Utilizzare la stampa unione per creare e stampare lettere e altri documenti

La stampa unione viene utilizzata per creare un set di documenti, ad esempio una lettera tipo inviata a un numero elevato di clienti. Ogni documento presenta lo stesso tipo di informazioni, tuttavia una parte del contenuto è univoca. Nelle lettere destinate ai clienti ad esempio è possibile personalizzare ogni lettera in modo rivolgersi a ogni cliente per nome. Le informazioni univoche di ogni lettera provengono dalle voci di un'origine dati.

Il processo della stampa unione prevede la seguente procedura generale:

  1. Impostare il documento principale. Il documento principale contiene il testo e gli elementi grafici identici per ogni versione del documento unito, ad esempio l'indirizzo del mittente in una lettera tipo.
  2. Connettere il documento a un'origine dati . Un'origine dati è un file contenente le informazioni da unire in un documento. Ad esempio, i nomi e gli indirizzi dei destinatari di una lettera.
  3. Ridefinire l'elenco di destinatari o di elementi. Microsoft Word consente di generare una copia del documento principale per ogni destinatario o elemento del file di dati. Se si desidera generare copie solo di determinati elementi di un file di dati, è possibile scegliere gli elementi (o record) da includere.
  4. Aggiungere segnaposto, denominati campi di Stampa unione, al documento. Quando si esegue la stampa unione, nei relativi campi vengono inserite le informazioni provenienti dal file di dati.
  5. Anteprima e completamento dell'unione. E' possibile eseguire l'anteprima di ogni copia del documento prima di stampare l'intero insieme.

Si utilizzano i comandi della scheda Indirizzi per eseguire una stampa unione.

 Importante   Se si prevede di utilizzare campi di contatti personalizzati con l'elenco Contatti di Microsoft Outlook oppure una cartella Contatti di Cartelle pubbliche, è necessario iniziare il processo di stampa unione in Outlook.

Impostare il documento principale

  1. Avviare Word.

Per impostazione predefinita, verrà aperto un documento vuoto. Se lo si chiude, i comandi descritti nel passaggio successivo non saranno disponibili.

  1. Nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere fare clic su Inizia stampa unione.

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  1. Fare clic su Lettere.

La stampa unione consente inoltre di creare quanto segue:

Continuazione di una stampa unione

Se è necessario interrompere la stampa unione, è possibile salvare il documento principale e riprendere la stampa unione in un secondo momento. Microsoft Office Word consente di mantenere le informazioni relative a origine dati e campi.

  1. Quando si è pronti a continuare l'unione, aprire il documento.

In Word viene visualizzato un messaggio che richiede la conferma dell'apertura del documento. In tal modo verrà eseguito un comando SQL.

  1. Poiché il documento è connesso a un'origine dati e si desidera recuperare i dati, fare clic su . Se si stava aprendo un documento collegato a un'origine dati, fare clic su No per evitare un accesso ai dati potenzialmente dannoso.

Verrà visualizzato il testo del documento insieme a tutti i campi inseriti.

  1. Fare clic sulla scheda Indirizzi e continuare il lavoro.

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Connettere il documento a un'origine dati

Per unire le informazioni all'interno del documento è necessario collegare il documento a un'origine dati oppure a un file di dati data. Se non si dispone già di un file di dati, è possibile crearne uno durante il processo di stampa unione.

 Importante   Se si utilizza un elenco esistente, controllare che includa le informazioni desiderate, tra cui tutte le colonne e le righe. È possibile apportare alcune modifiche durante l'unione, ma non aprire l'origine dati. Il processo di unione è più semplice se l'origine dati è pronta prima della connessione.

Scegliere un file di dati

  1. Nel gruppoInizia stampa unione della scheda Lettere fare clic su Selezione dei destinatari.
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  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

 Nota   Se si è installato Microsoft Office 2010 (anziché solo Word 2010), è possibile anche utilizzare Microsoft Query per creare una query (query: Strumento per trovare tutti i record memorizzati in un'origine dati, che corrispondono a una serie di criteri specificati. Le query possono contenere operatori, virgolette, caratteri jolly e parentesi per ottenere una migliore definizione della ricerca.) e recuperare i dati desiderati da un'origine dati esterna (origine dati esterna: Origine dati che contiene i dati a cui l'utente desidera accedere, ad esempio un elenco di Microsoft Excel o un database di Microsoft Access.).

Se si è pronti per continuare, andare al passaggio successivo.

