Microsoft Office Access 2007 の使用を開始する方法は、Access を使用するのが初めてであるか、別のデータベースまたは表計算プログラムから Access にデータを移動しているか、以前のバージョンの Access からアップグレードしているかどうかによってさまざまです。この記事では、これらの状況でよくたずねられる質問とその答えを紹介します。
目的に合ったトピックをクリックしてください
Access を初めて使用する
Office Access 2007 には、データベースを作成する処理を今まで以上に簡略化する機能向上が多数加えられています。以前に Access でデータベースを作成したことがある場合は、これらの新機能と機能向上によって、データベースの作成処理がどれだけ高速化されたかがわかります。
Office Access 2007 を起動すると、[Microsoft Office Access - 作業の開始] ページが最初に表示されます (ただし、特定の Access データベース ファイルをダブルクリックして Access を起動した場合は、そのデータベースが代わりに表示されます)。[Microsoft Office Access - 作業の開始] ページからは、新規のデータベースを作成する、既存のデータベースを開く、Microsoft Office Online のお勧めコンテンツを表示するなどの処理を開始できます。
テンプレートを使用してデータベースを作成する
Access には、データベースの作成処理を高速化するために使用できる、さまざまなテンプレートが備わっています。テンプレートとは、特定のタスクを実行するためのテーブル、クエリ (クエリ : テーブル内に格納されているデータについての問い合わせ、またはデータに対して処理を実行するための要求。クエリを使って複数のテーブルからデータを取り出して、そのデータをフォーム、レポート、またはデータ アクセス ページのデータのソースとして使用することができます。)、フォーム、およびレポートがすべて含まれている既定のデータベースのことです。たとえば、問題の追跡、連絡先情報の管理、支出の記録などのために使用できるテンプレートがあります。一部のテンプレートには、テンプレートの使い方をわかりやすくするためのサンプル レコードが含まれています。テンプレート データベースはそのまま使用することも、ニーズに合わせてカスタマイズすることもできます。
- Access をまだ実行していない場合は、起動します。
データベースを既に開いてある場合は、次の操作を行って [Microsoft Office Access - 作業の開始] ページを表示します。
(Microsoft Office ボタン) をクリックし、[データベースを閉じる] をクリックします。
![[Microsoft Office Access - 作業の開始] ページ](/global/images/default.aspx?AssetID=ZA101750721041)
- [Microsoft Office Access - 作業の開始] ページの [お勧めのオンライン テンプレート] に複数のテンプレートが表示され、Access ウィンドウの左側にある [テンプレート カテゴリ] でカテゴリの 1 つをクリックすると、追加のテンプレートが表示されます。Microsoft Office の Web サイトからは、さらに多くのテンプレートをダウンロードできます (詳細については、次の「Microsoft Office Online からテンプレートをダウンロードする」を参照してください)。
- 使用するテンプレートをクリックします。
- Access ウィンドウの右側のウィンドウでは、データベースの既定のファイル名が [ファイル名] ボックスに表示されます。このファイル名は編集して、別のフォルダを指定できます。作成したデータベースは、必要に応じて Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 サイトにリンクすることもできます。
- [作成] をクリックします (または、Office Online テンプレートの場合は [ダウンロード] をクリックします)。
Access で作成されたデータベースが開きます。フォームが表示され、データの入力を開始できるようになります。
メモ テンプレートにサンプル データが含まれている場合は、次のようにして各レコードを削除できます。
- 削除するレコードの行ヘッダーをクリックします (行ヘッダーは、レコードのすぐ左にあるボックスまたはバーです)。
- [ホーム] タブの [レコード] で [削除] をクリックします。
- データの入力を開始するには、フォーム上の最初の空白のセルをクリックして、データを入力し始めます。レコードをいくつか入力したら、ナビゲーション ウィンドウを使って、使用したいフォームやレポートが他にもあるかどうかを調べることができます。
Microsoft Office Online からテンプレートをダウンロードする
ニーズに合ったテンプレートが [Microsoft Office Access - 作業の開始] ページにない場合は、より多くの選択肢が揃った Office Online の Web サイトで検索できます。
- Access をまだ実行していない場合は、起動します。
データベースを既に開いてある場合は、次の操作を行って [Microsoft Office Access - 作業の開始] ページを表示します。
- (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[データベースを閉じる] をクリックします。
