データのインポートとエクスポートの概要

ここでは、Access を使用してインポートおよびエクスポートできるデータの種類と、インポート操作またはエクスポート操作を行うための基本的な手順について説明します。

Access の最も便利な機能の 1 つは、他の多くのプログラムとのインターフェイスとして使用できることです。実際、Access を介してデータをやり取りするすべての方法について 1 つの記事にまとめるのは困難です。たとえば、Access のデータ交換機能は、次のような操作を行うときに使用できます。

  • 他のプログラムで作成されたデータを結合する。
  • 他の 2 つのプログラム間でデータを転送する。
  • 長期にわたってデータを蓄積および保管し、ときどき分析のために Excel などの他のプログラムにデータをエクスポートする。

Access での外部データの操作の概要

ドキュメントを別のプログラムで開くことができるようにする場合、多くのプログラムでは [名前を付けて保存] コマンドを使用してドキュメントを別の形式で保存します。しかし、Access では、このような目的では [名前を付けて保存] コマンドを使用しません。Access オブジェクトを別の Access オブジェクトとして保存したり、Access データベースを以前のバージョンの Access データベースとして保存したりできますが、Access データベースを別の形式の (たとえばスプレッドシート) ファイルとして保存することはできません。同様に、スプレッドシート ファイルを Access ファイル (.accdb) として保存することもできません。その代わり、Access の [外部データ] タブに用意されているコマンドを使用して、他のファイル形式との間でデータのインポートまたはエクスポートを行うことができます。

 メモ    マクロまたは Visual Basic for Applications (VBA) コードを作成することで、[外部データ] タブで実行できるインポートおよびエクスポート操作を自動化することもできます。

ページの先頭へ ページの先頭へ

Access でインポート、リンク、またはエクスポートできるデータの種類

Access でインポートまたはエクスポートできるデータ形式を簡単に調べるには、データベースを開き、リボンの [外部データ] タブを確認します。

Access のリボン イメージ

コールアウト 1 [インポートとリンク] グループには、Access でインポートまたはリンクできるデータ形式を表すアイコンが表示されます。
コールアウト 2 [エクスポート] グループには、Access でデータをエクスポートできる形式を表すアイコンが表示されます。
コールアウト 3 どちらのグループでも、[その他] をクリックすると、Access で処理できるその他の形式が表示されます。

目的のプログラムまたはデータ型が表示されていない場合は、別のプログラムを使用して、データを Access で処理できる形式にエクスポートする方法があります。たとえば、ほとんどのプログラムでは、多桁式のデータを、Access に簡単にインポートできる区切りテキストとしてエクスポートできます。

次の表に、Access でインポート、リンク、またはエクスポートできる形式を示します。

プログラムまたは形式 インポート リンク エクスポート
Microsoft Office Excel
Microsoft Office Access
ODBC データベース (たとえば、SQL Server)
テキスト ファイル (区切り形式または固定幅形式)
XML ファイル 不可
PDF ファイルまたは XPS ファイル 不可 不可
電子メール (添付ファイル) 不可 不可
Microsoft Office Word 不可。ただし、Word ファイルをテキスト ファイルとして保存し、そのテキスト ファイルをインポートできます。 不可。ただし、Word ファイルをテキスト ファイルとして保存し、そのテキスト ファイルにリンクできます。 可 (Word 差し込みまたはリッチ テキストとしてエクスポート)
SharePoint リスト
データ サービス (メモを参照) 不可 不可
HTML ドキュメント
Outlook フォルダー 不可。ただし、テキスト ファイルとしてエクスポートし、そのテキスト ファイルを Outlook にインポートできます。
dBase ファイル

 メモ    [データ サービス] ボタンを有効にするには、Microsoft .NET 3.5 以降がインストールされている必要があります。

ページの先頭へ ページの先頭へ

他の形式のデータのインポートまたはリンク

データをインポートまたはリンクする場合の一般的な手順を次に示します。

  1. データをインポートまたはリンクするデータベースを開きます。
  2. [外部データ] タブで、インポートまたはリンクするデータの種類をクリックします。たとえば、ソース データが Microsoft Excel ブック形式の場合は、[Excel] をクリックします。

    Access のリボン イメージ
  3. ほとんどの場合、外部データの取り込みウィザードが起動されます。このウィザードで、次の操作の一部またはすべてを行って必要な情報を指定します。
  • データのインポート元またはリンク元 (ディスク上の位置) を指定します。
  • データをインポートするか、またはリンクするかを選択します。
  • データをインポートする場合は、データを既存のテーブルに追加するか、または新しいテーブルを作成するかを選択します。
  • インポートまたはリンクするドキュメント内のデータを指定します。
  • 1 行目を列見出しとして扱うか、またはデータとして扱うかを指定します。
  • 各列のデータ型を指定します。
  • 構造のみをインポートするか、または構造とデータの両方をインポートするかを選択します。
  • データをインポートする場合は、新しいテーブルに新しい主キーを追加するか、または既存のキーを使用するかを指定します。
  • 新しいテーブルの名前を指定します。

     メモ    ウィザードに表示されるこれらの質問に対して適切に回答できるように、インポート元またはリンク元のデータをあらかじめ調べておくことをお勧めします。


  1. 通常、ウィザードの最後のページでは、インポートまたはリンク操作の詳細を保存するかどうかを指定できます。同じ操作を繰り返し行う必要がある場合は、[インポート操作の保存] チェック ボックスをオンにします。次に、必要な情報を入力し、[閉じる] をクリックします。その後は、[外部データ] タブの [保存済みのインポート操作] をクリックすることで、この操作を再び実行できます。

ウィザードを完了した後、インポート処理中に発生した可能性がある問題が通知されます。場合によっては、正常にインポートできなかったデータを含む ImportErrors という名前の新しいテーブルが作成されることがあります。このテーブル内のデータを調べることで、データが適切にインポートされなかった原因を特定できます。

特定の形式のデータをインポートまたはリンクする方法の詳細については、Access ヘルプ システムでその形式に該当する記事およびビデオを検索してください。

ページの先頭へ ページの先頭へ

他の形式へのデータのエクスポート

Access からデータをエクスポートする場合の一般的な手順を次に示します。

  1. データをエクスポートするデータベースを開きます。
  2. テーブル、クエリ、フォーム、およびレポートの各オブジェクトからデータをエクスポートできますが、オブジェクトの種類によっては、一部のエクスポート オプションを使用できない場合があります。
  3. [外部データ] タブで、エクスポート先のデータの種類をクリックします。たとえば、Microsoft Excel で開くことができる形式でデータをエクスポートするには、[Excel] をクリックします。

    Access のリボン イメージ

    ほとんどの場合は、エクスポート ウィザードが起動されます。ウィザードでは、エクスポート先のファイル名および形式のほか、書式やレイアウトを含めるかどうか、どのレコードをエクスポートするかなどの情報を指定します。
  1. 通常、ウィザードの最後のページでは、エクスポート操作の詳細を保存するかどうかを指定できます。同じ操作を繰り返し行う必要がある場合は、[エクスポート操作の保存] チェック ボックスをオンにします。次に、必要な情報を入力し、[閉じる] をクリックします。その後は、[外部データ] タブの [保存済みのエクスポート操作] をクリックすることで、この操作を再び実行できます。

特定の形式でデータをエクスポートする方法の詳細については、Access ヘルプ システムでその形式に該当する記事およびビデオを検索してください。

ページの先頭へ ページの先頭へ

 
 
適用対象:
Access 2010