Se si desiderano ulteriori informazioni, continuare a leggere qui di seguito.

Suggerimenti per utilizzare l'elenco Contatti di Microsoft Office Outlook

La connessione della cartella Contatti di Outlook è di solito un processo semplice, ma talvolta possono verificarsi problemi. Di seguito sono riportate alcune soluzioni a problemi comuni:

Non è possibile individuare la cartella Contatti di Outlook

Potrebbe essere necessario attivare la proprietà Mostra questa cartella come rubrica di posta elettronica in Outlook oppure modificare il profilo utente di Outlook.

Attivare la proprietà Mostra questa cartella come rubrica di posta elettronica

  1. In Microsoft Outlook fare clic su Contatti.
  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Contatti contenente le informazioni da utilizzare per una stampa unione e quindi scegliere Proprietà dal menu di scelta rapida.
  3. Nella scheda Rubrica di Outlook accertarsi che la casella di controllo Mostra questa cartella come rubrica di posta elettronica sia selezionata e quindi fare clic su OK.

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Modificare il profilo utente di Outlook

Un profilo utente di Outlook è un gruppo di account e di rubriche di posta elettronica. E' sufficiente, di solito, disporre di un unico profilo , tuttavia, se si condivide il computer con altri utenti o si utilizzano rubriche diverse per scopi diversi, è possibile impostare più di un profilo. Se, quando si inizia la stampa unione, si sta utilizzando un profilo che non include la cartella Contatti da utilizzare, quella cartella non sarà disponibile.

Per passare a un profilo utente diverso, riavviare Outlook. Quando viene richiesto un profilo, scegliere quello che include la cartella Contatti che si desidera utilizzare nella stampa unione.

Se non viene richiesto alcun profilo e si sa che se ne dispone di più di uno, si può decidere di impostare Outlook in modo che effettui questa richiesta. Per eseguire questa operazione:

  1. Uscire da Outlook.
  2. Nel Pannello di controllo fare clic su Account utente e quindi su Posta elettronica.
  3. Fare clic su Mostra profili.
  4. Perché venga richiesto di selezionare un profilo a ogni avvio di Outlook, fare clic su Richiedi un profilo da utilizzaree quindi su OK.


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Si ricevono messaggi di errore sui client e le tabelle della posta.

Se si cerca di effettuare una connessione alla cartella Contatti durante una stampa unione in Word e Outlook non è impostato come programma di posta elettronica predefinito in Internet Explorer, si riceverà il seguente messaggio di errore:

"Nessun client di posta elettronica predefinito oppure il client di posta corrente non è in grado di soddisfare la richiesta di trasferimento messaggi. Eseguire Microsoft Office Outlook e impostarlo come client di posta predefinito".

Per evitare di ricevere questo messaggio durante una stampa unione eseguire l'operazione seguente:

  1. Fare clic sulla scheda File.
  2. Fare clic su Opzioni.
  3. In Opzioni di avvio selezionare Imposta Outlook come programma predefinito per la posta elettronica, i contatti e il calendario e quindi fare clic su OK.

Riavviare Word, aprire il documento di stampa unione ed effettuare la connessione alla cartella Contatti di Outlook.

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Non è possibile effettuare la connessione a una cartella Contatti di Outlook nelle cartelle pubbliche.

Se si inizia una stampa unione in Word e si cerca di connettersi a una cartella Contatti di Outlook in Cartelle pubbliche, si riceverà il seguente messaggio di errore :

"Impossibile completare l'operazione. Errore della finestra o del modulo di gestione del database. Riprovare più tardi".

Se si riprova successivamente, si riceverà lo stesso messaggio di errore.

Per utilizzare una cartella Contatti di Cartelle pubbliche come file di dati per la stampa unione, è necessario avviare la stampa unione da Outlook.

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Suggerimenti per la formattazione di dati in Excel

Se il file di dati è un foglio di lavoro di Excel che include percentuali, valute o codici postali, è possibile preservare la formattazione numerica dei dati utilizzando DDE (scambio dinamico di dati) per connettersi al foglio di lavoro di Excel da Word. E possibile, ad esempio, accertarsi che un codice postale a cinque cifre, 07865, del file di dati non venga visualizzato come 7865 (senza lo zero iniziale).

