La cassetta delle risposte: stampare etichette indirizzi in Word

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A cura di Connie Miller

In un file di dati sono stati raccolti tutti gli indirizzi dei clienti che si desidera stampare su etichette indirizzi. Di seguito viene illustrato come procedere e vengono forniti alcuni suggerimenti utili in proposito.

Una domanda dai commenti

Vorrei stampare un insieme di etichette indirizzi per inviare informazioni ai clienti, tuttavia continuano a verificarsi problemi. Perché è così difficile eseguire questa operazione?

Suggerimenti dalla cassetta delle risposte

È possibile riprodurre le demo oppure iniziare leggendo ulteriori informazioni sulla procedura.

Il numero di etichette da creare è direttamente proporzionale alla complessità del processo.

È semplice:

• Stampare un'etichetta o un insieme di etichette tutte indirizzate allo stesso modo. Per informazioni su come procedere, fare clic su uno dei collegamenti nella casella Vedere anche.
• Digitare alcune etichette diverse su un unico foglio di etichette e stamparle. A questo scopo sono disponibili due diverse opzioni:
• Scaricare uno dei modelli per etichette dalla pagina Modelli del sito Microsoft Office Online.
• Utilizzare la finestra di dialogo Buste ed etichette per creare una pagina di etichette.
1. Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti e fare clic su Buste ed etichette.
2. Fare clic sulla scheda Etichette, quindi scegliere Opzioni.
3. Scegliere il tipo di stampante e il fornitore dei fogli di etichette su cui verranno stampate le etichette. Nella casella Tipo selezionare il numero corrispondente a quello indicato sulla confezione dei fogli di etichette, quindi scegliere OK.
4. Nella finestra di dialogo Buste ed etichette scegliere Documento nuovo.

Viene aperto un nuovo documento di etichette.

5. Digitare le informazioni desiderate nelle etichette da utilizzare.
6. Per stampare le etichette, scegliere Stampa dal menu File.

Il processo può diventare più complesso quando si creano e si stampano più fogli di etichette, poiché ciò comporta l'utilizzo della funzione di stampa unione. Una volta compreso, il processo non risulterà affatto difficile sebbene possa comportare ostacoli in ogni sua fase.

In questo articolo verrà esaminato passo per passo il processo di stampa unione di etichette, verranno analizzate per ogni fase le possibili difficoltà e verrà spiegato come evitarle o come eliminarle.

Il processo di stampa unione di etichette

La creazione di un insieme di etichette prevede cinque passaggi:

1. Innanzitutto si imposta il documento principale di etichette, ovvero la pagina di etichette da cui iniziare, che costituisce il modello per le dimensioni e la forma di tutte le etichette che verranno stampate.
2. Quindi si connette il documento principale di etichette impostato a un file di dati contenente i nomi e gli indirizzi da aggiungere alle etichette. Ulteriori informazioni sui file di dati verranno fornite di seguito.
3. Successivamente si aggiungono segnaposto (definiti ufficialmente campi) al documento principale di etichette con le informazioni (quali nomi e indirizzi) specifiche di ogni etichetta. In questa fase si aggiungeranno anche le informazioni, come l'indirizzo del mittente, un logo o un'altra immagine, che saranno ripetute su ogni etichetta.
4. Dopodiché si visualizzano in anteprima le etichette per assicurarsi che le informazioni vengano unite correttamente dal file di dati. Quando i risultati saranno soddisfacenti, si procederà all'unione.
5. Infine si stampano le etichette.

Passaggio 1: Impostare il documento principale di etichette

Sapendo di dover creare etichette, si sarà probabilmente già provveduto ad acquistare, in un negozio di articoli per ufficio, un pacco di fogli di etichette di un fornitore quale Avery, AOne o Formtec. Ogni foglio presenta un formato particolare e contiene un certo numero di etichette con dimensioni specifiche.

Per impostare il documento principale di etichette è necessario che le dimensioni del documento corrispondano alle dimensioni delle etichette presenti sui fogli acquistati.

