A cura di Connie Miller

La stampa unione funziona apparentemente nel modo corretto, ma all'improvviso i prezzi, le date e altri numeri non vengono riprodotti nel modo appropriato nei documenti uniti. In questo articolo vengono fornite indicazioni su come evitare il problema.

Una domanda dai commenti

Ho raccolto i dati in un foglio di lavoro di Excel e quando utilizzo la stampa unione le cifre nella colonna Prezzo non conservano il formato di valuta corretto. Come mi devo comportare?

Suggerimenti dalla cassetta delle risposte

Problemi come l'impossibilità di unire correttamente i numeri possono vanificare un intero progetto di stampa unione.

Fortunatamente è possibile utilizzare due diversi approcci per far sì che qualsiasi tipo di numero, ossia valuta, percentuali, date o codici di avviamento postale con zero iniziali vengano visualizzati nel modo desiderato. Nella tabella che segue sono descritti questi approcci, con alcuni suggerimenti sull'approccio da utilizzare a seconda del caso. Di seguito alla tabella verranno fornite informazioni più dettagliate sul funzionamento di ciascun metodo.

Utilizzare il DDE (scambio dinamico dati)

DDE, o scambio dinamico dei dati, è un metodo disponibile nel sistema operativo Microsoft Windows® per trasferire dati tra le applicazioni. Lo scambio dei dati avviene tramite la memoria condivisa. Se si utilizzano altri metodi per trasferire dati, si verifica il seguente problema: i dati dal foglio di lavoro vengono trasferiti nel formato nativo in cui vengono memorizzati in Excel, anziché con la formattazione applicata dall'utente alle celle del foglio di lavoro.

Per scegliere il metodo di trasferimento dati DDE quando ci si connette a un foglio di lavoro di Excel durante un'operazione di stampa unione, è sufficiente selezionare una casella di controllo in Word:

1. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi fare clic sulla scheda Standard.
2. Selezionare Conferma conversione all'apertura.

Nel passaggio della stampa unione in cui si esegue la connessione al file di dati, dopo avere individuato il foglio di lavoro di Excel da utilizzare come file di dati, verrà visualizzata la finestra di dialogo Conferma origine dati. Selezionare Fogli di lavoro di Excel tramite DDE (*.xls), quindi scegliere OK. Nella finestra di dialogo Microsoft Excel per Intervallo denominato o di celle selezionare l'intervallo di celle o il foglio di lavoro contenente le informazioni che si desidera unire, quindi scegliere OK. I numeri contenuti nel foglio di calcolo di Excel avranno esattamente lo stesso aspetto nei documenti uniti e nelle celle del foglio di lavoro.

 Nota    Si consiglia di disattivare l'opzione Conferma conversione all'apertura una volta completata la stampa unione. In caso contrario può accadere che venga richiesto di confermare l'origine dati in un momento in cui si è impegnati in altre operazioni.

Utilizzare i codici di campo in Word

Poiché l'approccio via DDE è così semplice, si potrebbe essere tentati di non continuare la lettura di questo articolo, tuttavia è consigliabile proseguire poiché una conoscenza più approfondita del funzionamento dei codici di campo consente un maggiore controllo sui risultati della stampa unione.

Formattare valuta e altri numeri mediante codici di campo

Si supponga ad esempio di inserire un campo Prezzo in una lettera tipo che si sta preparando per una stampa unione. Nel documento principale, il campo «Prezzo» avrà un aspetto analogo al seguente:

L'articolo ordinato avrà un costo di «Prezzo».

Premere ALT+F9 per visualizzare il codice di base del campo che avrà il seguente aspetto:

L'articolo ordinato avrà un costo di { MERGEFIELD "Prezzo" }.

È possibile controllare la formattazione dei prezzi nel campo digitando semplicemente alcuni caratteri aggiuntivi, come ad esempio un parametro di formattazione, tra le parentesi graffe.

Per includere:

• un segno di dollaro
• quattro cifre per impostazione predefinita e uno spazio se il numero da unire è composto solo da tre cifre
• due posizioni decimali
• e una virgola tra il primo e il secondo gruppo di numeri

digitare quanto formattato in grassetto nel codice di campo:

{ MERGEFIELD "Prezzo" \# $#.###,00 }

Una volta completata la digitazione, premere ALT+F9 per interrompere l'accesso ai codici di campo. Quando si effettuerà la stampa unione, tutti i prezzi saranno formattati esattamente nel modo desiderato. È possibile utilizzare questo stesso approccio con numeri diversi dai prezzi.