Prima di connettersi al foglio di lavoro, eseguire l'operazione seguente in Word:

  1. Fare clic sulla scheda File.
  2. Fare clic su Opzioni.
  3. Fare clic su Avanzate.
  4. Scorrere fino alla sezione Generale e selezionare la casella di controllo Conferma conversione formato file all'apertura .
  5. Fare clic su OK.
  6. Con il documento principale di stampa unione aperto, nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere fare clic su Seleziona destinatari e quindi su Usa elenco esistente.
  7. Posizionare il foglio di lavoro di Excel nella finestra di dialogo Seleziona origine dati e fare doppio clic.
  8. Nella finestra di dialogo Conferma origine dati fare clic su Fogli di lavoro di Excel tramite DDE (*.xls) e quindi fare clic su OK. Se l'opzione Fogli di lavoro di Excel tramite DDE (*.xls) non è visibile, selezionare la casella di controllo Mostra tutto.
  9. Nella finestra di dialogo Microsoft Excel per Intervallo denominato o di celle selezionare l'intervallo di celle o il foglio di lavoro contenente le informazioni che si desidera unire e quindi fare clic su OK.

 Nota   Per evitare di visualizzare una richiesta ad ogni apertura di un file di dati, è possibile disattivare la casella di controllo Conferma conversione all'apertura dopo aver eseguito la connessione al foglio di lavoro.

Creazione di un nuovo elenco

  1. Nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi digitare le informazioni relative al primo indirizzo, o record, che si desidera includere nella stampa unione.

Se si desidera aggiungere o rimuovere colonne, fare clic su Personalizza colonne e quindi apportare le modifiche desiderate.

  1. Dopo avere digitato tutte le informazioni per il primo record, fare clic su Nuova voce e digitare le informazioni per il record successivo. Continuare finché non saranno state immesse le informazioni per tutti i record che si desidera includere.
  2. Terminato il nuovo elenco, fare clic su OK.
  3. Nella finestra di dialogo Salva elenco indirizzi digitare un nome per il nuovo elenco e quindi fare clic su Salva.

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Ridefinire l'elenco di destinatari o di elementi

Quando si effettua la connessione a un particolare file di dati, è possibile che non si desideri unire le informazioni da tutti i record (o righe) del file di dati nel documento principale.

Se si prevede di utilizzare l'intero elenco, è possibile continuare direttamente con il passaggio successivo.

Per ridurre l'elenco di destinatari o utilizzare un sottoinsieme degli elementi contenuti nel file di dati, eseguire l'operazione seguente:

  1. Nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere fare clic su Modifica elenco destinatari.

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  1. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Selezionare singoli record    Si consiglia di utilizzare questo metodo se l'elenco è breve. Selezionare le caselle di controllo accanto ai destinatari che si desidera includere e deselezionare quelle accanto ai destinatari che si desidera escludere.

      Se si desidera includere solo alcuni record nell'unione, è possibile deselezionare la casella di controllo nella riga di intestazione e quindi selezionare solo i record desiderati. Analogamente, se si desidera includere la maggior parte dell'elenco, selezionare la casella di controllo nella riga di intestazione e deselezionare le caselle di controllo dei record da non includere.
    • Ordinare i record    Fare clic sull'intestazione di colonna della voce in base alla quale si desidera effettuare l'ordinamento. L'elenco viene ordinato in ordine alfabetico crescente (dalla A alla Z). Fare di nuovo clic sull'intestazione di colonna per disporre l'elenco in ordine alfabetico decrescente (dalla Z alla A).

      Se si desidera eseguire un ordinamento più complesso, fare clic su Ordina in Perfezionamento elenco destinatari e scegliere le preferenze desiderate per l'ordinamento nella scheda Ordina i record nella finestra di dialogo Filtra e ordina. È ad esempio possibile utilizzare questo tipo di ordinamento se si desidera elencare gli indirizzi dei destinatari in ordine alfabetico per cognome nell'ambito dei singoli codici postali e quindi elencare i codici postali in ordine numerico.
    • Filtrare i record    Questo metodo è utile se nell'elenco sono contenuti record che non si desidera visualizzare o includere nell'unione. Dopo aver filtrato l'elenco, sarà possibile selezionare o deselezionare le caselle di controllo per includere o escludere alcuni record.

Per filtrare i record, eseguire la procedura seguente:

  1. In Perfezionamento elenco destinatarifare clic su Filtro .
  2. Nella scheda Filtra i record della finestra di dialogo Filtra e ordina scegliere i criteri da utilizzare per il filtro.