- [Microsoft Office Access - 作業の開始] ページの最下部近くで、[Office Online のその他の内容] の [テンプレート] をクリックします。
Office Online の Web サイトが、新しいブラウザ ウィンドウに表示されます。
- Office Online サイトの検索ツールを使用し、必要なテンプレートを見つけてダウンロードします。
- テンプレートをダウンロードすると、新規のデータベースが次のいずれかのフォルダに保存されます。
- Microsoft Windows Vista の場合 c:\Users\<ユーザー名>\Documents
- Microsoft Windows Server 2003 または Microsoft Windows XP の場合 c:\Documents and Settings\<ユーザー名>\My Documents
このデータベースを次回使用するときは、Access または Windows エクスプローラを使って、この場所からデータベースを開いてください。
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データベースを最初から作成する
ニーズに合ったテンプレートがない場合や、Access にインポートしたいデータが別のプログラムにある場合は、データベースを最初から作成した方が効果的なことがあります。ほとんどの場合、データベースを最初から作成するには、次のいずれかまたは両方を実行する必要があります。
- 新規のテーブルを作成し、テーブルにデータを入力、貼り付け、またはインポートする。
- 外部ソースからデータをインポートして、新規のテーブルが自動的に作成されるようにする。
データベースの計画と設計や、リレーションシップ、フォーム、レポート、またはクエリの作成の詳細については、この記事の [参照] セクションにあるリンクを参照してください。
空のデータベースを作成する
- Access を起動します。
- [Microsoft Office Access - 作業の開始] ページで、[空のデータベース] をクリックします。
![[空のデータベース] ボタン](/global/images/default.aspx?AssetID=ZA101750951041)
- [空のデータベース] ウィンドウで、[ファイル名] ボックスにファイル名を入力します。ファイル名の拡張子を入力しなかった場合は、拡張子が自動的に追加されます。ファイルの既定の保存場所は次のいずれかです。
- Microsoft Windows Vista の場合 c:\Users\<ユーザー名>\Documents
- Microsoft Windows Server 2003 または Microsoft Windows XP の場合 c:\Documents and Settings\<ユーザー名>\My Documents
この場所を変更するには、[ファイル名] ボックスの隣にある 
(参照) をクリックし、新しい場所を参照して選択し、[OK] をクリックします。
- [作成] をクリックします。
データベースが作成され、Table1 という名前の空のテーブルがデータシート ビュー (データシート ビュー : テーブル、フォーム、クエリ、ビュー、またはストアド プロシージャのデータを行/列形式で表示するウィンドウ。データシート ビューでは、フィールドの編集、データの追加と削除、およびデータの検索が行えます。)で開きます。
- カーソルは [新しいフィールドの追加] 列の最初の空白セルに置かれます。
データを追加するには、データを入力するか、この記事の「外部ソースのデータを Access のテーブルに貼り付ける」の説明に従って、外部ソースからデータを貼り付けます。
メモ
この時点でデータを入力しない場合は、
(閉じる) をクリックします。
テーブルを追加する
[作成] タブの [テーブル] にあるツールを使用すると、新しいテーブルを既存のデータベースに追加できます。
データシート ビューで空白のテーブルを作成するには、[テーブル] をクリックします。データシート ビューを使用してデータの入力を直ちに開始し、データ入力と同時にテーブル構造を自動的に作成することも、デザイン ビュー (デザイン ビュー : データベース オブジェクト (テーブル、クエリ、フォーム、レポート、マクロ、およびデータ アクセス ページ) のデザインを表示するウィンドウ。デザイン ビューでは、新しいデータベース オブジェクトの作成と既存のデータベース オブジェクトの変更ができます。)を使用してまずテーブル構造を作成してからデータシート ビューに切り替えてデータを入力することもできます。どちらのビューを先に使用した場合でも、Access ウィンドウのステータス バーにある表示ボタンを使用して、もう一方のビューにいつでも切り替えることができます。
データシート ビューを先に使用してテーブルを挿入する データシート ビューでは、データの入力を直ちに開始し、テーブル構造をバックグラウンドで作成できます。フィールド名には番号が割り当てられ (Field1、Field2 など)、入力したデータの種類に基づいてフィールドのデータ型が設定されます。
- [作成] タブの [テーブル] で [テーブル] をクリックします。
- テーブルが作成され、[新しいフィールドの追加] 列の最初の空のセルが選択されます。