Procedura per l'impostazione del documento principale di etichette:

1. Avviare Word.
2. Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi fare clic su Stampa unione per aprire il riquadro attività Stampa unione.
3. Nel riquadro attività selezionare Etichette in Selezione del tipo di documento. In Passaggio 1 di 6 nella parte inferiore del riquadro attività fare clic su Successivo: Documento di partenza.
4. Per impostare un nuovo documento principale di etichette selezionare Cambia il layout del documento.

Si sceglie Cambia il layout del documento perché, per impostazione predefinita, quando si avvia Word viene aperto un documento vuoto che tuttavia non presenta un layout adatto per le etichette. Per creare etichette, è necessario passare dal layout del documento predefinito al layout per etichette.

5. Nel riquadro attività fare clic su Opzioni etichette in Cambia il layout del documento.
6. Nella finestra di dialogo Opzioni etichette è necessario selezionare varie opzioni:

 Il tipo di stampante da utilizzare per la stampa di etichette.

 Il produttore dei fogli di etichette.

 Il numero di prodotto presente sul pacco di fogli di etichette.

 Nota   Se il numero di prodotto dei fogli di etichette acquistati non corrisponde ad alcuna delle opzioni disponibili nella finestra di dialogo Opzioni etichette, sarà comunque possibile stampare le etichette previa personalizzazione delle dimensioni. Misurare innanzitutto con attenzione le etichette sul foglio acquistato e prendere nota delle misure e della disposizione delle etichette sul foglio. Seguire quindi la procedura descritta in Creazione di etichette di indirizzi personalizzate a partire dal passaggio 4.

7. Una volta selezionate tutte le opzioni desiderate, scegliere OK.

Viene aperto un documento di etichette con il punto di inserimento intermittente nella prima etichetta. Procedere quindi al passaggio successivo.

 Nota   Se sullo schermo viene visualizzato un normale documento, anziché uno schema di etichette, è possibile che sia attivata l'opzione per nascondere la griglia. Scegliere Mostra griglia dal menu Tabella per visualizzare le linee che indicano i contorni delle etichette.

8. In Passaggio 2 di 6 nella parte inferiore del riquadro attività fare clic su Successivo: Selezione destinatari.

Passaggio 2: Connettersi al file di dati

Se si creano etichette per indirizzi, si sta sicuramente pianificando l'invio di grandi volumi di posta e probabilmente è già stato preparato un elenco contenente i nomi e gli indirizzi di clienti, dipendenti o altri destinatari. Questo elenco di indirizzi non è altro che il "file di dati". Lo scopo di questo passaggio del processo è di connettersi all'elenco di indirizzi per fare in modo che i nomi e gli indirizzi in esso presenti vengano trasferiti sulle etichette.

 Nota   Se non è già stato impostato un file di dati con l'elenco degli indirizzi, continuare con la procedura perché è comunque possibile crearne uno in Word, come si vedrà in seguito.

In Word è possibile connettersi a numerosi tipi di file di dati (per visualizzare un elenco completo fare clic su uno dei collegamenti nella casella Vedere anche). Ne consegue che l'elenco di indirizzi di cui si dispone sarà molto probabilmente adatto allo scopo. Ad esempio, i nomi e gli indirizzi dei destinatari possono essere inclusi in un foglio di lavoro di Microsoft Excel, in una tabella database di Microsoft Access oppure in una tabella creata in Word. In alternativa, è possibile mantenere aggiornato il file Contatti di Microsoft Outlook® proprio a questo scopo. Una qualsiasi di queste opzioni, e molte altre, consentirà di ottenere i risultati desiderati.

Per ulteriori informazioni sui file di dati e su come utilizzarli in una stampa unione, fare clic su uno dei collegamenti nella casella Vedere anche.

 Note 

• Verificare la disposizione dei nomi dei destinatari nel file di dati con l'elenco di indirizzi. L'unione di nomi dal file di dati nelle etichette fornirà i migliori risultati se i nomi e i cognomi sono inclusi in due diverse colonne.
• I codici postali che iniziano con uno zero non vengono uniti correttamente da un foglio di lavoro di Excel, a meno di anteporre un apostrofo allo zero iniziale. L'apostrofo non viene visualizzato nella cella del foglio di lavoro o sull'etichetta, ma serve solo per la corretta gestione dello zero.

