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データベースのテーブル、フォーム、クエリ、およびその他のオブジェクトについて理解すると、フォームへのデータの入力、テーブルの追加または削除、データの検索と置換、クエリの実行など、さまざまな作業をより簡単に実行できるようになります。

ここでは、Microsoft Office Access データベースの構造の概要について説明します。Access には、特定のデータベースの構造を理解するために使用できるツールがいくつか用意されています。また、それぞれのツールを使用する方法、タイミング、およびそのツールが適している理由についても説明します。

• Access データベースの基本を理解する

• データベース内のオブジェクトに関する詳細情報を表示する

• デザイン ビューでテーブルを検索する

• テーブル間のリレーションシップを表示する

• オブジェクト間の依存関係を調べる

Access データベースの基本を理解する

データベースは、顧客の注文の追跡や音楽コレクションの管理など、特定の対象または目的に関する情報の集まりです。データベースがコンピュータに格納されていないか一部だけが格納されている場合、さまざまなソースを統合および整理して情報を追跡する必要があります。

たとえば、仕入先の電話番号が、仕入先電話番号が記入されたカード ファイル、ファイル キャビネット内の製品情報ファイル、および注文情報が格納されたスプレッドシートに記載されているとします。仕入先の電話番号が変わると、この 3 つの場所にあるその仕入先の電話番号をすべて更新する必要があります。適切に設計された Access データベースでは、電話番号が保存されるのは 1 回だけなので、1 か所の情報を更新するだけで済みます。つまり、仕入先の電話番号を更新すると、データベース内でその電話番号を使用しているすべての場所の電話番号が自動的に更新されます。

Access データベース ファイル

Access を使用すると、1 つのファイルですべての情報を管理できます。Access データベース ファイル内では、次のオブジェクトを使用できます。

• データを格納するテーブル。
• 必要なデータだけを検索して抽出するクエリ。
• テーブル内のデータを参照、追加、更新するフォーム。
• 指定のレイアウトでデータを分析または印刷するレポート。

 1 つのテーブルにデータを格納し、複数の場所から参照します。データを更新すると、そのデータを参照しているすべての場所においても自動的に更新されます。

 クエリを使用してデータを抽出します。

 フォームを使用してデータを表示または入力します。

 レポートを使用してデータを表示または印刷します。

 メモ   Access データベースの中には、他のデータベースに格納されているテーブルへのリンクが含まれているものがあります。たとえば、1 つの Access データベースにテーブルのみを格納し、別の Access データベースには、それらのテーブルへのリンクに加え、リンクされたテーブルを基にしたクエリ、フォーム、およびレポートを格納できます。通常は、そのテーブルが、リンクされたテーブルかデータベース内に実際に格納されているテーブルかを考慮する必要はありません。

テーブルとリレーションシップ

データを格納するには、管理する情報の種類ごとに 1 つのテーブルを作成します。情報の種類には、顧客情報、製品、受注明細などがあります。1 つのクエリ、フォーム、またはレポートで複数のテーブルからデータを取得するには、テーブル間のリレーションシップを定義します。

 以前はメーリング リストにあった得意先情報が、ここでは [得意先] テーブルに格納されています。

 以前はスプレッドシートにあった受注情報が、ここでは [受注] テーブルに格納されています。

 各レコードは、受注 ID などの一意の ID によって、テーブル内の他のレコードと区別されます。1 つのテーブルの一意の ID フィールドを別のテーブルに追加し、2 つのフィールド間のリレーションシップを定義すると、Access が両方のテーブルの関連するレコードを照合し、フォーム、レポート、またはクエリでそれらのレコードを一緒に取得できるようになります。

クエリ

1 つのクエリで、複数のテーブルに格納されているデータから、指定した条件を満たすデータを検索して抽出できます。また、1 つのクエリを使用して複数のレコードを同時に更新または削除したり、データに対して定義済みの計算やカスタムの計算を実行したりもできます。

 [得意先] テーブルには、得意先に関する情報が格納されています。

 [受注] テーブルには、得意先からの注文に関する情報が格納されています。

 このクエリは、[受注] テーブルから受注 ID データと出荷日データ、[得意先] テーブルから会社名データと市区町村データを抽出します。クエリは、納品日が 4 月で所在地が新宿区の得意先の受注だけを返します。

フォーム

フォームを使用すると、1 行のデータを簡単な操作で一度に表示、入力、および変更できます。また、別のアプリケーションにデータを送信するなどの操作を実行することもできます。通常、フォームには、テーブル内の基になるフィールドにリンクするコントロールが含まれています。フォームが開かれると、Access はこれらの 1 つまたは複数のテーブルからデータを取得し、フォームを作成するときに選択したレイアウトに従ってデータを表示します。リボンの [フォーム] にあるフォーム ウィザードを使用してフォームを作成するか、デザイン ビューで独自にフォームを作成できます。

 テーブルにも多くのレコードが同時に表示されますが、1 つのレコードのすべてのデータを確認するには、水平方向へのスクロールが必要になることがあります。また、テーブルを表示する場合は、複数のテーブルのデータを同時に更新することはできません。

