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• 情報の追跡をすぐに開始する

• 有効なレポートの作成と適用

• 追跡対象の情報を他のユーザーと共有する

• 機密情報の管理と監査

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Microsoft Office Access 2007 では、データベースに関する詳しい知識がなくても、強化されたインターフェイスと対話形式のデザイン機能を使用して、情報の追跡とレポート作成を容易に行うことができます。構築済みのアプリケーションを使用して、作業をすばやく開始し、それらのアプリケーションを変化するビジネス ニーズに合わせて変更または応用できます。電子メールのフォームを使用した情報の収集や、外部アプリケーションからのデータのインポートも可能です。情報に基づいて意思決定できるようにするには、並べ替え、フィルタ、およびグループ化の処理が行われた情報による詳細なレポートを作成して編集します。他のユーザーと情報を共有するには、Office Access 2007 ファイルを Windows SharePoint Services Web サイトに移動して、改訂履歴の監査、削除した情報の回復、データ アクセス権の設定、および定期的な情報のバックアップを行います。

情報の追跡をすぐに開始する

Office Access 2007 の結果指向の機能を使用して、作業をすぐに開始できます。

• 構築済みのデータベース ソリューション 新しく採用された作業の開始画面には、構築済みの各種データベース ソリューションが表示されます。これらのアプリケーションは、そのままの状態で連絡先、イベント、懸案事項、資産、仕事などの追跡に使用するか、テンプレートのように使用して、追跡する情報の種類や情報の追跡方法に合わせて拡張したり強化したりできます。Microsoft Office Online から他のアプリケーション テンプレートが入手できるようになると、作業の開始ウィンドウに表示されます。
• 結果指向のユーザー インターフェイス Office Access 2007 のユーザー インターフェイスの外観が新しくなり、追跡アプリケーション (Access データベース ソリューション) の作成、変更、および操作を簡単に行うことができるようになりました。この新しい結果指向のユーザー インターフェイス (UI) は状況によって変化し、作業効率を向上してコマンドを容易に見つけられるように最適化されています。使用できる約 1,000 個のコマンドのうちで新しい UI に表示されるのは、ある時点で実行しているタスクに関連のあるコマンドだけです。さらに、タブ付きのウィンドウ、新しいステータス バー、スクロール バー、およびタイトル バーにより、Office Access 2007 で構築されたアプリケーションの外観が最新のデザインになります。
• ナビゲーションの変更 テーブル、フォーム、クエリ、およびレポートが、新しいナビゲーション ウィンドウにまとめて表示されます。さらに、ユーザー設定のグループを作成して、あるテーブルに関連するすべてのフォームとレポートを整理したり表示したりできます。
• テーブルの迅速な作成 Office Access 2007 を使用すると、データシート内で直接テーブルを作成したりカスタマイズしたりできます。Microsoft Office Excel を使用する場合とまったく同じように、データ セルに情報を入力します。新しい値を入力すると、Office Access 2007 によって新しいフィールドが自動的に追加され、データ型 (日付、数値、テキストなど) が判別されます。さらに Excel のテーブルを新しいデータシートに貼り付けると、Office Access 2007 によって自動的にすべてのフィールドが作成され、データ型が認識されます。
• Microsoft Office Outlook 2007 からの連絡先レコードのインポート Office Access 2007 では、Access の個々の連絡先レコードを Office Outlook 2007 と容易に交換できます。Office Outlook 2007 の連絡先レコードを Office Access 2007 にインポートしたり、Office Access 2007 から連絡先レコードをエクスポートして Office Outlook 2007 の連絡先として保存したりできます。

• データのフィルタと並べ替え Office Access 2007 では、データのフィルタが容易になり、ビジネス上の問題を明確にすることができます。テキスト、数値、および日付データ型にさまざまなフィルタ オプションを使用できます。たとえば、新しいフィルタ オプションを使用して、すべてのレコードの日付列を今日、昨日、先週、来週、将来、過去などの条件で容易にフィルタを適用できます。フィルタの方法は Office Excel 2007 と Office Access 2007 との間で一貫しているため、情報の新しい検索方法を習得する必要はありません。

