ここでは、データベースの定義、データベースを使用する理由、データベースの構成要素など、データベースに関する一般的な情報を提供します。Microsoft Office Access 2007 データベースの用語を使用して説明しますが、その概念はすべてのデータベース製品に共通です。

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• データベースとは

• Access データベースの構成要素

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データベースとは

データベースは、情報を収集し、有機的にまとめるためのツールです。データベースには、ユーザー、製品、発注情報など、あらゆる情報を格納できます。多くの場合、データベースは、最初は文書処理プログラム内のリストや、スプレッドシートの形式をとります。ところがリストが大きくなってくると、データが重複したりデータの不整合が生じたりします。このため、リストの形式ではデータを把握しにくくなり、データの一部を検索したり、取り出して確認する方法も限られてしまいます。このような問題が起こり始めたら、Office Access 2007 のようなデータベース管理システム (DBMS) でデータベースを作成し、そこにデータを移行することを検討してください。

コンピュータ管理のデータベースは、オブジェクトのコンテナとして機能します。こうしたデータベースには、複数のテーブルを格納できます。たとえば、在庫管理システムで 3 つのテーブルを使用したい場合は、3 つのデータベースを作成するのではなく、3 つのテーブルを格納したデータベースを 1 つだけ作成します。ソースの異なるデータやコードを使用するように指定されている場合は別ですが、通常、Access データベースのテーブルは、フォーム、レポート、マクロ、モジュールなどのその他のオブジェクトと一緒に、単一のファイルに格納されます。Access 2007 で作成されたデータベースのファイル拡張子は、.accdb です。それ以前の Access で作成されたデータベースの拡張子は、.mdb です。Access 2007 では、以前のファイル形式 (たとえば Access 2000、Access 2002、Access 2003 の形式) でもファイルを作成できます。

Access を使用すると、次のことを実行できます。

• データベースに新規データを追加する (たとえば、在庫に新しい品目を追加するなど)。
• データベース内の既存のデータを編集する (たとえば、品目の現在の場所を変更するなど)。
• 情報を削除する (たとえば、品目が売却された場合や破棄された場合)。
• データをさまざまな方法で編成し、表示する。
• レポート、電子メール メッセージ、イントラネット、インターネットなどを使って、データを共有する。

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Access データベースの構成要素

ここでは、一般的な Access データベースの構成要素について簡単に説明します。各要素の詳細については、「関連項目」のリンク先を参照してください。

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• テーブル

• フォーム

• レポート

• クエリ

• マクロ

• モジュール

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テーブル

データベース テーブルは、外見上も、データを行と列に格納するところも、スプレッドシートとよく似ています。このため、一般にスプレッドシートは、非常に簡単にデータベース テーブルにインポートすることができます。スプレッドシートとデータベースの主な違いは、格納するデータの編成方法にあります。

データベースの柔軟性を最大限に活用するためには、重複が生じないようにデータをテーブルに編成する必要があります。たとえば従業員に関する情報をデータベースに格納する場合は、各従業員のデータが重複しないように注意しながら従業員データ専用のテーブルにデータを入力します。同様に、製品情報や支店情報も、それぞれ専用のテーブルに格納します。この作業を "正規化" と呼びます。

テーブル内の各行を "レコード" と呼びます。レコードには、情報の断片が格納されます。そして、どのレコードも、1 つ以上のフィールドで構成されます。これらのフィールドは、テーブル内の列に相当します。たとえば、従業員テーブルのレコード (行) に各従業員の情報を格納し、フィールド (列) にその従業員の姓、名前、住所などの情報を格納することができます。フィールドには、テキスト、日付と時刻、数値など、そこに格納するデータのデータ型を指定する必要があります。

データベース内のレコードとフィールドは、図書館のカードにたとえることができます。レコードは、図書館のキャビネット内の 1 枚 1 枚のカードに相当します。そしてフィールドは、キャビネット内の各カードに記載されている情報 (著作者名、書名など) に相当します。

