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Microsoft Office Access 2007 では、単純なものから複雑なものまで、さまざまなレポートを作成できます。レポートの作成を開始する前に、まずレポートのレコード ソースを決定します。レポートとして単純なレコード リストを作成する場合でも、売上高を地域別にグループ化した要約レポートを作成する場合でも、最初に、レポートに表示するデータがどのフィールドに含まれていて、どのテーブルまたはクエリ内にあるかを確認しておく必要があります。 一般に、レコード ソースを選択すると、レポート ウィザードを使って、とても簡単にレポートを作成できるようになります。レポート ウィザードは、Access の機能の 1 つです。一連の質問に回答していくだけで、回答内容に基づいたレポートを自動的に生成することができます。 作業内容
レコード ソースを選択するレポートは、テーブルやクエリから抽出された情報と、レポート デザインに保存されている情報 (ラベル、見出し、グラフィックなど) で構成されます。基になるデータを提供するテーブルやクエリをレポートの "レコード ソース" とも呼びます。レポートに使用するフィールドがすべて 1 つのテーブルに存在している場合は、そのテーブルをレコード ソースとして使用します。フィールドが複数のテーブルに分散している場合は、1 つ以上のクエリをレコード ソースにします。既にデータベース内に存在するクエリを使用する場合と、レポートのニーズに合わせて新しいクエリを作成して使用する場合があります。クエリの詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。 Report ツールを使ってレポートを作成するReport ツールを使用すると、情報を入力する必要がないので、短時間でレポートを作成することができます。レポートには、基になるテーブルまたはクエリのすべてのフィールドが表示されます。Report ツールでは、完成度の高い最終レポートは作成できませんが、基になるデータをざっと確認するという意味では非常に有効です。このレポートを保存した後、ユーザーの目的に合わせて、レイアウト ビューやデザイン ビューで変更を加えることができます。
レポートの内容を確認したら、保存して、レポートを閉じます。また、このレポートのレコード ソースとして使用したテーブルまたはクエリも閉じます。次回このレポートを開くと、レコード ソースから最新のデータが自動的に読み込まれ、表示されます。 レポート ウィザードを使ってレポートを作成するレポート ウィザードでは、レポートに表示するフィールドを細かく選択できます。また、データの並べ替えやグループ化の基準を指定することもできます。あらかじめテーブルとクエリのリレーションシップを指定しておけば、複数のテーブルまたはクエリのフィールドを使用することもできます。リレーションシップの作成の詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。
メモ 複数のテーブルやクエリのフィールドをレポートに含める場合は、レポート ウィザードの最初のページで最初のテーブルやクエリからフィールドを選択した後で [次へ] または [完了] をクリックしないでください。そうではなく、レポートに含めるフィールドをすべて選択するまで、テーブルまたはクエリを選択し、追加するフィールドをクリックする手順を繰り返します。それから、[次へ] または [完了] をクリックして次に進みます。 宛名ラベル ウィザードを使ってラベルを作成する宛名ラベル ウィザードでは、標準サイズのさまざまなラベルを簡単に作成できます。
ラベルの印刷プレビューが表示されるので、実際にラベルを印刷したときのようすを確認できます。Access ステータス バーのスライダを動かして、詳細を拡大表示することもできます。レポートの表示と印刷の詳細については、「レポートを電子メール メッセージとして表示、印刷、または送信する」を参照してください。 メモ 複数の列を表示する場合に使用できるビューは、印刷プレビューのみで、他のビューは単一の列のデータを表示します。 Blank Report ツールを使ってレポートを作成するReport ツールもレポート ウィザードも使用しない場合は、Blank Report ツールを使って、ゼロからレポートを作成できます。特に、レポートに表示するフィールド数が少ない場合、この方法で非常に短時間でレポートを作成できます。Blank Report ツールを使用する手順を以下に説明します。
レポートに各種機能を追加する方法については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。 レポート セクションを理解するAccess では、レポートのデザインはセクションに分割されます。セクションを確認するには、デザイン ビューでレポートを表示します。わかりやすいレポートを作成するには、各セクションでどのような処理が行われるか理解しておく必要があります。たとえば、演算コントロールをどのレポート セクションに配置するかで、結果の計算方法が決まります。ここでは、セクションの種類とその使用方法について簡単に説明します。
コントロールを理解するコントロールは、データを表示したりアクションを実行したりするオブジェクトです。コントロールを使って、ユーザー インターフェイスを拡張するラベルやイメージのような情報を表示したり、操作したりできます。Access では、連結コントロール、非連結コントロール、演算コントロールの 3 種類を使用できます。