Per stabilire una connessione tra il documento di etichette e il file di dati

Nel riquadro attività Stampa unione in Selezione dei destinatari sono disponibili tre opzioni:

• Usa elenco esistente     Selezionare questa opzione se si dispone di un file di dati, quale un foglio di calcolo di Excel, una tabella database di Access o una tabella di Word contenente i nomi e gli indirizzi dei destinatari.
• Seleziona dai contatti di Outlook     Selezionare questa opzione se di desidera utilizzare i nomi e gli indirizzi dall'elenco Contatti di Outlook.
• Crea un nuovo elenco     Selezionare questa opzione se non si dispone di un file di dati con nomi e indirizzi dei destinatari.

Per informazioni su come procedere, selezionare una delle seguenti opzioni.

Usa elenco esistente

Seleziona dai contatti di Outlook

Crea un nuovo elenco

Nella finestra di dialogo Destinatari stampa unione è possibile filtrare o ordinare le voci contenute nel file di dati. Ad esempio, è possibile inviare informazioni solo ai clienti in un'area di codice postale o in una città particolare oppure creare etichette per inviare informazioni ai dipendenti che sono entrati a far parte della società durante l'anno precedente.

Per creare le etichette per tutti i destinatari nel file di dati senza effettuare operazioni di ordinamento o filtro, scegliere OK.

Se non si desidera stampare etichette per tutti i destinatari nel file di dati, è possibile effettuare una o tutte le operazioni descritte di seguito prima di scegliere OK:

• Per eliminare un destinatario, fare clic sulla casella di controllo all'inizio della riga corrispondente per deselezionarla.
• Per elencare le righe in una particolare colonna in ordine crescente o decrescente, ad esempio per creare le etichette in ordine alfabetico per cognome, fare clic sull'intestazione di colonna.
• Per filtrare le righe secondo uno specifico criterio, ad esempio tutti i destinatari in una particolare area di codice postale, fare clic sulla freccia in un'intestazione di colonna. Viene visualizzato un elenco simile al seguente:

 Fare clic su (Tutto) se l'elenco è stato filtrato in precedenza e si desidera includere di nuovo tutte le voci.

 Fare clic sul valore in base al quale si desidera filtrare l'elenco. In questo esempio la colonna CAP contiene solo due codici univoci. Nel caso di un file di dati reale, l'elenco di voci univoche sarà probabilmente molto più lungo.

 Fare clic su (Vuote) per filtrare l'elenco in base alle sole voci vuote contenute nella colonna.

 Fare clic su (NonVuote) per filtrare l'elenco in base alle sole voci non vuote nella colonna.

 Fare clic su (Avanzate) per visualizzare la finestra di dialogo Filtra e ordina nella quale è possibile utilizzare criteri più complessi per filtrare e ordinare l'elenco. Ad esempio, è possibile restringere l'elenco a tre CAP o due città.

 Nota   Le modifiche relative al filtro e all'ordinamento apportate nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione non influiscono sul file di dati originale.

Dopo la chiusura della finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, verrà visualizzato un campo «Record successivo» in tutte le etichette del documento iniziale. Non eliminare questi campi, poiché non saranno riportati sulle etichette stampate e sono importanti per il passaggio successivo del processo. In Passaggio 3 di 6 nella parte inferiore del riquadro attività fare clic su Successivo: Disponi etichette per procedere al passaggio successivo.

Passaggio 3: Aggiungere segnaposto e informazioni che rimangono invariate

A questo punto del processo è possibile aggiungere contenuti al documento principale di etichette, ad esempio:

• Informazioni che rimarranno le stesse su ogni etichetta     È possibile ad esempio aggiungere un logo della società su tutte le etichette. Queste informazioni possono essere digitate o inserite direttamente nel documento principale di etichette.
• Informazioni come l'indirizzo del destinatario che sono univoche per ogni etichetta     Le informazioni univoche non possono essere immesse in un documento principale di etichette, al quale possono invece essere aggiunti segnaposto, ovvero campi. Questi campi corrispondono alle categorie (colonne) contenute nel file di dati con gli indirizzi postali. Quando si completerà la stampa unione nel passaggio successivo del processo, le informazioni di ogni riga del file di dati sostituiranno i campi per creare un insieme di etichette univoche.