Office Access 2007 では、データのフィルタが容易になり、ビジネス上の問題を明確にすることができます。 拡大表示する。

• 複数値のフィールド Office Access 2007 では、複合データ型がサポートされ、セルに複数の値を入力できる列を作成できます。たとえば、ある仕事を複数の担当者に割り当てる場合は、担当者全員の名前をセルに入力できます。Windows SharePoint Services テクノロジには、これらの複合データ型との互換性があるため、ローカル データ ストアと Web ベースのデータ ストアの間でデータの整合性を保持できます。
• データベースへのドキュメントとファイルのリンク アプリケーションでは、これまでよりも興味深い情報や役立つ情報を保持できます。写真、ドキュメント、スプレッドシートなどの複数のファイルを、簡単に参照できるようにデータ ストア内の個々のレコードにリンクできます。ファイルが圧縮されていない場合は、Office Access 2007 によって自動的に圧縮されるため、ハード ディスクの空き領域を節約できます。
• 対話形式のフォーム デザイン Office Access 2007 には、WYSIWYG (what-you-see-is-what-you-get) フォーム デザイン インターフェイスが用意されています。画面上でリアルタイムにフォーム レイアウトをデザインおよび変更したり、フォームを作成しながらプレビューしたりできます。WYSIWYG デザイン インターフェイスを使用すると、フォームをすばやく作成できるため、デザインと書式設定にかかる時間を短縮でき、重要な作業に多くの時間をかけることができます。
• リッチ テキスト テキストを簡単に太字にしたり斜体にしたりできます。Office Access 2007 では、テーブルに格納されているデータにリッチ テキストを使用できます。

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有効なレポートの作成と適用

Office Access 2007 を使用して複雑なデータを把握するには、情報を有効なレポートに統合して、情報に基づいて容易に意思決定できるようにします。

• 対話形式のレポート デザイン モードでの編集 Office Access 2007 の新機能を使用すると、レポートを作成しながらデータの表示を確認できます。新しい WYSIWYG インターフェイスを使用して、レポート デザイナでデータを参照しながらレポート レイアウトを直接操作できるため、レポートを実行しなくてもデータがどのようにページに表示されるかを確認できます。これにより、見栄えのよいレポートを容易に作成して時間を節約できます。
• 対話形式のレポート参照 新しいレポート参照モードを使用すると、ユーザー レポートに容易にアクセスできます。レコードを検索したり、データを他のアプリケーションにコピーしたり、詳細なレコードを取得してデータを編集したりするには、Ctrl キーを押しながら F キーを押します。新しいフィルタ機能を使用すると、意思決定の基になる情報を絞り込むことができます。
• レポートの情報のグループ化 グループ化ウィンドウの強化により、データ グループがわかりやすく表示され、レポートに変更を適用しながらプレビューできます。また、集計、小計、カウント、およびその他のデータ分析に役立つ要素を簡単に追加できます。情報を 1 つ以上の階層にグループ化して小計を追加することもできます。

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追跡対象の情報を他のユーザーと共有する

Office Access 2007 を使用すると、情報を容易に収集して、セキュリティと柔軟性の高い方法で他のユーザーとその情報を共有できます。

• Office Outlook 2007 を使用したデータの収集 Office Access 2007 では、他のユーザーから簡単に情報を収集できます。Microsoft Office InfoPath 2007 または HTML を使用して、電子メール メッセージの本文にデータ収集フォームを自動的に埋め込みます。Outlook の連絡先または Access から電子メール アドレスを指定して、そのフォームを受信者に送信できます。Office Outlook 2007 によって受信フォームが処理され、データが Office Access 2007 のデータ ストアに保存されることにより、追跡アプリケーションのデータが効率的に更新されるため、データを再入力する必要がありません。

Office Access 2007 で生成された InfoPath (または HTML) フォームを使用した電子メールによって、他のユーザーから情報を収集します。 拡大表示する。