Di seguito è riportata una descrizione dettagliata degli elementi contenuti nel parametro utilizzato:

1. Il nome del campo inserito nel documento principale, che corrisponde a una colonna nel foglio di lavoro di Excel.
2. Barra rovesciata che indica l'inizio del parametro di formattazione.
3. Definizione del parametro, in questo caso per formattare i numeri.
4. Caratteri che si desidera includere, ad esempio un segno di $ visualizzato prima di ogni prezzo.
5. Il numero massimo di cifre. Se un numero contiene meno cifre, viene lasciato uno spazio vuoto. Digitare i punti nella posizione in cui dovranno essere visualizzati nel numero.
6. La virgola decimale, che verrà digitata nel punto in cui si desidera che venga visualizzata. Gli zeri indicano il numero massimo di cifre dopo la virgola decimale. Se il numero di cifre è inferiore, verrà inserito automaticamente uno zero.

Per ulteriori informazioni sulla formattazione dei numeri mediante un parametro, fare clic sul collegamento Parametro Numero (\#) nella casella Vedere anche.

Formattare le date utilizzando codici di campo

Per fare in modo che le date in una colonna Data nel foglio di calcolo abbiano esattamente l'aspetto desiderato nei documenti uniti, è possibile utilizzare un parametro di formattazione. Se si inserisce un campo Data nel documento principale e si preme ALT+F9, verrà visualizzato:

{ MERGEFIELD "Data" }

Per fare in modo che a tutte le date nei documenti uniti sia assegnato il formato 18 febbraio 2008, a prescindere dalla modalità di formattazione delle date nelle celle del foglio di lavoro, è possibile aggiungere il parametro di formattazione visualizzato in grassetto al codice di campo:

{ MERGEFIELD "Data" \@ "g MMMM aaaa" }

Per ulteriori informazioni sulla formattazione di date mediante un parametro, fare clic sul collegamento Parametro Data-ora (\@) nella casella Vedere anche.

Formattare le celle nel foglio di lavoro di Excel

Questo approccio potrebbe essere proprio la soluzione giusta se si sta creando un nuovo foglio di lavoro di Excel da utilizzare in un progetto di stampa unione. Per alcuni versi si tratta dell'approccio più diretto perché è possibile impostare date, percentuali e altri numeri nel foglio di lavoro, esattamente come si desidera vengano visualizzati in Word dopo l'unione. Ogni volta che si procede alla stampa unione, avranno sempre lo stesso aspetto.

I problemi di formattazione della stampa unione si verificano quando le celle contenenti i numeri nel foglio di lavoro di Excel sono formattate come Numero, Valuta, Data, Percentuale e così via. La soluzione per ottenere una corretta conversione dei numeri durante la stampa unione consiste nel formattare come Testo le celle che li conterranno. Se le celle sono formattate come Testo, sarà possibile digitare i numeri nelle celle esattamente come si desidera che vengano visualizzati, ovvero con segno di dollaro, zeri e così via. Tale formattazione verrà mantenuta in fase di stampa unione.

1. Per impostare la formattazione delle celle in Excel, selezionare la colonna contenente le celle che si desidera impostare.
2. Scegliere Celle dal menu Formato, quindi fare clic sulla scheda Numero.
3. In Categoria fare clic su Testo.

Suggerimento sugli zeri iniziali nei codici postali

Non è indispensabile formattare come Testo le celle contenenti codici postali per consentire la corretta unione dei codici postali con zeri iniziali. Mentre si digita il codice postale nella cella è infatti sufficiente anteporre un apostrofo allo zero iniziale. L'apostrofo non viene visualizzato nella cella, ma serve per la corretta gestione dello zero.

Buona stampa unione,

Connie Miller, responsabile della cassetta delle risposte

Informazioni sull'autore

Connie Miller scrive per il team di assistenza in linea di Microsoft Office e si occupa di raccogliere e rispondere ai problemi che pervengono alla cassetta delle risposte di Word. Per inviare una domanda dettagliata alla quale potrà essere fornita una risposta, fare clic su Commenti e suggerimenti.