Di seguito è riportato un esempio di documento principale di etichette con un'immagine e un campo all'interno:

Per informazioni su come procedere, fare clic su una delle opzioni seguenti.

Aggiungere un'immagine

Aggiungere campi segnaposto

Passaggio 4: Visualizzare in anteprima le etichette unite e completare l'operazione

Queste informazioni sono illustrate nella demo successiva.

Quando si fa clic su Successivo: Visualizzazione in anteprima delle etichette nella parte inferiore del riquadro attività Stampa unione, i campi segnaposto nelle etichette vengono sostituiti dalle informazioni contenute nel file di dati. In questo modo è possibile verificare subito se gli indirizzi sono visualizzati correttamente. Per passare da un'etichetta all'altra, è anche possibile utilizzare i pulsanti a doppia freccia presenti nel riquadro attività oppure fare clic su Trova destinatario per individuare un'etichetta particolare.

 Nota   Mentre si passa da un'etichetta all'altra nell'anteprima, ciò che viene riprodotto sullo schermo può non essere molto chiaro. Si supponga di iniziare dalla prima etichetta nell'angolo superiore sinistro della pagina. Utilizzando il pulsante a doppia freccia è possibile spostarsi in orizzontale nella pagina finché si raggiunge il bordo destro. Si passa quindi alla riga inferiore, ripartendo dall'etichetta a sinistra della pagina e così via. L'etichetta che si visualizza in anteprima appare sempre, sullo schermo, come se fosse la prima etichetta nell'angolo superiore sinistro della pagina. Si tratta solo di una questione di praticità di visualizzazione in anteprima che non influisce in alcun modo sulla disposizione delle etichette nella pagina.

Alcuni aspetti che potrebbe essere necessario modificare

• Elementi dell'indirizzo mancanti    Se non vengono visualizzati tutti gli elementi di un indirizzo, potrebbe essere necessario verificare la corrispondenza di un'intestazione di colonna dal file di dati con un elemento nel blocco di indirizzi. Fare clic sul collegamento Precedente nella parte inferiore del riquadro attività Stampa unione. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo «BloccoIndirizzo» nella prima etichetta, quindi scegliere Modifica blocco di indirizzi dal menu di scelta rapida. Nella finestra di dialogo Inserisci blocco di indirizzi fare clic sul pulsante Corrispondenza campi. Nella finestra di dialogo Corrispondenza campi assicurarsi che per ogni elemento utilizzato nell'elenco a sinistra sia presente un'intestazione di colonna corrispondente a destra. Se in corrispondenza di un elemento importante è indicato (nessuna corrispondenza), fare clic sulla freccia della casella nella quale è indicato (nessuna corrispondenza), quindi selezionare il nome di colonna corretto dall'elenco visualizzato. Scegliere OK, quindi di nuovo OK.
• Destinatari indesiderati    Se sono state create etichette per destinatari che non si desidera includere nell'elenco, fare clic su Modifica elenco destinatari nel riquadro attività Stampa unione per visualizzare la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, quindi filtrare l'elenco dei destinatari.
• Destinatari mancanti    Se nelle etichette è stato unito solo un sottoinsieme di record (righe) presenti nel file di dati, fare clic su Modifica elenco destinatari nel riquadro attività Stampa unione per aprire la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione. Assicurarsi di non avere inavvertitamente filtrato l'elenco dei destinatari. Fare clic sulla freccia nell'intestazione di colonna di ogni categoria che non si desidera filtrare, quindi scegliere (Tutto) dall'elenco. Se l'elenco dei destinatari non è stato filtrato, verificare se il file di dati è organizzato correttamente.
• La maggior parte delle etichette è vuota    Se solo un'etichetta contiene un indirizzo e tutte le altre etichette sono vuote, è stato probabilmente dimenticato qualche passaggio durante la disposizione del contenuto nel documento principale di etichette. Nella parte inferiore del riquadro attività Stampa unione fare clic su Precedente: Disponi etichette. Nel riquadro attività in Replica delle etichette fare clic su Aggiorna tutte le etichette per copiare i campi aggiunti alla prima etichetta in tutte le altre etichette nel foglio. Fare quindi clic su Successivo: Visualizzazione in anteprima delle etichette per tornare al passaggio relativo all'anteprima.

