受信トレイにメールが増えると、必要なメールを見つけにくくなることがあります。
受信トレイを整理して、メールを管理する方法を学習しましょう。

メールに色分類項目を割り当てよう

メールに色分類項目を割り当てると、受信トレイのメールの一覧に色が追加され、目的のメールを見つけやすくすることができます。

復習: アウトルックの起動 アウトルックの起動方法は、「アウトルックを起動、終了してみよう」を参照してください。

1. 左側の [ナビゲーション ウィンドウ] から [メール] をクリックし、[メール フォルダ] の [受信トレイ] をクリックします。

   

2. 色分類項目を割り当てるメールを右クリックし、[分類] をポイントし、色分類項目をクリックします。ここでは、[分類項目 オレンジ] をクリックします。

   

   [分類項目の名前の変更] ダイアログ ボックスが表示されます。

   

   ヒント: [分類項目の名前の変更] ダイアログ ボックス [分類項目の名前の変更] ダイアログ ボックスは、色分類項目を最初に使用したときに表示されます。

3. ここでは、家族からのメールということを示すために、色分類項目に「家族」という名前を付けます。

   [名前] ボックスに「家族」と入力し、[はい] をクリックします。

   

   色分類項目のオレンジ色が「家族」という分類項目として設定され、メールに割り当てられました。

   

新しいフォルダを作ってみよう

受信トレイの中に、新しいフォルダを作ってみましょう。

1. [受信トレイ] をクリックします。

   

2. [ファイル] メニューの [フォルダ] をポイントし、[フォルダの作成] をクリックします。

   

   [新しいフォルダの作成] ダイアログ ボックスが表示されます。

3. [名前] ボックスに、新しいフォルダの名前を入力します。ここでは例として、「連絡事項」と入力します。

   

4. [フォルダに保存するアイテム] が "メールと投稿アイテム" になっていることを確認します。次に、[フォルダを作成する場所] で [受信トレイ] が選択されていることを確認し、[OK] をクリックします。

   

   [受信トレイ] の下に、"連絡事項" という名前のフォルダが作成されました。

   

受信メールを仕分けしよう

"仕分けルール" という機能を使うと、受信したメールを任意のフォルダに自動的に移動したり、分類項目を割り当てたりすることができます。仕分けルールは、未開封のメールにのみ適用されます。開封したメールには適用されません。

ここでは例として、「メールの件名に "お知らせ" という文字が含まれるメールを、"連絡事項" フォルダに移動する」という仕分けルールを作成しましょう。

1. [ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックします。

   

   [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスが表示されます。

2. [新しい仕分けルール] をクリックします。

   

   [自動仕分けウィザード] が表示されます。

3. ウィザードに従って、仕分けルールを作成します。[ステップ 1: テンプレートを選択してください] で、[メッセージの整理] から実行する動作をクリックして選択します。ここでは、[件名に特定の文字が含まれるメッセージをフォルダに移動する] を選択します。

   

4. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、下線部分をクリックします。ここでは、まず [特定の文字] をクリックします。

   

   [文字の指定] ダイアログ ボックスが表示されます。

5. [[件名] に含まれる文字] ボックスに件名に含まれる文字を入力し、[追加] をクリックします。ここでは、「お知らせ」と入力し、[追加] をクリックしてください。

   

6. [特定の文字の一覧] ボックスに "お知らせ" が追加されました。[OK] をクリックします。

   

7. 次に、[指定] をクリックします。

   

   [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスが表示されます。

8. [フォルダの選択] から、メールの移動先のフォルダをクリックして選択し、[OK] をクリックします。ここでは、"連絡事項" フォルダを選択します。

   

   ヒント: 受信トレイの中のフォルダ 受信トレイの中に作ったフォルダが表示されていないときは、[受信トレイ] の左にある をクリックしましょう。フォルダが表示されます。

   [完了] をクリックします。

   

   仕分けルールが作成されました。

   

仕分けルールの名前を変更してみよう

作成した仕分けルールには、自動的に名前が付きます。この名前は、自分のわかりやすい名前に変更することができます。

1. [仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスの [仕分けルールの変更] をクリックし、[仕分けルールの名前を変更] をクリックします。

   

   仕分けルールの名前を変更するダイアログ ボックスが表示されます。

2. [仕分けルールの新しい名前] ボックスに名前を入力し、[OK] をクリックします。

   

   仕分けルールの名前が変更されます。

   

次は「署名を入れてみよう」です。