Per generare ad esempio lettere solo per indirizzi che elencano l'Australia come paese, fare clic su Paese nell'elenco Campo, su Uguale a nell'elenco Criterio e quindi digitare o selezionare Australia nell'elenco Valore.

  1. Per perfezionare ulteriormente il filtro, fare clic su E o su O e scegliere ulteriori criteri.

Per generare ad esempio lettere solo per aziende di Monaco, filtrare i record il cui campo Città contenga Monaco e il cui campo Nome società non sia vuoto. Se si utilizza O anziché E in questo filtro, la stampa unione includerà tutti gli indirizzi di Monaco, nonché tutti gli indirizzi che includono un nome di società, indipendentemente dalla città.

  • Aggiungere destinatari    Per aggiungere destinatari all'elenco, eseguire le operazioni seguenti:
    1. In Origine dati fare clic sul nome del file di dati.
    2. Fare clic su Modifica.
    3. Nella finestra di dialogo Modifica origine dati fare clic su Nuova voce e quindi digitare le informazioni relative al destinatario.

 Suggerimento   A seconda del tipo di origine dati in uso, alcuni processi potrebbero non essere disponibili. Se possibile, controllare che il file di dati sia completo prima di collegarlo al documento principale.

 Nota   Se è stato installato un software di convalida degli indirizzi, è possibile scegliere Convalida indirizzi nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione per convalidare gli indirizzi dei destinatari.

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Aggiungere segnaposto, denominati campi di Stampa unione, al documento

Dopo aver effettuato la connessione del documento principale a un file di dati, si è pronti a digitare il testo del documento e aggiungere segnaposto che indichino in quale punto di ciascuna copia del documento verranno visualizzate le informazioni univoche.

Se si ha familiarità con il funzionamento dei campi di stampa unione, è possibile passare direttamente alla fase di mapping e unione.

Se si desiderano ulteriori informazioni sul funzionamento dei campi di stampa unione, continuare a leggere qui di seguito.

Informazioni sui campi di stampa unione

I segnaposto, ad esempio indirizzo e formula di apertura, sono denominati campi di Stampa unione. I campi di Word corrispondono alle intestazioni di colonna del file di dati selezionato.


File di dati con colonne (categorie) e righe (record)

Callout 1 Le colonne di un file di dati rappresentano categorie di informazioni. I campi aggiunti al documento principale sono segnaposto per queste categorie.
Callout 2 Le righe di un file di dati rappresentano record di informazioni. Word consente di generare una copia del documento principale per ciascun record durante l'esecuzione di una stampa unione.

Inserendo un campo nel documento principale si indica che si desidera far visualizzare in quella posizione una determinata categoria di informazioni, ad esempio nome o indirizzo.

Campi inseriti in un documento di Word

 Nota   Quando si inserisce un campo Stampa unione nel documento principale, il nome del campo è sempre racchiuso da virgolette acute (« ») che non appaiono nei documenti uniti, ma consentono solo di distinguere i campi del documento principale dal testo normale.

Conseguenze del processo di unione

Quando si esegue un'unione, le informazioni della prima riga del file di dati sostituiscono i campi del documento principale per creare il primo documento unito. Le informazioni della seconda riga sostituiscono i campi per creare il secondo documento unito e così via.

Unione di informazioni dal file di dati nel documento

Utilizzo dei campi: Esempi

E' possibile aggiungere un'intestazione di colonna dal file di dati al documento principale come campo. In questo modo si dispone di maggiore flessibilità quando si progettano lettere tipo e altri documenti uniti.

Si supponga ad esempio di creare una lettera per notificare ad aziende locali che sono state selezionate per essere incluse nella guida cittadina annuale. Se il file di dati contiene una colonna Società con il nome di ogni azienda che si desidera contattare, è possibile inserire il campo «Società» anziché digitare il nome di ogni singola società.

E' possibile combinare campi e separarli tramite segni di interpunzione. Per creare, ad esempio, un indirizzo è possibile impostare nel documento principale campi quali:

«Nome» «Cognome»

«Via e numero civico»

«Città», «Stato» «Codice postale»

Per oggetti di uso frequente, quali blocchi di indirizzi e formule di apertura, Word fornisce campi compositi che raggruppano un numero di campi. Ad esempio:

  • Il campo Blocco di indirizzi è una combinazione di diversi campi, inclusi nome, cognome, via e numero civico e codice postale.