メモ [新しいフィールドの追加] 列が表示されない場合は、データシート ビューではなくデザイン ビューが有効になっている可能性があります。データシート ビューに切り替えるには、ナビゲーション ウィンドウでテーブルをダブルクリックします。新しいテーブルの名前を入力するよう求めるメッセージが表示された後で、データシート ビューに切り替わります。
- [データシート] タブの [フィールドと列] で [新しいフィールド] をクリックします。
[フィールド テンプレート] ウィンドウが開き、よく使用されるフィールド型が一覧表示されます。いずれかのフィールド型をデータシートにドラッグすると、そのフィールド型の名前の付いたフィールドが追加され、プロパティがフィールド型に適した値に設定されます。プロパティは後で変更できます。フィールドは、データが含まれているデータシートの領域にドラッグする必要があります。フィールドの場所を示す垂直の挿入バーが表示されます。
- データを追加するには、最初の空のセルに入力し始めるか、この記事で後述するように、外部ソースからデータを貼り付けます。
- 列 (フィールド) の名前を変更するには、列見出しをダブルクリックしてから、新しい名前を入力します。[フィールド リスト] ウィンドウに表示されたときに内容がわかるように、各フィールドには、その内容と関連した名前を付けることをお勧めします。
- 列を移動するには、列見出しをクリックして列を選択し、新しい場所までドラッグします。連続した複数の列を選択し、すべての列を一度に新しい場所までドラッグすることもできます。
デザイン ビューを先に使用してテーブルを挿入する デザイン ビューでは、新しいテーブルの構造をまず作成します。その次に、データシート ビューに切り替えてデータを入力するか、貼り付けや追加などの方法でデータを入力します。
- [作成] タブの [テーブル] で [テーブル デザイン] をクリックします。
- テーブル内のフィールドごとに、名前を [フィールド名] 列に入力し、データ型を [データ型] ボックスから選択します。
メモ [フィールド名] 列と [データ型] 列が表示されない場合は、デザイン ビューではなくデータシート ビューが有効になっている可能性があります。デザイン ビューに切り替えるには、Access ウィンドウのステータス バーにある [デザイン ビュー] ボタンをクリックします。新しいテーブルの名前を入力するよう求めるメッセージが表示された後で、デザイン ビューに切り替わります。
- [説明] 列には、必要に応じて各フィールドの説明を入力できます。入力した説明は、そのフィールドの上にカーソルを置いたときにステータス バーに表示され、[フィールド リスト] ウィンドウからフォームまたはレポートにフィールドをドラッグすることによって作成したすべてのコントロール、およびフォーム ウィザードまたはレポート ウィザードによってそのフィールド用に作成されたすべてのコントロールのステータス バー テキストとして使用されます。
- すべてのフィールドを追加した後、テーブルを保存します。
- (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[上書き保存] をクリックします。
- データシート ビューに切り替えて、最初の空のセルをクリックしたら、テーブルにデータをいつでも入力し始めることができます。次のセクションで説明するように、外部ソースからデータを貼り付けることもできます。
データを入力し始めた後でテーブルにフィールドを追加するには、データシート ビューの [新しいフィールドの追加] 列で入力を開始するか、[データシート] タブの [フィールドと列] にあるコマンドを使用します。
テーブル テンプレートの使用を含め、テーブル作成の詳細については、「データベースのテーブルを作成する」を参照してください。
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外部ソースのデータを Access のテーブルに貼り付ける
データが現在 Office Excel 2007 などの別のプログラムに保存されている場合、そのデータをコピーして、Access のテーブルに貼り付けることができます。一般に、この方法は、Excel のワークシートのようにデータが既に列に分かれている場合に最適に機能します。データが文書処理プログラムに保存されている場合は、データの列をタブを使用して区切るか、またはデータを、コピーする前に文書処理プログラムで表に変換することをお勧めします。特に Access の操作に慣れていない場合、データの編集や操作 (姓名を姓と名に分けるなど) が必要なときは、データを変換する前に処理しておくことをお勧めします。
データを空のテーブルに貼り付けると、そのデータの種類に基づいて各フィールドのデータ型が設定されます。たとえば、貼り付けられたフィールドに日付だけが含まれる場合、そのフィールドには日付/時刻型が設定されます。貼り付けられたフィールドに "はい" と "いいえ" だけが含まれる場合、そのフィールドには Yes/No 型が設定されます。
Access では、貼り付けられたデータの最初の行の内容を使用してフィールドに名前が付けられます。貼り付けられたデータの最初の行が他の行と似た種類である場合、最初の行はデータの一部と判断され、フィールドに汎用的な名前 (F1、F2 など) が割り当てられます。貼り付けられた最初の行が以降の行と似ていない場合、最初の行はフィールド名で構成されていると判断されます。その行に従ってフィールドの名前が付けられ、最初の行はデータには含められません。
汎用的なフィールド名が割り当てられた場合、混乱を避けるためにそのフィールドの名前をできるだけ早く変更する必要があります。次の手順を実行します。
