リストを作成するために、どの Office アプリケーションを使えばよいか迷ったことはありませんか。テキスト リスト、フラット ファイル リスト、リレーショナル リストなど、作成するリストの種類に応じて、Word 2000、Excel 2000、および Access 2000 には、それぞれ利点があります。それでは、作業に最適なアプリケーションはどれでしょうか。

Word 2000 のテキスト リスト

Word では、ユーザー設定タブやぶら下げインデントなど、さまざまな書式オプションを使用できる柔軟性があります。また、リストを作成し、整理するためのいくつかの方法が提供されます。

オートフォーマットを使ってリストを作成する

Word のオートフォーマットを使うと、テキスト リストの整理が簡単になります。[ツール] メニューの [オートコレクト] をクリックし、[入力オートフォーマット] タブの [箇条書き (段落番号)] チェック ボックスをオンにします。次に、「1.」と入力し、タブまたはスペースとテキストを入力して Enter キーを押すと、リストに自動的に段落番号が付けられます。

箇条書き (行頭文字または段落番号) を作成する

行頭文字または段落番号を追加する項目を選択し、[書式設定] ツールバーの [段落番号] または [箇条書き] をクリックします。

表を使ってリストを整理する

[標準] ツールバーの [表の挿入] をクリックし、行と列の数を選択します。次に、セルごとに 1 つの項目を入力します。罫線を表示しないようにするには、[罫線] メニューの [選択] をポイントし、[表] をクリックします。次に、[罫線] メニューの [線種とページ罫線と網かけの設定] をクリックし、[罫線] タブの [罫線なし] をクリックします。表に変換する既存のテキストがある場合は、[罫線] メニューの [変換] をポイントし、[文字列を表にする] をクリックします。

リストを並べ替える

[罫線] メニューの [選択] をポイントし、[表] をクリックします。次に、[罫線] メニューの [並べ替え] をクリックします。列は、昇順または降順に並べ替えることができます。Word では、表で番号付きのリストを表示したり、簡単な計算や並べ替えを行うこともできます。また、表になっていないリストでも、リスト全体を選択し、[罫線] メニューの [並べ替え] をクリックすると、並べ替えることができます。

Excel 2000 のフラット ファイル リスト

データを "フラット ファイル" のようなリストにして分析または整理する場合や、数値の小さな集まりを分析する場合に、Excel は適しています。フラット ファイルとは、名前、電話番号、顧客、販売中の製品、週の売上金額など、同じような情報が含まれた行と列の集まりのことです。

番号リストの書式設定、フィルタ、および並べ替えを行う

Excel は、時刻と日付などの数値の書式設定、および整数への四捨五入などに最も有効です。特に、複雑な計算を必要とする数値集約型のリストには役に立ちます。Excel では、フィルタと並べ替えが提供されるのに対して、Word では並べ替えのみが提供されます。フィルタを実行すると、表示したくない行を一時的に非表示にすることができます。たとえば、この機能を使うと、すべての地域ではなく、中西部のみの売上金額を表示できます。並べ替えは、単にリストの順序を変更するだけです。

テキスト リストを整理する

Excel は複雑な数値リストに対して優れた機能を提供しますが、ワークシートでテキスト リストを作成することもできます。たとえば、図書目録の項目をリストにしている場合は、各エントリの要素に列見出し (著者、タイトル、発行場所、発行者、日付など) を付けることができます。セルに文字が多すぎることを心配する必要はありません。印刷の上限は、1,024 文字です。ただし、論文やプロジェクト計画などで、より厳格な書式ガイドラインがある場合は、Word を使うと、より柔軟な印刷レイアウト設定機能を利用できます。

Access 2000 のリレーショナル リスト

完全なリレーショナル データベース機能が必要な場合は、Access は適しています。リレーショナル データベースでは、情報がテーブル (行と列のデータ) に格納され、1 つのテーブルで指定した列を使って検索を実行し、ほかのテーブルにある追加のデータを見つけます。顧客の注文や音楽コレクションを管理するような場合に、リレーショナル データベースを使うことができます。

リストを管理、保護する

リストが比較的大きな場合 (数千行、数十の列)、変更や追加などの管理作業が多い場合、ユーザーごとにリストへのアクセスをセキュリティ保護する場合、および複数のユーザーが同時にリストに関する作業を行うようにする場合 (ワークグループ設定では非常に利点があります) は、Access を選択してください。

リストのフィールドを管理する

Access では、リスト ボックスを使って、利用可能なフィールドを管理できます。また、レコードを入力できる視覚的な "フォーム" が提供されます。ただし、データベースは時間をかけて作成する必要があります。

機能の比較

詳細情報

リストの作成の詳細については、Office アシスタントまたは Word 2000、Excel 2000、または Access 2000 ヘルプ ウィンドウの [質問] タブで「リスト」、「リストの並べ替え」などと入力し、[検索] をクリックしてください。

関連情報については、「メモを取るために使用する Office 2000 アプリケーション」を参照してください。