Elementi in un campo Blocco di indirizzi

  • Il campo Formula di apertura può includere uno o più nomi di campo, a seconda della formula di saluto scelta.

E' possibile personalizzare il contenuto di ciascuno di questi campi compositi. Ad esempio, nell'indirizzo si può decidere di selezionare un formato di nome formale (Sig. Lucio Iallo); nella formula di apertura si può utilizzare "A" anziché "Egregio"

Mappare i campi di Stampa unione nel file di dati

Per accertarsi che Word trovi una colonna nel file di dati che corrisponda a ogni indirizzo o formula di saluto, può essere necessario mappare i campi di Stampa unione in Word nelle colonne del file di dati.

Per mappare i campi scegliere Corrispondenza campi nel gruppo Scrivi e inserisci campi della scheda Indirizzi .

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Viene aperta la finestra di dialogo Corrispondenza campi .

Finestra di dialogo Corrispondenza campi

Gli elementi di un indirizzo e di una formula di apertura sono elencati a sinistra, mentre le intestazioni di colonna del file di dati sono elencate a destra.

In Word viene eseguita la ricerca della colonna che corrisponde a ogni elemento. Nella figura viene creata automaticamente la corrispondenza tra la colonna Professione del file di dati e Titolo. Non è stato possibile tuttavia per Word trovare corrispondenze con altri elementi. Da questo file di dati ad esempio Word non è in grado di trovare una corrispondenza per Secondo nome.

Nell'elenco a destra è possibile selezionare la colonna del file di dati che corrisponde all'elemento a sinistra. È corretto che per Identificatore univoco non vi sia corrispondenza. Nel documento di stampa unione infatti non devono essere necessariamente utilizzati tutti i campi. Se si aggiunge un campo che non include dati del file di dati, nel documento unito verrà inserito come segnaposto vuoto, in genere come riga vuota o campo nascosto.

Digitazione del contenuto e aggiunta dei segnaposto (campi)

  1. Nel documento principale digitare il contenuto che si desidera includere in ogni copia del documento.

Per aggiungere un'immagine, ad esempio un logo, fare clic su Immagine nel gruppo Illustrazioni della scheda Home.

  1. Fare clic nel punto in cui si desidera inserire il campo.
  2. Utilizzare il gruppo Scrivi e inserisci campi della scheda Indirizzi .

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  1. Aggiungere uno dei seguenti elementi:

MostraBlocco indirizzo con nome, indirizzo e altri dati

  1. Fare clic su Blocco di indirizzi .
  2. Nella finestra di dialogo Inserisci blocco di indirizzi selezionare gli elementi dell'indirizzo che si desidera includere e i formati desiderati e fare clic su OK.
  3. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi Word potrebbe non essere stato in grado di individuare alcune informazioni necessarie per il blocco di indirizzi. Fare clic sulla freccia accanto a (nessuna corrispondenza)e quindi selezionare dall'origine dati il campo corrispondente al campo necessario per la stampa unione.

MostraFormula di esordio

  1. Fare clic su Formula di esordio.
  2. Selezionare il formato della Formula di esordio, che include il saluto, il formato del nome e la punteggiatura che segue.
  3. Selezionare il testo da visualizzare al posto del nome del destinatario nel caso in cui questo non venga interpretato, ad esempio se l'origine dati non contiene il nome o il cognome del destinatario ma solo un nome di società.
  4. Fare clic su OK.
  5. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi Word potrebbe non essere stato in grado di individuare alcune informazioni necessarie per la formula di esordio. Fare clic sulla freccia accanto a (nessuna corrispondenza)e quindi selezionare dall'origine dati il campo corrispondente al campo necessario per la stampa unione.

MostraCampi individuali

È possibile inserire informazioni di campi individuali, ad esempio il nome, il numero di telefono o il totale delle donazioni da un elenco di benefattori. Per aggiungere rapidamente un campo del file di dati al documento principale, fare clic sulla freccia accanto a Inserisci campo unionee quindi selezionare il nome del campo

Per ulteriori opzioni per l'inserimento di campi individuali nel documento, eseguire l'operazione seguente:

  1. Nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere fare clic su Inserisci campo unione.
  2. Nella finestra di dialogo Inserisci campo unione eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Per selezionare campi indirizzo che verranno automaticamente associati ai campi nell'origine dati, pur non avendo lo stesso nome, fare clic su Campi indirizzo.
    • Per selezionare campi che prelevano sempre i dati direttamente da una colonna del file di dati, fare clic su Campi database.
  3. Nella casella Campi fare clic sul campo desiderato.
  4. Fare clic su Inseriscie quindi su Chiudi.
  5. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi , è possibile che non siano state trovate alcune delle informazioni necessarie per inserire il campo. Fare clic sulla freccia accanto a (nessuna corrispondenza)e quindi selezionare dall'origine dati il campo corrispondente al campo necessario per la stampa unione.