- テーブルを保存します。
- (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[上書き保存] をクリックします。
- データシート ビューで、各列見出しをダブルクリックし、それぞれの列に有効なフィールド名を入力します。データ上に入力しているように見えますが、列見出しの行にはフィールド名が含まれ、データは含まれていません。
- テーブルを再び保存します。
メモ フィールド名の変更は、デザイン ビューに切り替えて、そこで編集して行うこともできます。デザイン ビューに切り替えるには、ナビゲーション ウィンドウでテーブルを右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。データシート ビューに戻るには、ナビゲーション ウィンドウでテーブルをダブルクリックします。
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外部ソースからデータをインポートする
別のプログラムで収集したデータを Access にインポートしたり、他のプログラムにデータを格納している人と共同で作業する際に、この相手のデータを Access で使用したりすることが必要になる場合があります。いずれの場合も、Access を使用すると、外部プログラムからデータを簡単にインポートできます。データは、Excel ワークシート、別の Access データベースのテーブル、SharePoint リストなど、さまざまな外部ソースからインポートできます。インポートのプロセスはソースごとに多少異なりますが、次の手順に従うと、データのインポートを開始できます。
- [外部データ] タブの [インポート] で、インポートするファイルの種類に対応するコマンドをクリックします。
たとえば、Excel ワークシートからデータをインポートする場合は [Excel] をクリックします。適切なプログラムの種類が見つからない場合は、[その他] をクリックします。
メモ [インポート] に適切な形式がない場合は、そのデータを作成した元のプログラムを起動し、そのデータを一般的なファイル形式 (区切り記号付きテキスト ファイル (区切り記号付きテキスト ファイル : 個々のフィールドの値がコンマやタブなどの文字で区切られているデータを含むファイルです。)など) で保存してから、Access にインポートします。
- [外部データの取り込み] ダイアログ ボックスで、[参照] をクリックしてソース データ ファイルを参照するか、ソース データ ファイルの完全なパスを [ファイル名] ボックスに入力します。
- [カレント データベースのデータの保存方法と保存場所を指定してください。] で、適切なオプションをクリックします。インポートしたデータを使って新しいテーブルを作成するか、既存のテーブルにデータを追加するか、データ ソースとのリンクを維持するリンク テーブルを作成できます。
- [OK] をクリックします。
インポート ウィザードが起動します。
- インポート ウィザードに表示される手順に従います。実際の手順は、どのインポート オプションやリンク オプションを選択したかによって異なります。
- ウィザードの最後のページで、[完了] をクリックします。
完了したインポート操作の詳細情報を保存するかどうかを問うメッセージが表示されます。
新しいテーブルにデータがインポートされ、テーブルがナビゲーション ウィンドウの [テーブル] に表示されます。
Access へのデータのインポートの詳細については、この記事の [参照] セクションにあるリンクを参照してください。
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既存の Access データベースを開く
- (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。
- [ファイルを開く] ダイアログ ボックスのショートカットをクリックするか、[探す場所] ボックスで、目的のデータベースが含まれているドライブまたはフォルダをクリックします。
- フォルダ リストで、目的のデータベースが含まれるフォルダが開くまでダブルクリックしていきます。
- データベースが見つかったら、次のいずれかの操作を行います。
- 既定の開くモードでデータベースを開くには、データベースをダブルクリックします。
- マルチユーザー (マルチユーザー データベース (共有データベース) : 複数のユーザーが同じデータ セットに同時にアクセスして、データを変更できるデータベースです。)環境において共有アクセスでデータベースを開き、データベースの読み取りと書き込みを他のユーザーも同時に行うことができるようにするには、[ファイルを開く] をクリックします。
- 読み取り専用アクセスでデータベースを開き、データベースの表示のみを可能にして編集は不可能にするには、[開く] ボタンの横にある下向き矢印をクリックし、[読み取り専用として開く] をクリックします。
- 排他アクセスでデータベースを開き、開いているデータベースを他のユーザーが開けないようにするには、[開く] ボタンの横にある下向き矢印をクリックし、[排他モードで開く] をクリックします。
- データベースを読み取り専用で開くには、[ファイルを開く] ボタンの横にある矢印をクリックし、[排他および読み取り専用で開く] をクリックします。他のユーザーは引き続きデータベースを開くことができますが、実行できるのは読み取り専用アクセスのみです。
