Se si ha familiarità con la funzionalità di stampa unione o si preferisce non utilizzare il riquadro attività Stampa unione, è possibile utilizzare i pulsanti sulla barra degli strumenti (barra degli strumenti: Barra con pulsanti e opzioni che è possibile utilizzare per eseguire i comandi. Per visualizzare una barra degli strumenti, scegliere Personalizza dal menu Strumenti, quindi fare clic sulla scheda Barre degli strumenti.) Stampa unione, disposti in sequenza da sinistra verso destra.

1. Effettuare una delle seguenti operazioni:

   Utilizzo del documento correntemente visualizzato nella finestra del documento

   1. Fare clic su Usa il documento corrente.

   2. Nella finestra del documento digitare il testo che si desidera ripetere per ciascuna voce dell'elenco, ad esempio specificare etichette quali Nome: e Indirizzo:.

      È anche possibile digitare il testo in un passaggio successivo, quando viene richiesto nel riquadro attività.

      Nota  Non includere ora il testo che si desidera stampare una sola volta nel documento risultante.

   Utilizzo di un modello

   1. Fare clic su Inizia da un modello.

   2. Fare clic su Seleziona modello.

   3. Nella scheda Stampa unione della finestra di dialogo Seleziona modello selezionare il modello desiderato e scegliere OK.

   Utilizzo di un qualsiasi altro documento esistente

   1. Fare clic su Inizia da un documento esistente.

   2. Dalla casella Inizia da un documento esistente selezionare il documento desiderato e scegliere Apri.

      Se il documento desiderato non viene visualizzato, fare clic su Altri file, quindi scegliere Apri. Nella finestra di dialogo Apri individuare il documento desiderato, quindi scegliere di nuovo Apri.

2. Fare clic su Successivo: selezione destinatari.

Nota  In questo caso l'elenco dei destinatari corrisponde alla serie di nomi o voci da includere nell'elenco.

1. Effettuare una delle seguenti operazioni per recuperare i dati:

   Connessione a un elenco contatti di Microsoft Outlook

   1. Nella casella di gruppo Selezione destinatari fare clic su Seleziona dai contatti di Outlook.
   2. Fare clic su Scegli cartella Contatti.
   3. Nella finestra di dialogo Seleziona cartella Elenco contatti selezionare l'elenco di contatti desiderato, quindi scegliere OK.

   Tutti i contatti della cartella verranno visualizzati nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, in cui è possibile definire la serie di nomi da includere nell'elenco.

   Connessione a un tipo di elenco differente, quale un database o un elenco indirizzi di Office

   1. Nella casella di gruppo Selezione dei destinatari fare clic su Usa elenco esistente.
   2. Fare clic su Sfoglia.
   3. Nella finestra di dialogo Seleziona origine dati individuare e selezionare l'origine dati (origine dati: File contenente informazioni da riunire in un documento. Ad esempio, l'elenco di nomi e indirizzi da utilizzare in una stampa unione. È necessario essere connessi all'origine dati per poter utilizzare le informazioni in essa contenute.) desiderata.

      In base all'impostazione predefinita, verrà aperta la cartella Origini dati utente.

   4. Fare clic su Apri.

      A seconda del tipo di origine dati selezionato, potrebbero essere visualizzate altre finestre di dialogo contenenti richieste di informazioni specifiche.

      Se, ad esempio, l'origine dati selezionata è una cartella di lavoro di Microsoft Excel in cui le informazioni sono suddivise tra più fogli di lavoro, sarà necessario innanzitutto selezionare il foglio di lavoro contenente le informazioni desiderate, quindi scegliere OK.

   Tutte le voci dell'origine dati verranno visualizzate nella finestra di dialogo Destinatari stampa unione, in cui sarà possibile definire la serie di nomi da includere nell'elenco.