 Nota   Se si inserisce un campo dalla casella di riepilogo Campi database e in seguito si passa a un'origine dati che non include una colonna con lo stesso nome, le informazioni del campo non verranno inserite nel documento unito.

MostraPersonalizzare i campi dei contatti di Outlook

L'unico modo per includere campi di contatti personalizzati nel documento principale consiste nell'iniziare la stampa unione da Outlook. Impostare, innanzitutto una visualizzazione dei contatti con i campi da utilizzare nell'unione. Quindi, iniziare la stampa unione. Dopo aver scelto le impostazioni desiderate, Word verrà aperto automaticamente e si sarà in grado di completare l'unione.

Impostare una visualizzazione dei contatti che includa campi personalizzati

  1. Nella scheda Visualizza in Contatti di Outlook fare clic su Cambia visualizzazionee quindi su Elenco.
  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un'intestazione di colonna e quindi scegliere Selezione campi dal menu di scelta rapida.
  3. Nell'elenco a discesa nella parte superiore della finestra di dialogo Selezione campi selezionare Campi definiti dall'utente nella cartella.
  4. Trascinare il campo da aggiungere dalla finestra di dialogo alle intestazioni di colonna. Una piccola freccia rossa consente di collocare il campo nella posizione desiderata.
    Trascinamento del campo personalizzato da Selezione campi nella visualizzazione Contatti

 Nota   E' possibile aggiungere un nuovo campo nella finestra di dialogo Selezione campi facendo clic su Nuovo nella parte inferiore.

  1. Dopo aver aggiunto tutti i campi personalizzati alla visualizzazione, chiudere la finestra di dialogo Selezione campi .
  2. Per rimuovere un campo che non si desidera includere nella stampa unione, fare clic sul nome del campo nell'intestazione di colonna nella visualizzazione Elenco e trascinarlo all'esterno dell'intestazione di colonna.

Esecuzione della Stampa unione da Outlook

  1. In Contatti di Outlook selezionare singoli contatti premendo MAIUSC e selezionando un intervallo oppure premendo CTRL e facendo clic per selezionare i singoli. Se si desidera includere tutti i contatti attualmente visibili nella visualizzazione, non scegliere alcun contatto.
  2. Nella scheda Home fare clic su Stampa unione.
  3. Se sono stati selezionati singoli contatti da includere nella stampa unione, fare clic su Solo contatti selezionati. Se si desidera includere tutti i contatti attualmente disponibili nella visualizzazione, fare clic su Tutti i contatti nella visualizzazione corrente.
  4. Se la visualizzazione Elenco è stata configurata in modo da visualizzare esattamente i campi che si desidera utilizzare nella stampa unione, fare clic su Campi dei contatti nella visualizzazione corrente. In caso contrario, fare clic su Tutti i campi dei contatti per rendere disponibili nella stampa unione tutti i campi dei contatti.
  5. Se si desidera generare un nuovo documento principale per l'unione, scegliere Nuovo documento. In caso contrario, scegliere Documento esistentee Sfoglia per individuare il documento da utilizzare come documento principale.
  6. Se si desidera salvare i contatti e i campi selezionati in modo da poterli riutilizzare, selezionare la casella di controllo File permanente e quindi fare clic su Sfoglia per salvare il file. I dati vengono salvati in un documento Word come dati delimitati da virgola.
  7. Selezionare le opzioni di unione desiderate.
    • Lettere tipo     Preparare un batch di lettere per una spedizione di gruppo.
    • Etichette indirizzi     Impostare le etichette di indirizzi per una spedizione di gruppo.
    • Buste    Impostare le buste per una spedizione di gruppo.
    • Catalogo    Creare un documento singolo contenente un catalogo o un elenco di indirizzi.
    • Nuovo documento    Generare documenti uniti che è possibile modificare singolarmente in Word.
    • Stampante    Inviare documenti uniti direttamente alla stampante predefinita.
    • Posta elettronica    Generare documenti uniti progettati per essere messaggi di posta elettronica. Quando si è pronti a completare l'unione in Word, nella scheda Indirizzi del gruppo Fine fare clic su Fine e Uniscie quindi su Invia messaggi. La linea Oggetto è compilata con il testo digitato nella finestra di dialogo Contatti per la stampa unione di Outlook.
  8. Fare clic su OK. Quando il documento viene aperto in Word, nella scheda Indirizzi del gruppo Scrivi e inserisci campi fare clic sulla freccia accanto a Inserisci campo unionee quindi scegliere i campi che si desidera aggiungere al documento.