 フォームでは、一度に焦点の当たるレコードは 1 つですが、複数のテーブルのフィールドを表示できます。また、図や他のオブジェクトを表示することもできます。

 フォームには、クリックしてレポートを印刷したり、他のオブジェクトを開いたりするなど、自動的にタスクを実行するためのボタンを配置できます。

レポート

レポートを使用すると、データをすばやく分析したり、印刷や他の書式などの特定の方法でデータを提示したりできます。たとえば、データをまとめて合計を計算したレポートを仕事仲間に送信できます。または、住所データを宛名ラベル印刷用の書式にしたレポートを作成できます。

 レポートを使用して宛名ラベルを作成します。

 レポートを使用して合計をグラフで表示します。

 レポートを使用して計算結果の合計を表示します。

Access データベースの基本構造は理解できたので、次に組み込みのツールを使用して特定の Access データベースを検索する方法を習得します。

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データベース内のオブジェクトに関する詳細情報を表示する

特定のデータベースについて調べるときに使用するのに最も適した方法の 1 つに、データベース構造の解析があります。データベース構造の解析を使用して、データベース内のオブジェクトに関する詳細情報が含まれたレポートを作成します。最初に、詳細情報をレポートに表示するオブジェクトを選択します。データベース構造の解析を実行すると、選択したデータベース オブジェクトに関するすべてのデータが含まれたレポートが作成されます。

1. レポートを作成するデータベースを開きます。
2. [データベース ツール] タブの [解析] で [データベース構造の解析] をクリックします。
3. [データベース構造の解析] ダイアログ ボックスで、レポートを作成するデータベース オブジェクトの種類を表すタブをクリックします。データベース内のすべてのオブジェクトのレポートを作成するには、[すべてのオブジェクト] タブをクリックします。
4. タブに一覧表示されるオブジェクトから 1 つまたは複数を選択します。タブのすべてのオブジェクトを選択するには、[すべて選択] をクリックします。
5. [OK] をクリックします。

   データベース構造の解析で、選択したオブジェクトの詳細データが含まれたレポートが作成され、印刷プレビューでそのレポートが開きます。たとえば、データ入力フォームに対してデータベース構造の解析を実行すると、データベース構造の解析で作成されるレポートに、フォーム全体のプロパティ、フォーム内の各セクションのプロパティ、およびボタン、ラベル、テキスト ボックス、フォーム上のその他のコントロールのプロパティに加え、そのフォームに関連付けられているコード モジュールとユーザー権限が一覧表示されます。

6. レポートを印刷するには、[印刷プレビュー] タブの [印刷] で [印刷] をクリックします。

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デザイン ビューでテーブルを検索する

デザイン ビューでテーブルを開くと、そのテーブルの構造を詳細に調べることができます。たとえば、各フィールドのデータ型の設定や任意の定型入力 (定型入力 : かっこ、ピリオド、ハイフンなどのリテラル文字列と、データを入力する場所、データの種類、および文字数を指定する入力書式文字列で構成される書式です。)を検索したり、クエリを使用して他のテーブルからデータを抽出するルックアップ フィールドがテーブルにあるかどうかを確認したりできます。検索したデータや実行した更新クエリの結果はデータ型と定型入力によって異なるため、テーブル構造の情報が役に立ちます。たとえば、更新クエリを使用して、別のテーブルの類似したフィールドからデータをコピーすることにより、1 つのテーブル内の特定のフィールドを更新するとします。コピー元とコピー先のテーブルにある各フィールドのデータ型が一致しない場合、このクエリは実行されません。

1. 分析するデータベースを開きます。
2. ナビゲーション ウィンドウで、検索するテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。
3. 必要に応じて、各フィールドに割り当てられているテーブル フィールドの名前とデータ型を書き留めます。

   フィールドに割り当てるデータ型で、ユーザーがフィールドに入力できるデータのサイズと型を制限できます。たとえば、テキスト フィールドの文字数を 20 文字に制限したり、フィールドを数値型に設定してテキスト データの入力を禁止したりできます。

4. フィールドがルックアップ フィールドかどうかを確認するには、テーブル デザイン グリッドの下部にある [ルックアップ] タブをクリックし、[フィールド プロパティ] を調べます。

   ルックアップ フィールドには 1 組の値 (姓と名などの 1 つまたは複数のフィールド) が表示されますが、通常、格納されるのは別の値のセット (数値 ID などの 1 つのフィールド) です。たとえば、ルックアップ フィールドに格納されるのは社員の ID 番号 (格納値) でも、表示されるのはその社員の名前 (表示値) という場合があります。式または検索と置換の操作でルックアップ フィールドを使用する場合は、表示値ではなく格納値を使用します。ルックアップ フィールドの格納値と表示値について理解すると、ルックアップ フィールドを使用した式または検索と置換操作を目的どおりに機能するようにできます。

   次の図は、一般的なルックアップ フィールドを示しています。ここでは、フィールドの "値集合ソース" プロパティに表示される各設定が異なります。

   