開きたいデータベースが見つからない場合
- [ファイルを開く] ダイアログ ボックスで [マイ コンピュータ] アイコンをクリックするか、[探す場所] ボックスで [マイ コンピュータ] をクリックします。
- ドライブの一覧で、データベースが存在すると思われるドライブを右クリックし、[検索] をクリックします。
- 検索条件を入力し、Enter キーを押してデータベースを検索します。
- データベースが見つかったら、[検索結果] ダイアログ ボックスでデータベースをダブルクリックして開きます。
- [ファイルを開く] ダイアログ ボックスから検索を行ったため、データベースを開くには、そのダイアログ ボックスの [キャンセル] をクリックする必要があります。
メモ データ ファイルを外部ファイル形式 (dBASE、Paradox、Microsoft Exchange、Excel など) で直接開くことができます。また、Microsoft SQL Server や Microsoft FoxPro などのあらゆる ODBC データ ソース (ODBC データ ソース : ODBC (Open Database Connectivity) プロトコルをサポートするプログラムやデータベースのデータにアクセスする場合に必要なデータと情報のことです。)も直接開くことができます。そのデータ ファイルと同じフォルダ内に新しい Access データベースが自動的に作成され、外部データベース内の各テーブルへのリンクが追加されます。
ヒント
-
直前に作業していたデータベースを開くには、[Microsoft Office Access - 作業の開始] ページの [最近使用したデータベースを開く] ボックスの一覧にあるファイル名をクリックします。データベースが開き、前回そのデータベースを開いたときと同じオプション設定が適用されます。最近使用したファイルの一覧が表示されない場合は、 (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[Access のオプション] をクリックします。[Access のオプション] ダイアログ ボックスが表示されます。[詳細設定] カテゴリをクリックし、[表示] セクションの [最近使用したファイルの一覧に表示するファイルの数] チェック ボックスをオンにします。このチェック ボックスをオンにすると、一覧に表示する最近使用したファイルの数を指定できます (最大 9 ファイル)。
-
(Microsoft Office ボタン) をクリックし、[ファイルを開く] コマンドを使用してデータベースを開いている場合は、[ファイルを開く] ダイアログ ボックスの [最近使ったドキュメント] をクリックして、以前に開いたデータベースへのショートカットの一覧を表示できます。
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スプレッドシートまたは他のプログラムからデータをインポートする
他のデータベースまたは表計算プログラムを使用したことがある場合は、そのアプリケーションの動作およびデータベースの使用目的の基本事項について知っていることと思われます。Access は、リレーショナル データベース (リレーショナル データベース : 情報をテーブルに格納するデータベースの一種。2 つのテーブルの値を照合し、一方のテーブルのデータともう一方のテーブルのデータを関連付けます。通常、リレーショナル データベースでは特定のデータを保存するのは一度だけです。)を作成できるという点で他の多くのデータベース アプリケーションと異なります。また、SQL Server などの他のデータベース アプリケーションを操作するためのオプションも多数用意しています。
このセクションの内容
Excel ワークシートを Access にインポートする
Excel で一覧を作成してから Access を使用するというのは、ごく一般的な順序です。Excel は一覧の作成に適していますが、一覧のサイズが大きくなるにつれて、整理や更新がしにくくなります。このような場合は、Access に一覧を移動することが必要となります。
データベース テーブルとワークシートは、どちらも行と列にデータが格納されるという点で構造的に似ています。その結果、ワークシートは簡単にデータベース テーブルにインポートできます。データをワークシートに格納する場合とデータベースに格納する場合の主な違いは、データがどのように整理されるかということです。ワークシート全体をデータベースの新しいテーブルとしてインポートするのみでは、データの整理や更新に関連した問題は解決されません。このことは、ワークシートに冗長なデータが含まれている場合に特に当てはまります。これらの問題を解決するには、スプレッドシートのデータを、関連するデータごとにまとめた別々のテーブルに分割する必要があります。テーブル内にデータを配置する方法の詳細については、「データベース設計の基本」を参照してください。
Access には、この処理を行うために使用できるテーブル正規化ウィザードが備わっています。データをテーブルにインポートしてからこのウィザードを使用すると、テーブルをそれぞれが固有のデータのみを含んだ複数のテーブルに分割できます。また、このウィザードでは、テーブル間に必要なリレーションシップも作成されます。リレーションの詳細については、この記事の「データベースのリレーションシップについて」を参照してください。
Excel ワークシートを新しい Office Access 2007 データベースのテーブルとしてインポートする