   Creazione di un nuovo elenco indirizzi semplice

   1. Nella casella di gruppo Selezione dei destinatari fare clic su Crea un nuovo elenco.
   2. Fare clic su Crea.
   3. Nella casella Informazioni indirizzo della finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi digitare le informazioni che si desidera includere relative alla prima voce, ad esempio, titolo, nome e indirizzo. Non è necessario riempire tutti i campi.
   4. Per completare la prima voce e passare a un'altra, fare clic su Nuova voce.
   5. Ripetere i passaggi 3 e 4 finché non vengono aggiunte tutte le voci di indirizzo desiderate, quindi scegliere Chiudi.
   6. Nella finestra di dialogo Salva elenco indirizzi digitare il nome da assegnare all'elenco indirizzi nella casella Nome file, quindi selezionare la cartella in cui memorizzare l'elenco.

      In base all'impostazione predefinita, l'elenco verrà salvato nella cartella Origini dati utente. Si consiglia di non spostare l'elenco da questa posizione perché questa è anche la cartella predefinita in cui verranno cercate le origini dati (origine dati: File contenente informazioni da riunire in un documento. Ad esempio, l'elenco di nomi e indirizzi da utilizzare in una stampa unione. È necessario essere connessi all'origine dati per poter utilizzare le informazioni in essa contenute.). Se in seguito si deciderà di utilizzare lo stesso elenco indirizzi per un'altra stampa unione, non sarà necessario scorrere tutti i file e le cartelle per individuarlo.

   7. Fare clic su Salva.
   Tutte le voci del nuovo elenco verranno visualizzate nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, dove sarà possibile definire la serie di nomi da includere nell'elenco.
2. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione selezionare i nomi che si desidera includere.

   Procedura

   1. Effettuare una delle seguenti operazioni:

      Utilizzo delle caselle di controllo per specificare i nomi

      Si consiglia di utilizzare questo metodo se l'elenco è breve.

      • Selezionare le caselle di controllo accanto ai nomi che si desidera includere e deselezionare quelle accanto ai nomi che si desidera escludere.

      Suggerimento

      Se si desidera includere nella cartella la maggior parte delle voci dell'elenco, è consigliabile fare clic sul pulsante Seleziona tutto e quindi deselezionare i record non desiderati. Analogamente, se si desidera includere solo poche voci, è consigliabile fare clic su Cancella tutto e quindi selezionare solo i record desiderati.

      Ordinamento di voci nell'elenco

      Questo metodo è utile se si desidera visualizzare le voci in ordine alfabetico o numerico.

      • Fare clic sull'intestazione di colonna della voce in base alla quale si desidera effettuare l'ordinamento. Se, ad esempio, si desidera visualizzare l'elenco ordinato alfabeticamente per cognome, fare clic sull'intestazione della colonna Cognome.

      Applicazione di filtri alle voci dell'elenco

      Questo metodo è utile se l'elenco contiene record che non si desidera visualizzare o includere nella cartella. Una volta filtrato l'elenco, sarà possibile utilizzare le caselle di controllo per includere o escludere alcuni record, come descritto in precedenza.

      1. Fare clic sulla freccia accanto all'intestazione di colonna della voce in base alla quale si desidera applicare un filtro.
      2. Selezionare una delle seguenti opzioni:
         • (vuoti) consente di visualizzare tutti i record in cui il campo corrispondente è vuoto.
         • (non vuoti) consente di visualizzare tutti i record in cui il campo corrispondente contiene informazioni.
         • Se l'origine dati contiene record che condividono le stesse informazioni e ci sono dieci, o anche meno, valori univoci nella colonna, sarà possibile filtrare in base a determinate informazioni. Se, ad esempio, ci sono più indirizzi aventi Australia come paese, sarà possibile filtrare per Australia.

         Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione verranno visualizzati solo i record specificati. Per visualizzarli di nuovo tutti, fare clic su (Tutti).

   2. Scegliere OK per tornare al riquadro attività Stampa unione. Verranno utilizzati solo i nomi specificati per l'elenco.