   このルックアップ フィールドは、クエリを使用して別のテーブルからデータを抽出します。また、以下に示すもう 1 つの種類のルックアップ フィールドは値リストと呼ばれ、ハードコードされた選択肢の一覧を使用します。次の図は、一般的な値リストを示しています。

   

   既定では、値リストはテキスト型を使用します。

   ルックアップ フィールドと値リストを見つける最適な方法は、[ルックアップ] タブを表示し、テーブル内の各フィールドの [データ型] 列にあるエントリをクリックすることです。ルックアップ フィールドと値リストを作成する方法の詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

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テーブル間のリレーションシップを表示する

データベース内のテーブル、各テーブル内のフィールド、およびこれらのテーブル間のリレーションシップをグラフィカルに表示するには、[リレーションシップ] タブを使用します。[リレーションシップ] タブにはテーブルの全体像およびデータベースのリレーションシップ構造が表示され、これらはテーブル間のリレーションシップを作成または変更するときの不可欠な情報になります。

 メモ   [リレーションシップ] タブを使用して、リレーションシップを追加、変更、または削除することもできます。

• 分析するデータベースを開きます。
• [データベース ツール] タブの [表示/非表示] で [リレーションシップ] をクリックします。

[リレーションシップ] タブに、開いたデータベース内にあるすべてのテーブル間のリレーションシップが表示されます。

テーブルのリレーションシップの詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

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オブジェクト間の依存関係を調べる

[オブジェクトの依存関係] 作業ウィンドウには、テーブル、フォーム、クエリ、レポートなどのデータベース オブジェクトから他のオブジェクトへの操作または依存状態が示されます。

[オブジェクトの依存関係] 作業ウィンドウを使用すると、誤ってレコード ソースを削除することを防止できます。たとえば、売上データベースに四半期売上高クエリがあり、そのクエリが不要になったとします。クエリを削除するには、売上データベース内に、四半期売上高クエリをデータ ソースとして使用しているフォームやレポートなどの他のオブジェクトがないことを確認する必要があります。確認した後、依存オブジェクトを変更してそのクエリへの参照を削除するか、クエリと共に依存オブジェクトを削除できます。依存オブジェクトの一覧を表示すると、手動でオブジェクトのプロパティを確認する時間が不要になり、また、手動の監査では見落とす可能性のある詳細情報が見つかるので、エラーの発生を最小限に抑えることができます。

データベース オブジェクトの設計を変更する場合も、[オブジェクトの依存関係] 作業ウィンドウは、設計の変更による他のオブジェクトへの影響が表示されるため便利です。設計を大きく変更する場合は、[オブジェクトの依存関係] 作業ウィンドウを使用してください。

[オブジェクトの依存関係] 作業ウィンドウを使用する

1. 調べるデータベースを開きます。
2. ナビゲーション ウィンドウで、テーブル、フォーム、レポート、またはクエリを選択するか開きます。
3. [データベース ツール] タブの [表示/非表示] で [オブジェクトの依存関係] をクリックします。
4. メッセージが表示されたら、[OK] をクリックして依存関係情報を更新します。

   [オブジェクトの依存関係] 作業ウィンドウが表示されます。

   

5. 手順 2. で選択したオブジェクトを使用するオブジェクトの一覧を表示するには、作業ウィンドウの上部にある [このオブジェクトに依存するオブジェクト] をクリックします。選択したオブジェクトが使用するオブジェクトの一覧を表示するには、[このオブジェクトが依存するオブジェクト] をクリックします。
6. 特定のオブジェクトの依存関係情報を表示するには、そのオブジェクトの横にある展開 ([+]) アイコンをクリックします。Access では、1 つのオブジェクトに対して 4 レベルまでの依存関係が表示されます。

[オブジェクトの依存関係] 作業ウィンドウを使用するときは、次の点に注意してください。

• 依存関係情報は、デザイン ビューでオブジェクトを開くアクセス許可を持っている場合にのみ利用できます。
• この作業ウィンドウには、マクロおよびコード モジュールの情報は表示されません。
• この作業ウィンドウは、テーブル、フォーム、レポート、および次の種類以外のクエリに対してのみ有効です。
  • アクション クエリ: データを挿入、更新、または削除するクエリ
  • ユニオン クエリ、データ定義クエリ、パススルー クエリなどの SQL 固有のクエリ
  • サブクエリ

  入れ子になったクエリが検出されると、最も外側のクエリの依存関係情報のみが生成されます。この規則は、クエリのサブデータシートのソース テーブルとクエリ、およびルックアップ フィールドに対しても適用されます。

• Access では、名前のオートコレクト機能によって管理される名前マップを検索して依存関係情報を生成します。名前のオートコレクトは、フォーム、レポート、テーブル、クエリ、フィールドの名前や、フォームまたはレポートのコントロールの名前を変更するときによく起こる副作用を自動的に修正する機能です。名前のオートコレクト情報の管理が無効になっている場合は、依存関係情報を表示する前に、この機能を有効にするように求めるメッセージが表示されます。

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