- (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[新規作成] をクリックします。
- [ファイル名] ボックスに新しいデータベースの名前を入力し、[作成] をクリックします。
- Table1 を閉じます。
Table1 のデザインに加えた変更を保存するかどうかを確認するメッセージが表示されたら、[いいえ] をクリックします。
- [外部データ] タブの [インポート] で [Excel] をクリックします。
- [外部データの取り込み] ダイアログ ボックスで [参照] をクリックします。
- [ファイルを開く] ダイアログ ボックスを使用して、ファイルを検索します。
- ファイルを選択して、[開く] をクリックします。
- [外部データの取り込み] ダイアログ ボックスで、[カレント データベースの新しいテーブルにソース データをインポートする] チェック ボックスがオンになっていることを確認します。
- [OK] をクリックします。
ワークシート インポート ウィザードが開き、データに関する質問がいくつか表示されます。
- ウィザードの指示に従って操作し、[次へ] または [戻る] をクリックしてページ間を移動します。ウィザードの最後のページで [完了] をクリックします。
メモ 完了したインポート操作に関する詳細情報を保存するかどうかを確認するメッセージが表示されます。同じインポート操作を再び実行する可能性がある場合は、[はい] をクリックし、詳細情報を入力します。[外部データ] タブの [インポート] で [保存済みのインポート操作] をクリックすると、この操作を後で簡単に再生できます。操作の詳細を保存しない場合は、[閉じる] をクリックします。
データが新しいテーブルにインポートされ、ナビゲーション ウィンドウの [すべてのテーブル] に表示されます。
テーブル正規化ウィザードを使用してデータを整理する
データが Access テーブルにインポートされたら、テーブル正規化ウィザードを使って、繰り返しデータをすばやく識別できます。さらに、繰り返しデータを別々のテーブルに整理して、データが効率的に格納されるようにすることもできます。Access では、元のテーブルをバックアップとして保存してから、データベース アプリケーションの基礎として使用できる新しいテーブルが作成されます。
- 正規化するテーブルが含まれている Access データベースを開きます。
- [データベース ツール] タブの [解析] で [テーブルの正規化] をクリックします。
テーブル正規化ウィザードが開きます。
このウィザードには、正規化を初めて行う方のために、正規化について簡単に説明したチュートリアルが 2 ページ用意されています。このページのボタンをクリックすると、例が表示されます。チュートリアルのページが表示されずに [テーブル正規化ウィザードの紹介の画面を表示する] チェック ボックスが表示される場合は、チェック ボックスをオンにして [戻る] を 2 回クリックすると、チュートリアルを表示できます。チュートリアルを一度読んだ後で今後は表示しないようにするには、チェック ボックスをオフにします。
- 「多くの重複データを含むフィールドがあるテーブルを選択してください。」という文章で始まるページで、正規化するテーブルを選択して [次へ] をクリックします。
- どのフィールドをどのテーブルに入れるかは、ウィザードに決定させることも、手動で決定することもできます。ウィザードの推奨に従った場合でも、ウィザードの次のページでテーブルのレイアウトを変更できます。
メモ どのフィールドをどのテーブルに入れるかをウィザードに決定させると、データの量が多くない場合などは特に、テーブルのレイアウトがデータに適していないことがあります。ウィザードの処理の結果は必ずよく確認してください。その一方で、ウィザードによって推奨されたレイアウトの方が自分で考えていたものより効率的な場合もあるので、ウィザードの推奨を少なくとも一度試してみることをお勧めします。ウィザードの処理の結果に満足がいかない場合は、フィールドを手動で並べ替えることができ、[戻る] をクリックすれば、いつでもすべてのフィールドを手動で配置できます。
- [次へ] をクリックします。このページでは、どのテーブルにどのフィールドを入れるかを指定します。ウィザードに決定させることを選択した場合は、リレーションシップ ラインで接続された複数のテーブルが作成されます。それ以外の場合は、すべてのフィールドを含んだテーブルが 1 つだけ作成されます。いずれの場合も、このページで変更を加えることができます。
- テーブルのフィールドをこのページの空白領域にドラッグすると、それらのフィールドを含んだ新しいテーブルを作成できます。テーブル名を指定するように求めるメッセージが表示されます。
- あるテーブルのデータを別のテーブルに移した方が効率的に格納できると考えられる場合は、テーブル間でフィールドをドラッグすることもできます。
- ほとんどのテーブルには、[ID] フィールドまたは [固有の ID が 生成されました] フィールドが含まれています。ID フィールドの詳細を表示するには、ウィザードの右上隅にある [ヒント] をクリックしてください。
- 変更を元に戻すには、[元に戻す] ボタンをクリックします。
- テーブルの名前を変更するには、テーブルのタイトル バーをダブルクリックして、新しい名前を入力し、[OK] をクリックします。
- フィールドのレイアウトが希望どおりになったら、[次へ] をクリックします。