   Suggerimenti

   • Per eseguire operazioni avanzate di filtro e ordinamento, fare clic sulla freccia accanto a un nome di colonna, quindi selezionare (Avanzate). Utilizzare le schede Filtra i record e Ordina i record per impostare le query di ordinamento e di filtro desiderate.
   • Se è installato un software per la convalida degli indirizzi, è possibile fare clic su Convalida nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione per convalidare gli indirizzi elencati.
3. Fare clic su Successivo: Disponi elenco.

1. Se non è già stato fatto, nella finestra del documento digitare il testo che si desidera ripetere per ciascuna voce dell'elenco. Inserire, ad esempio, etichette quali Nome: e Indirizzo:.

   Nota  Non includere ora il testo che si desidera stampare una sola volta nel documento risultante.

2. Inserire i campi unione (campo unione: Segnaposto inserito nel documento principale. Ad esempio, è possibile inserire il campo unione <Città> per inserire automaticamente un nome di città, come ''Parigi'', memorizzato nel campo dati Città.) nelle posizioni in cui si desidera unire nomi, indirizzi e altri dati dall'origine dati (origine dati: File contenente informazioni da riunire in un documento. Ad esempio, l'elenco di nomi e indirizzi da utilizzare in una stampa unione. È necessario essere connessi all'origine dati per poter utilizzare le informazioni in essa contenute.). Inserire, ad esempio, un campo unione dopo l'etichetta di una voce, quale Società: «Società».

   Procedura

   1. Nel documento principale fare clic nel punto in cui si desidera inserire il campo (campo: Insieme di codici che consente di inserire automaticamente testo, grafica, numeri di pagina e altri elementi in un documento. Il campo DATE, ad esempio, consente di inserire la data corrente.).
   2. Inserire uno dei seguenti elementi:

      Blocco indirizzo con nome, indirizzo e altri dati

      1. Fare clic su Blocco di indirizzi.
      2. Nella finestra di dialogo Inserisci blocco di indirizzi selezionare gli elementi dell'indirizzo che si desidera includere con i relativi formati, quindi scegliere OK.
      3. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi, è possibile che non siano state trovate alcune delle informazioni necessarie per creare il blocco di indirizzi. Fare clic sulla freccia accanto a (non disponibile), quindi selezionare dall'origine dati il campo che corrisponde al campo necessario per la stampa unione.

      Altri campi di informazioni

      1. Fare clic su Altro.
      2. Effettuare una delle seguenti operazioni:
         • Per selezionare campi indirizzo che verranno automaticamente associati ai campi nell'origine dati, pur non avendo lo stesso nome, fare clic su Campi indirizzo.
         • Per selezionare campi che derivino sempre i dati direttamente da una colonna in un database, fare clic su Campi database.
      3. Nella casella Campi fare clic sul campo desiderato.
      4. Fare clic su Inserisci, quindi su Chiudi.
      5. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi, è possibile che non siano state trovate alcune delle informazioni necessarie per inserire il campo. Fare clic sulla freccia accanto a (non disponibile), quindi selezionare dall'origine dati il campo che corrisponde al campo richiesto per la stampa unione.

      Nota  Se si inserisce un campo dalla casella di riepilogo Campi database e in seguito si passa a un'origine dati che non include una colonna con lo stesso nome, le informazioni del campo non verranno inserite nel documento unito.

   3. Ripetere i passaggi 1 e 2 per tutti i campi che si desidera inserire.

   Note

   • Non è possibile digitare i caratteri del campo unione (« ») o inserirli tramite il comando Simbolo del menu Inserisci. È necessario utilizzare il riquadro attività Stampa unione.