レポートを作成する場合、特にレポートのコントロールの大部分を連結コントロールで構成する場合は、最初にすべての連結コントロールを追加してから整理すると効率的です。その後で、[デザイン] タブにある [コントロール] のツールを使用して非連結コントロールと演算コントロールを追加し、デザインをしあげることができます。 コントロールをフィールドに連結するには、コントロールのデータの取得先のフィールドを識別します。選択したフィールドに連結されたコントロールを作成するには、[フィールド リスト] ウィンドウからレポートへフィールドをドラッグします。なお、[フィールド リスト] ウィンドウには、レポートの基になったテーブルまたはクエリのフィールドが表示されています。[フィールド リスト] ウィンドウを表示するには、[デザイン] タブの [コントロール] で [既存のフィールドの追加] をクリックします。 フィールドをコントロールに連結するには、コントロール自体にフィールド名を入力するか、コントロールのプロパティ シートを開き、"ControlSource/コントロール ソース" プロパティの値を入力します。プロパティ シートは、コントロールの名前、データのソース、書式など、コントロールの特性を定義します。 コントロールは、[フィールド リスト] ウィンドウを使って作成することをお勧めします。その理由は次の 2 点です。
作成済みの非連結コントロールをフィールドに連結する場合は、コントロールの "ControlSource/コントロール ソース" プロパティにフィールドの名前を設定します。"ControlSource/コントロール ソース" プロパティの詳細については、"ControlSource/コントロール ソース" に関するヘルプを参照してください。 レイアウト ビューでレポートを微調整する基本的なレポートを作成した後、レイアウト ビューでデザインを微調整できます。実際のレポート データを参考にしながら、列幅を調整したり、列の配置を変更したり、グループ レベルや集計を追加することができます。レポート デザインに新しいフィールドを追加して、レポートとそのコントロールのプロパティを設定することもできます。 レイアウト ビューに切り替えるには、ナビゲーション ウィンドウ内のレポート名を右クリックし、 レポートがレイアウト ビューで表示されます。 レポート、およびレポートのコントロールやセクションのプロパティを変更するには、プロパティ シートを使用します。プロパティ シートを表示するには、F4 キーを押します。 [フィールド リスト] ウィンドウを使って、基になるテーブルやクエリからレポート デザインへフィールドを追加することもできます。[フィールド リスト] ウィンドウを表示するには、以下のいずれかを実行します。
デザイン ビューでレポートを微調整するレポートのデザインの微調整は、デザイン ビューでも行うことができます。新しいコントロールやフィールドをデザイン グリッドに追加すると、これらがレポートに追加されます。プロパティ シートでは多数のプロパティにアクセスし、これらのプロパティを設定してレポートをカスタマイズできます。 デザイン ビューに切り替えるには、ナビゲーション ウィンドウ内のレポート名を右クリックし、 デザイン ビューにレポートが表示されます。 レポート自体、およびレポートに含まれるコントロールやセクションのプロパティを変更するには、プロパティ シートを使用します。プロパティ シートを表示するには、F4 キーを押します。 [フィールド リスト] ウィンドウを使って、基になるテーブルやクエリからレポート デザインへフィールドを追加することもできます。[フィールド リスト] ウィンドウを表示するには、以下のいずれかを実行します。
[フィールド リスト] ウィンドウからフィールドを追加する
フィールドをレポート セクションへドロップすると、フィールドごとに連結テキスト ボックスが作成され、各フィールドの横にラベル コントロールが自動的に配置されます。 レポートにコントロールを追加する一部のコントロールは自動的に作成されます。たとえば、[フィールド リスト] ウィンドウのフィールドをレポートに追加すると、自動的に連結テキスト ボックス コントロールが作成されます。その他の多くのコントロールは、[デザイン] タブの [コントロール] のツールを使って、デザイン ビューで作成できます。 ツール名を確認する
[コントロール] のツールを使ってコントロールを作成する
この手順では、非連結コントロールが作成されます。データを表示するタイプのコントロール (テキスト ボックス、チェック ボックスなど) の場合、そのコントロールの "ControlSource/コントロール ソース" プロパティにフィールド名や式を指定するまで、データは表示されません。詳細については、「コントロールを理解する」を参照してください。 プロパティ シートを表示するデザイン ビューでプロパティ シートを表示するには、次のいずれかの操作を行います。
作業内容を保存するレポート デザインを保存した後は、何度でも繰り返しレポートを実行できます。レポート デザインは変わりませんが、現在のデータはレポートを出力するたびに変化します。レポートの要件が変化する場合は、レポート デザインを編集するか、元のレポート デザインに基づいて、似たような新しいレポートを作成します。 レポート デザインを保存する
レポート デザインを別名で保存する