- 値が非常に似ているレコードがウィザードによって見つけられると、誤入力の可能性がある値として識別され、画面に表示されます。値が表示されたら、それをどのように処理するかを確認できます。一覧をスクロールして、[候補] 列に値が表示されている項目を見つけたら、ドロップダウン リストの適切な項目をクリックします。[(修正しない)] を選択して、これらの値がウィザードによって変更されないようにします。処理が完了したら、[次へ] をクリックします。
- 元のテーブルに似たクエリを作成するかどうかを確認するメッセージが表示されます。元のテーブルに基づいてフォームやレポートを既に作成してある場合は、このクエリを作成することをお勧めします。[作成する] を選択すると、元のテーブル名は "_OLD" を追加したものに変更され、新しいクエリに元のテーブル名が付けられます。テーブルに基づいて作成されたフォームやレポートは、このクエリを使用するようになりますが、以前と同様に機能します。
- [完了] をクリックします。
指定した設定に基づいて新しいテーブルが作成され、自動的に開きます。結果の確認が終わったら、テーブルを閉じます。
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他のプログラムのデータを操作する
Office Access 2007 には、他のプログラムに格納されたデータを操作する機能が用意されています。
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複数バージョンの Access で以前のバージョンのデータベースを使用する
Access 2000 以降で作成した Access データベースまたは Access プロジェクトは、ファイルのセキュリティが有効になっている場合でも、作成に使用したバージョンとそれ以降の任意のバージョンの Access で使用できます。たとえば、Access 2000 で作成したファイルは Access 2000 から Office Access 2007 で使用でき、Access 2002/2003 で作成したファイルは Access 2002/2003 および Office Access 2007 で使用できます。
以前のバージョンの Access で作成したデータをそのまま保持しながら、それより新しいバージョンの Access を使用しているユーザーが、そのデータにリンクして新しいバージョンの一部の機能を活用できるようにする場合があります。これらの機能を使用できるようにするには、新しいバージョンで (テーブルを除き、フォーム、レポート、クエリ、マクロのすべてが含まれている) 新しい "フロントエンド" データベースを作成し、以前のバージョンで作成したファイルのテーブルにリンクします。データベースが単一のファイルに格納されているか、またはフロントエンド/バックエンド アプリケーション (フロント エンド/バック エンド アプリケーション : "バック エンド" データベース ファイルと "フロント エンド" データベース ファイルから成るアプリケーション。バック エンド データベース ファイルには、テーブルが含まれています。フロント エンド データベース ファイルには、その他のすべてのデータベース オブジェクトとバック エンド データベースのテーブルへのリンクが含まれています。)に分割されているかどうかに応じて、次のいずれかの手順を実行します。
複数バージョンの Access で単一ファイルの Access データベースを使用する
Access データベースのテーブルやフォームなどのすべてのオブジェクトが 1 つの .mdb ファイルに格納されていて、複数のバージョンの Access でそのデータベースを使用する場合は、それらのバージョンで新しいフロントエンド データベースを作成し、元のファイルにリンクします。以前のバージョンの Access を使用しているユーザーは、引き続き元のデータベースを使用できます。それより新しいバージョンを使用しているユーザーは、新しいフロントエンド データベースを介して同じデータにリンクできます。
- 以下の手順に従って、データベースを最新の 3 つの形式 (Access 2000、Access 2002/2003、Access 2007) のいずれかに変換します。次に説明するコマンドを使用すると、元のデータベースは元の形式で保持され、指定した形式でコピーが作成されます。
- Access ファイルを閉じます。ファイルがサーバーまたは共有フォルダに置かれたマルチユーザー Access データベースの場合は、他のユーザーがそのデータベースを開いていないことを確認します。
- Access 2007 を起動します。
- (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。
- 変換するファイルの場所を参照し、ファイルをダブルクリックして開きます。
メモ データベースを拡張するかどうかを確認する [データベースの拡張] ダイアログ ボックスが表示されたら、[いいえ] をクリックします。
- データベースを起動したときにフォームが開いたら、フォームを閉じます。
- (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[名前を付けて保存] をポイントします。次に、[データベースを他の形式で保存] で、変換後のファイル形式をクリックします。
- [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスに、新しいデータベースの名前を入力します。