   • Se i campi unione appaiono tra parentesi graffe, ad esempio { MERGEFIELD Città }, significa che sono visualizzati i codici di campo (codice di campo: Testo segnaposto che indica la posizione in cui verranno visualizzate le informazioni specificate dall'origine dati. Il termine indica anche gli elementi in un campo che generano il risultato di un campo. Il codice di campo include i caratteri del campo, il tipo di campo e le istruzioni.) al posto dei risultati di campo (risultati del campo: Testo o grafica inseriti in un documento quando vengono eseguite le istruzioni di un campo. Quando si stampa il documento o si nascondono i codici di campo, i codici di campo vengono sostituiti dai risultati del campo.). Ciò non influisce sull'unione, tuttavia se si desidera visualizzare i risultati dei campi unione, fare clic con il pulsante destro del mouse sul codice del campo unione, quindi scegliere Attiva o disattiva codici di campo dal menu di scelta rapida.

3. È anche possibile modificare il formato dei dati uniti.

   Procedura

   Per formattare i dati uniti è necessario formattare i campi unione nel documento principale. Evitare di formattare i dati direttamente nell'origine dati, in quanto la formattazione non verrà mantenuta dopo l'unione dei dati nel documento.

   1. Nel documento principale selezionare il campo contenente le informazioni che si desidera formattare, inclusi i caratteri del campo unione (« »).
   2. Scegliere Carattere dal menu Formato, quindi selezionare le opzioni desiderate.

   Formattazione tramite codici di campo

   Per specificare altri elementi di formattazione, premere ALT+F9 per visualizzare i codici di campo (codice di campo: Testo segnaposto che indica la posizione in cui verranno visualizzate le informazioni specificate dall'origine dati. Il termine indica anche gli elementi in un campo che generano il risultato di un campo. Il codice di campo include i caratteri del campo, il tipo di campo e le istruzioni.), quindi aggiungere dei parametri (parametro: Istruzione speciale relativa ai campi che consente di eseguire operazioni specifiche. In genere, i parametri vengono aggiunti a un campo per modificarne il risultato.) ai campi unione.

   Ad esempio:

   • Per visualizzare il numero "34987,89" come "€ 34.987,89" aggiungere il parametro numerico (\# € #.###,00).
   • Per stampare i nomi dei clienti in lettere maiuscole, aggiungere il parametro di formato \* Upper.
   • Per assicurarsi che le informazioni vengano unite con lo stesso tipo di carattere e la stessa dimensione applicata al campo unione, aggiungere il parametro \* MERGEFORMAT.
4. Dopo aver completato il documento principale e aver inserito tutti i campi unione, scegliere Salva con nome dal menu File. Assegnare un nome al documento, quindi fare clic su Salva.
5. Fare clic su Successivo: visualizzazione in anteprima dell'elenco.

1. Visualizzare in anteprima le voci effettuando una delle seguenti operazioni:
   • Per visualizzare in anteprima le voci in sequenza, fare clic sui pulsanti freccia .
   • Per individuare e visualizzare in anteprima una voce particolare, fare clic su Trova destinatario, quindi specificare i criteri di ricerca nella finestra di dialogo Trova voce.
2. Se necessario, definire l'elenco dei destinatari effettuando una delle seguenti operazioni:
   • Per escludere dall'unione un destinatario, fare clic su Escludi destinatario.
   • Per modificare l'elenco dei destinatari, fare clic su Modifica elenco destinatari, quindi apportare le modifiche desiderate nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione.
3. Fare clic su Successivo: completamento unione.

1. Fare clic su In nuovo documento.

2. Nella finestra di dialogo Unisci in nuovo documento effettuare una delle seguenti operazioni e scegliere OK.
   • Per unire tutti i record, fare clic su Tutti.
   • Per unire solo i record visualizzati nella finestra del documento, fare clic su Record corrente.
   • Per unire un intervallo di record, fare clic su Da, quindi digitare i numeri dei record nelle caselle Da e A.

   Verrà aperto un nuovo documento contenente tutti i singoli record.

3. Aggiungere intestazioni, piè di pagina e qualsiasi altro testo desiderato.

   Se, ad esempio, i dati uniti vengono formattati come tabella, è possibile aggiungervi i titoli delle colonne dopo l'unione dei dati.

4. Salvare o stampare l'elenco come un qualsiasi altro documento.