レポートを電子メール メッセージとして表示、印刷、または送信するレポート デザインを保存した後は、そのデザインを何度でも使用できます。レポート デザインは変わりませんが、レポートを印刷するたびに最新のデータが表示または印刷されます。レポートを変更する必要がある場合は、レポート デザインを修正し、元のデザインに基づいて新たに同様のレポートを作成できます。 レポートを表示するレポートは複数の方法で表示できます。どの方法を選択するかは、レポートとそのデータの目的によって異なります。
メモ レポートに複数の列が設定されている場合、列のレイアウトを確認できるのは印刷プレビューのみです。レイアウト ビューとレポート ビューでは、レポートは単一の列として表示されます。 レポート ビューでレポートを表示するレポート ビューは、ナビゲーション ウィンドウ内のレポートをダブルクリックするときに使用する既定のビューです。まだレポートを開いていない場合は、ナビゲーション ウィンドウ内のレポートをダブルクリックして、レポート ビューでレポートを表示します。 既にレポートを開いている場合は、ナビゲーション ウィンドウでレポート名を右クリックし、[レポート ビュー] をクリックします。 レポート ビューでデータを操作するレポート ビューでは、テキストを選択し、クリップボードにコピーすることができます。行全体を選択するには、選択対象行の横の余白部分をクリックし、ドラッグします。その後、これらの行をクリップボードにコピーするには、次のいずれかの操作を行います。
フィルタを使って必要な行のみを表示するレポート ビューを開いたまま、レポートに直接フィルタを適用することができます。たとえば、"Country/region" 列があるとします。この列が "Canada" の行だけを表示するには、次の手順に従います。
フィルタが作成され、適用されます。 より詳細なフィルタを作成する
フィルタのオンとオフを切り替える[ホーム] タブの [並べ替えとフィルタ] で [フィルタの切り替え] をクリックすると、フィルタを適用した表示と適用していない表示を切り替えることができます。これは、フィルタを解除するのではなく、単にオンとオフを切り替えるだけです。 フィルタを解除する
フィルタをいったん解除すると、[フィルタの切り替え] を使用して元に戻すことはできません。まずフィルタを再作成する必要があります。 メモ レポートにフィルタを適用し、レポートを保存して閉じる場合、フィルタは保存されます。しかし、次回レポートを開くときは、フィルタは適用されません。再度フィルタを適用するには、[ホーム] タブの [並べ替えとフィルタ] で [フィルタの切り替え] をクリックします。 印刷プレビューでレポートをプレビューするナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [印刷プレビュー] をクリックします。 移動ボタンを使用して、レポートのページを順番に表示したり、レポートの任意のページに移動したりできます。
 クリックすると最初のページが表示されます。
 クリックすると前のページが表示されます。
 クリックすると次のページが表示されます。
 クリックすると最後のページが表示されます。
 このボックスにページ番号を入力し、Enter キーを押すと、特定のページにジャンプします。印刷プレビューでは、データを拡大して詳細を表示したり、縮小してページ内のデータの配置を確認したりできます。データを拡大/縮小するには、レポート内にカーソルを置き、マウス ボタンを 1 回クリックします。もう 1 回クリックすると、拡大の場合は縮小、縮小の場合は拡大へ、ズーム効果が切り替わります。Access ステータス バーのズーム コントロールを使っても同じことができます。 印刷プレビューを閉じるには、次のいずれかの操作を行います。
ヒント レポートのプレビュー後、結果を Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel 2007、その他の Office プログラムにエクスポートすることができます。[外部データ] タブの [データをエクスポートする] で希望するファイル形式のボタンをクリックして、指示に従います。 レポートを印刷するレポートは、どのビューで開いているときでも、さらに閉じているときでも印刷できます。印刷を開始する前に、ページ余白、印刷方向などの設定をよく確認します。ページ設定はレポートと共に自動的に保存されるので、1 回設定しておけば、毎回設定し直す必要はありません。変更が必要な場合にのみ、設定し直します。 ページ設定を変更する
レポートをプリンタに送信する
レポートを電子メール メッセージとして送信するレポートを紙に印刷する代わりに、電子メール メッセージとして送信することができます。
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印刷用ページの表示
共有
すべて表示
すべて非表示
(レイアウト ビュー) をクリックします。 
(デザイン ビュー) をクリックします。 
(チェック ボックス) ツールをクリックします。
に変わるのを待ちます。
(Microsoft Office ボタン) をクリックし、[上書き保存] をクリックします。
(縦) または 
(横) をクリックしてページの印刷方向を設定し、
(サイズ) をクリックして用紙サイズを指定し、
(余白) をクリックしてページの余白を調整するなどの操作を実行します。
(電子メール) をクリックします。![[名前を付けてオブジェクトを保存] ダイアログ ボックス](/global/images/default.aspx?AssetID=ZA101543781041)
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