フォーム

別名は、"データ入力画面" です。フォームは、データ操作のためのインターフェイスであり、さまざまなコマンドの実行ボタンが含まれているのが一般的です。フォームを使わず、テーブル データシートのデータを編集してデータベースを作成する方法もありますが、ほとんどの場合は、フォームを使ってテーブル内のデータを表示したり、編集したり、テーブルにデータを入力したりします。

フォームの形式は、データ操作に適しています。フォームには、コマンド ボタンのような関数要素も追加できます。こうしたボタンをプログラムすることにより、フォームに表示するデータの選択、その他のフォームまたはレポートを開くなど、さまざまなタスクを実行することができます。たとえば、顧客データを扱う顧客フォームのボタンから、注文書を開き、その顧客の新規発注内容を入力することができます。

フォームを使って、その他のユーザーによるデータベース内のデータ操作を制御することもできます。たとえば、特定のフィールドだけを表示し、特定の操作の実行だけを許可するフォームを作成することができます。このようなフォームを使用すると、データを保護できるだけでなく、確実に正しく入力することができます。

レポート

レポートは、テーブル内のデータの要約を表示するものであり、その内容は通常、"今年度、各顧客にどのくらいの金額を売り上げたか"、"顧客の所在地はどこか" のような特定の質問に対する回答になっています。情報が最も読みやすく表示されるように、レポートごとに書式を設定できます。

レポートはいつでも実行可能です。このため、レポートには常にデータベース内の最新のデータが反映されています。通常、印刷用の書式を設定しますが、コンピュータの画面に表示したり、別のプログラムにエクスポートしたり、電子メールで送信することもできます。

クエリ

データベースの真価は、さまざまな関数を実行するクエリにあります。最も一般的なクエリ関数は、テーブルから特定のデータを取得する関数です。クエリを使用すると、複数のテーブルに散らばって格納されているデータを単一のデータシート内に表示することができます。また、データをフィルタする基準を追加して、必要なレコードだけを表示することもできます。クエリは、通常、フォームやレポートのレコード ソースとして機能します。

更新可能なクエリもあります。これは、クエリ データシートを利用して、基になるテーブル内のデータを編集できるということです。更新可能なクエリを使用するときは、クエリ データシートでの変更内容は、同時にテーブルにも適用されているという点に注意してください。

クエリには、選択クエリとアクション クエリがあります。選択クエリは、データを取得し、使用できるようにします。クエリの結果は、コンピュータの画面に表示したり、印刷したり、クリップボードにコピーしたりできます。また、フォームやレポートのレコード ソースとして使用することもできます。

アクション クエリは、名前のとおり、データ関連のタスクを実行します。たとえば、新しいテーブルの作成、既存のテーブルへのデータの追加、データの更新/削除などに利用できます。

マクロ

Access のマクロは、データベースに機能を追加するための簡易プログラミング言語として使用することができます。たとえば、フォーム上のコマンド ボタンに、ボタンのクリック時に実行されるマクロを割り当てることができます。マクロには、レポートを開く、クエリを実行する、データベースを閉じるなどのタスクを実行するアクションが含まれます。マクロを使用すると、手動で行うほとんどのデータベース操作を自動化できるので、作業時間を大幅に短縮することができます。

モジュール

モジュールは、データベースに機能を追加するためのオブジェクトです。マクロとよく似ていますが、作成方法が異なっています。マクロは、Access のマクロ アクション リストを基に作成します。一方、モジュールは、Visual Basic for Applications (VBA) (Visual Basic for Applications (VBA): Microsoft Windows ベースのアプリケーションの作成に使用される Visual Basic のマクロ言語バージョン。いくつかの Microsoft プログラムで使用できます。) プログラミング言語で記述します。モジュールは、宣言、ステートメント、プロシージャで構成され、この単位でまとめて格納されます。モジュールには、クラス モジュールと標準モジュールがあります。クラス モジュールは、フォームやレポートに追加されます。このモジュールには、通常、追加先のフォームまたはレポートに固有のプロシージャが含まれています。標準モジュールには、特定のオブジェクトに関連付けられていない、汎用プロシージャが含まれています。ナビゲーション ウィンドウの [モジュール] には、標準モジュールのリストが表示されています。クラス モジュールのリストはありません。

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