Quando le etichette saranno visualizzate nel modo desiderato, fare clic su Successivo: Completamento unione nella parte inferiore del riquadro attività Stampa unione.

Passaggio 5: Stampare le etichette

Nel passaggio Completamento unione del processo è possibile stampare le etichette. Sono disponibili due opzioni:

• Fare clic su Stampa nel riquadro attività Stampa unione per stampare le etichette.

Scegliere questa opzione se le anteprime sono soddisfacenti e se si è pronti a stampare le etichette finali.

• Fare clic su Modifica singole etichette nel riquadro Stampa unione per creare un nuovo documento contenente tutte le etichette unite.

Scegliere questa opzione se si desidera verificare le etichette più attentamente prima di stamparle oppure se si desidera apportare modifiche personalizzate a etichette particolari. Al termine sarà possibile stampare le etichette da quest'ultimo documento.

Stampare le etichette

Creare un nuovo documento di etichette e stamparle

Alcuni problemi che possono verificarsi durante la stampa

• Vengono stampati i campi anziché le informazioni    Se sulle etichette stampate vengono visualizzati campi (ad esempio «BloccoIndirizzo») anziché i valori corrispondenti, potrebbe essere necessario modificare un'impostazione. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti. Nella scheda Stampa assicurarsi che la casella di controllo Codici di campo in Includi nel documento sia deselezionata.
• I risultati di stampa non corrispondono all'anteprima    Se i risultati di stampa sono diversi da quanto visualizzato nell'anteprima, è possibile che il driver della stampante in uso sia obsoleto o danneggiato. È possibile scaricare i driver delle stampanti più recenti dal sito Web del produttore.

Prima di chiudere il documento principale di etichette

Si è completata l'impostazione di un documento principale di etichette e si è stabilita la connessione a un file di dati con l'elenco di indirizzi per la stampa unione. Salvando il documento principale di etichette è possibile preservare tutte le impostazioni e rendere più facile e veloce la creazione di un insieme di etichette la prossima volta che sarà necessario. Quando si salva il documento principale di etichette, si salva la connessione del documento al file di dati.

Alla successiva apertura del documento verrà visualizzato un messaggio nel quale è indicato che le informazioni contenute nel file di dati saranno inserite nel documento. Scegliere Sì per continuare. Se come file di dati si è utilizzato un elenco di contatti di Outlook, verrà visualizzata anche la finestra di dialogo Seleziona cartella Elenco contatti. Selezionare la cartella dei contatti alla quale è stata stabilita la connessione in origine, quindi scegliere OK. Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi Stampa unione. Verrà visualizzato il riquadro attività Stampa unione in corrispondenza del passaggio Selezione destinatari dove è possibile scegliere il file di dati a cui si desidera connettersi.

• Se si desidera utilizzare lo stesso file di dati senza filtrare o ordinare le voci, fare clic su Successivo: Disponi etichette e continuare con il processo di stampa unione.
• Se si desidera filtrare o ordinare l'elenco dei destinatari dal file di dati per creare un nuovo insieme di etichette, fare clic su Modifica elenco destinatari.
• Se si desidera unire le informazioni sui destinatari da un altro file di dati, fare clic su Seleziona un altro elenco.

Buona stampa di etichette,

Connie Miller, responsabile della cassetta delle risposte

Informazioni sull'autore

Connie Miller scrive per il team di assistenza in linea di Microsoft Office e si occupa di raccogliere e rispondere ai problemi che pervengono alla cassetta delle risposte di Word. Per inviare una domanda dettagliata alla quale potrà essere fornita una risposta, fare clic su Commenti e suggerimenti.