• Windows SharePoint Services を使用した Web での共同作業 Windows SharePoint Services を基盤とした Web サイトでは、プロジェクトに関する情報のやり取り、ドキュメントの共有、および共同作業を行うことができます。Office Access 2007 で Access ファイルをライブラリに発行するか、アプリケーションを Windows SharePoint Services に移動して、データとフロントエンド データベースをサーバーに移動すると、チームはこれらのファイルやアプリケーションをブラウザで簡単に使用できるようになります。Windows SharePoint Services のサイトでフォームとレポートを直接表示、更新、または削除できるかどうかは、権限の設定によって決まります。
• Office Access 2007 による Windows SharePoint Services リストの追跡 コンピュータで Office Access 2007 クライアントを使用して、Windows SharePoint Services リストの情報を追跡できます。
• オフラインでの Windows SharePoint Services リストの使用 Office Access 2007 を使用すると、Windows SharePoint Services をオフラインで使用できます。外出する場合などに、ポータブル コンピュータに SharePoint リストのローカル コピーを保存し、そのコピーに対して Office Access 2007 の他のテーブルと同様に編集を行ったり、クエリを実行したりできます。SharePoint リストを使用するフォームとレポートは、完全な対話形式で、ポータブル コンピュータをオンラインに戻したときに、Office Access 2007 を使用して、ローカル リストをオンラインのリストと同期させることができます。
• Windows SharePoint Services ワークフローとの統合 Office Access 2007 では、作成者は Windows SharePoint Services のワークフローで作成したビジネス ロジックを使用して、共同作業のワークグループ アプリケーションを構築できます。ワークフローを使用すると、他のユーザーへの仕事の割り当て、プロジェクト ステータスに関するレポート、および仕事が予定の時刻に完了したかどうかの確認を自動的に行うことができます。Windows SharePoint Services のすべての仕事を、作業の方式に合わせて Office Access 2007 または Office Outlook 2007 に表示できます。
• 電子メールと RSS の通知 レコードが追加、削除、または変更されたときに、電子メールで通知を受け取ることができます。また、RSS (Really Simple Syndication) 購読ユーザーは、Office Outlook 2007 のリスト フィードを購読できます。
• モバイルでの接続 Windows SharePoint Services リストには、携帯電話でもアクセスできるため、リモート ユーザーは常に最新のビジネス情報を取得できます。
• PDF と XPS のサポート Office Access 2007 では、レポートを PDF (Portable Document Format) ファイルまたは XPS (XML Paper Specification) 形式で保存して、印刷、掲載、および電子メールによる配布を行うことができます。レポートを PDF または XPS ファイルとして保存すると、レポート情報を配布しやすい形式 (すべての書式設定が保持され、Office Access 2007 を使用しなくてもレポートを印刷したり確認したりできる形式) で取得できます。¹

¹ 2007 Microsoft Office system プログラムで PDF ファイルまたは XPS ファイルを保存するには、アドインをインストールする必要があります。詳細については、「PDF または XPS アドインのインストールと使用」を参照してください。

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機密情報の管理と監査

Office Access 2007 を使用すると、データの透明性が高くなり、管理しやすい環境で情報管理のニーズを容易に満たすことができます。

• セキュリティの強化 Office Access 2007 の安全性をさらに強化し、他の 2007 Office system プログラムとの一貫性を向上するため Office Access 2007 では、セキュリティ機能が強化および追加されました。信頼に関する決定は 1 か所にまとめられ、Microsoft Office セキュリティ センターに統合されています。信頼された場所を使用すると、セキュリティが強化されたフォルダにあるすべてのデータベースを容易に信頼できます。反対に、安全のためにコードやマクロを無効にして Access アプリケーションを読み込むこともできます。

Office Access 2007 の新機能により、レコードを追跡したり、レコードを作成、編集、または削除したユーザーを確認したりできます。 拡大表示する。

• データ監査 IT サポートを必要とせずに、ローカル データベース ファイルから Windows SharePoint Services のサーバーにデータを容易に移行でき、組織の IT プロフェッショナルは、このデータを組織のポリシーに従って管理、保護、およびバックアップできます。
• 改訂の履歴 新機能により、レコードを追跡したり、レコードを作成、編集、または削除したユーザーを確認したりできます。情報の変更日時の表示やデータ編集のロールバックを必要に応じて行うこともできます。
• 権限の設定 Windows SharePoint Services を使用して、データにアクセスできるユーザーを管理し、制限付きの読み取り権限や完全な編集権限を割り当てることができます。
• ごみ箱 Windows SharePoint Services のごみ箱機能を使用して、誤って削除したデータを回復できます。

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