自分のプレゼンス状態をクリックし、[応答不可] をクリックします。

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 メモ    既定では、連絡先はすべて [仕事仲間] です。相手を [ワークグループ] の連絡先にして、(状態が [応答不可] の場合であっても) 会話通知を受け取るようにするには、連絡先リストでその連絡先を右クリックし、[プライバシー関係の変更] をクリックして、[ワークグループ] をクリックします。自分の状態が [応答不可] であるときに通知を一切受け取らないようにするには、[オプション]、[通知]、[通知を表示しない] の順にクリックします。

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適用対象:
Lync 2010