 Note 

Formattare i dati uniti

I programmi di database e fogli di calcolo, ad esempio Microsoft Access e Microsoft Excel, consentono di memorizzare le informazioni immesse nelle celle come dati non elaborati. La formattazione applicata in Access o in Excel, ad esempio tipi di carattere e colori, non viene archiviata con i dati non elaborati. Quando si esegue l'unione di informazioni da un file di dati a un documento di Word, si uniscono i dati non elaborati, senza la formattazione applicata.

Aggiunta di formattazione

  1. Selezionare il campo di stampa unione. Accertarsi che la selezione includa le virgolette acute (« ») che racchiudono il campo.
  2. Nel gruppo Carattere della scheda Home applicare la formattazione desiderata. Per avere a disposizione un numero maggiore di opzioni, fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Carattere.

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Anteprima, completamento dell'unione e stampa dei documenti

Dopo avere aggiunto i campi al documento principale è possibile visualizzare in anteprima i risultati dell'unione. Quando si è soddisfatti dell'anteprima, si può completare l'unione.

Visualizzare in anteprima l'unione

È possibile visualizzare in anteprima i documenti uniti e apportarvi modifiche prima di completare effettivamente l'unione.

Per visualizzare l'anteprima, effettuare una delle seguenti operazioni nel gruppo: Anteprima risultati della scheda Indirizzi :

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  • Fare clic su Anteprima risultati.
  • Sfogliare le pagine di ogni documento unito utilizzando i pulsanti Record successivo e Record precedente del gruppo Anteprima risultati .
  • Visualizzare in anteprima un documento specifico scegliendo Trova destinatario.

 Nota   Fare clic su Modifica elenco destinatari nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Indirizzi per aprire la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione in cui è possibile filtrare l'elenco oppure deselezionare i destinatari se vengono visualizzati record che non si desidera includere.

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Completamento dell'unione

È possibile stampare documenti uniti o modificarli singolarmente. È possibile stampare o modificare tutti i documenti o solo un sottoinsieme.

Se si desidera stampare un sottoinsieme dei documenti, è possibile specificare un intervallo di numeri di record. Se si desidera stampare pagine anziché specificare numeri di record, seguire le istruzioni riportate nella sezione Modifica di singole copie del documento.

Stampa dei documenti uniti

  1. Nel gruppo Fine della scheda Lettere fare clic su Finalizza e unisci e quindi su Stampa documenti.

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  1. Scegliere se stampare l'intero insieme di documenti, solo la copia attualmente visibile oppure un sottoinsieme specificando il numero di record.

Modifica di singole copie del documento

  1. Nel gruppo Fine della scheda Lettere fare clic su Finalizza e unisci e quindi su Modifica singoli documenti.

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  1. Scegliere se modificare l'intero insieme di documenti, solo la copia attualmente visibile oppure un sottoinsieme specificando il numero di record. Word consente di compilare le copie da modificare in un unico file con un'interruzione di pagina tra ogni copia del documento.

Dopo aver completato la modifica del nuovo file di documenti, per stampare i documenti fare clic sulla scheda File, quindi su Stampa e infine sul pulsante Stampa.

Salvataggio del documento principale.

È importante ricordare che i documenti uniti che vengono salvati sono separati dal documento principale. È consigliabile salvare il documento principale stesso se si prevede di utilizzarlo per un'altra unione.

Quando si salva il documento principale, viene salvata anche la connessione al file di dati. Alla successiva apertura del documento principale, viene chiesto di scegliere se unire di nuovo le informazioni del file di dati nel documento principale.

  • Se si fa clic su , il documento si aprirà con le informazioni del primo record unite.
  • Se si fa clic su No, la connessione tra il documento principale e il file di dati verrà interrotta. Il documento principale diventerà un documento standard di Word e i campi verranno sostituiti con le informazioni univoche del primo record.

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Si applica a:
Word 2010