メモ 新しいデータベースを別の場所に保存しない限り、元のデータベースとは異なる名前をデータベースに付ける必要があります。いずれの場合も、フロントエンド データベースとバックエンド データベースを簡単に区別できるように、別の名前を使用することをお勧めします。ただし、変換先の形式が Access 2007 の場合は、ファイル名の拡張子が .mdb から .accdb に変わるので、同じファイル名を使用してもかまいません。
- [保存] をクリックします。
- 変換したデータベースを、以下の手順に従ってフロントエンド/バックエンド アプリケーションに分割します。
- [データベース ツール] タブの [データの移動] で、[Access データベース] をクリックします。
- [データベース分割ツール] ダイアログ ボックスの [データベースの分割] をクリックします。
- バックエンド データベースの名前を入力し、[分割] をクリックします。
- 元のデータベースを削除しないように注意して、データベース分割ツールによって作成されたバックエンド データベースを削除します。
- 元のデータベース内のテーブルに新しいフロントエンド データベースをリンクします。 [データベース ツール] タブの [データベース ツール] で [リンク テーブル マネージャ] をクリックします。
- [すべて選択] をクリックして、[リンク先を更新するためのプロンプトを毎回表示する] チェック ボックスをオンにします。
- [OK] をクリックして、古いバージョンのデータベースを参照し、データベースをダブルクリックします。
すべてが正常に完了すると、選択したすべてのリンク テーブルが正しく更新されたことを示すメッセージが表示されます。
これで、新しいフロントエンド データベースを拡張して、Access 2000、Access 2002/2003、または Access 2007 にアップグレードしたユーザー向けの新しい機能をサポートできるようになりました。以前のバージョンのユーザーも、古いバージョンのデータベースをそのまま使用できます。
必要に応じて、新しいフロントエンド データベースをさらに別のバージョンに変換することもできます。たとえば、元のデータベースが Access 2000 形式であった場合、Access 2002/2003 のユーザー用に Access 2002/2003 フロントエンド データベースを作成し、Access 2007 のユーザーにはそのバージョンのフロントエンド データベースを作成できます。両方のバージョンのフロントエンド データベースが、Access 2000 ファイルのデータにリンクします。
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複数バージョンの Access でフロントエンド/バックエンド アプリケーションを使用する
Access データベースが既にフロントエンド/バックエンド アプリケーション (フロント エンド/バック エンド アプリケーション : "バック エンド" データベース ファイルと "フロント エンド" データベース ファイルから成るアプリケーション。バック エンド データベース ファイルには、テーブルが含まれています。フロント エンド データベース ファイルには、その他のすべてのデータベース オブジェクトとバック エンド データベースのテーブルへのリンクが含まれています。)として構成されている場合は、フロントエンドのみを Access 2000、Access 2002/2003、または Access 2007 ファイル形式に変換するだけで済みます。バックエンド データベースを変更する必要はありません。
以下の手順は、[Save Database As] コマンドを使用して、フロントエンド データベースを最新の 3 つの形式 (Access 2000、Access 2002/2003、Access 2007) のいずれかに変換する方法を示します。このコマンドを使用すると、元のデータベースが元の形式で保持され、指定した形式でコピーが作成されます。
- フロントエンド データベースを閉じます。ファイルがサーバーまたは共有フォルダに置かれたマルチユーザー Access データベースの場合は、他のユーザーがそのデータベースを開いていないことを確認します。
- Access 2007 を起動します。
- (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。
- フロントエンド データベースの場所を参照し、データベースをダブルクリックして開きます。
メモ データベースを拡張するかどうかを確認する [データベースの拡張] ダイアログ ボックスが表示されたら、[いいえ] をクリックします。
- データベースを開いたときにフォームが表示されたら、フォームを閉じます。
- (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[名前を付けて保存] をポイントします。次に、[データベースを他の形式で保存] で、変換後のファイル形式をクリックします。
- [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスに、新しいデータベースの名前を入力します。
- [保存] をクリックします。
これで、新しいフロントエンド データベースを拡張して、Access 2000、Access 2002/2003、または Access 2007 にアップグレードしたユーザー向けの新しい機能をサポートできるようになりました。
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