1 つのアプリケーションを使って、電話番号を書いた紙をすべて電子的に整理し、上司の家族の名前をすぐに見つけたり、複数の顧客にかけた電話の記録を管理できたらよいと思いませんか。Outlook 2000 や Access 2000 を使えば、これまで以上に簡単にすべての連絡先情報を管理できます。どちらのアプリケーションでも、役に立つ便利な機能が提供されますが、ユーザーのニーズによっては、個々の項目ごとにどちらかのアプリケーションがより便利なことがあります。

Outlook と Access に共通の機能

Outlook と Access は、個人用連絡先やビジネス用連絡先を管理するために最適なアプリケーションです。どちらのアプリケーションでも、次のような利点が提供されます。

• 名前、電子メール アドレス、住所、複数の電話番号、および連絡先に関連する他の情報 (誕生日、配偶者の名前、記念日など) をすべて 1 つの場所に保存できます。
• 連絡先情報を検索、表示、グループ化、並べ替え、および抽出できます。
• 連絡先リストへのアクセスを管理できます。
• 複数のユーザーが同時に連絡先リストに関する操作ができるようにできます。
• 将来のイベントに、連絡先付きのアラームを設定できます。
• すべての電話のやりとりに関する、時刻と件名を保存できます。
• ボタンをクリックするだけで、任意の連絡先に電子メールを送信できます。
• ラベルまたは封筒に連絡先情報を印刷できます (差し込み印刷)。
• 他のアプリケーションに連絡先リストをエクスポートし、両方に含めることができます。

Outlook 独自の機能

両方のアプリケーションに共通した連絡先情報機能に加えて、Outlook では次の機能が提供されます。

• ツールバーの [検索] をクリックし、[検索する文字列] ボックスに名前を入力し、連絡先を検索して開くことができます。
• 連絡先リストで、マウスの右ボタンで連絡先をクリックし、会議出席依頼を作成するか、または仕事の依頼を作成できます。
• 連絡先フォルダから選択した連絡先の配布リストを作成できます。
• 連絡先フォルダと予定表を共有するためのアクセス権を設定できます。
• Access など、他のアプリケーションから Outlook に連絡先リストをインポートする場合に、重複しないようにできます。
• PDA に連絡先リストをダウンロードできます。
• 電子メール プログラムと連携して動作できます。
• 連絡先に対して、将来のイベントのアラームを設定できます。

Outlook では、次の機能も自動的に実行できます。

• 電話番号の書式を設定し、読みやすく、一貫性があり、正確な電話番号リストにできます。

Access に独自の機能

Access では、組み込みの営業支援データベースを使って、連絡先情報に関する次のような独自の機能が提供されます。

• さまざまなレポートのプレビューと印刷ができます。たとえば、連絡先をアルファベット順に並べ替えたレポートや、週単位の電話の概要、アラームなどを日付順に並べ替えたレポートなどです。
• ユーザー レベル セキュリティ ウィザードを使ってユーザー レベルのセキュリティを設定し、連絡先データベースへのアクセスを管理できます。
• 宛名ラベル ウィザードを使って、アプリケーションから直接連絡先情報をラベルや封筒に印刷できます。
• ボタンをクリックするだけで、Outlook から直接連絡先をインポートできます。

メモ  Access では、すべての連絡先がインポートされるという警告が表示されます。これは、Access データベースに既に連絡先が存在すると、重複した連絡先が作成されるという意味です。

機能の比較

詳細情報

連絡先リストの管理の詳細については、Office アシスタントまたは Outlook 2000 あるいは Access 2000 ヘルプ ウィンドウの [質問] タブで「連絡先を管理する」と入力し、[検索] をクリックしてください。

Outlook では、次のトピックについても検索できます。

• Office アプリケーションから連絡先やファイルをインポートする
• 予定、会議、またはイベントを設定する
• 連絡先にアラームを設定する
• 他のユーザーとファイル フォルダを共有する

同じように、Access では次のトピックについても検索できます。

• 宛名ラベルやその他のラベルを作成する
• Microsoft Outlook または Microsoft Exchange のデータをインポートする
• ユーザー レベル セキュリティ ウィザードを使ってデータベースにセキュリティを設定する
• ユーザー アカウントおよびグループ アカウントを使用する

関連情報については、MapPoint 2000 を参照してください。