Eliminare definitivamente revisioni e commenti

Si applica a
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002

Si ipotizzi di riceve un documento da un collega tramite un messaggio di posta elettronica. Essendo un buon punto di partenza per un documento su cui si desidera lavorare, si decide di salvare il documento con un nuovo nome e di modificarlo secondo le proprie esigenze. Non si immagina certamente che il collega abbia lasciato commenti nel documento originale, in quanto non sono visibili nella copia salvata. Il documento è pronto per essere trasmesso ai clienti, ma si desidera inviare il proprio documento, non quello che contiene il documento originale, i commenti del collega e i propri aggiornamenti.

Oppure si ipotizzi di aver utilizzato la funzione Revisioni in Word per tenere traccia delle modifiche apportate al curriculum e di volerlo inviare al potenziale datore di lavoro che dovrà vedere solo il risultato delle modifiche, non tutto il processo di revisione precedente.

In entrambi i casi si resterebbe sorpresi nell'apprendere che i destinatari del documento l'abbiano trovato difficile da leggere, perché include testo barrato, sottolineato e commenti all'esterno nel margine. Nel curriculum è indicato il proprio obiettivo, con altri tre diversi obiettivi con testo barrato, mentre il testo dell'obiettivo che si desidera effettivamente utilizzare è sottolineato. È molto probabile che la candidatura per quel lavoro avrà un esito negativo.

Curriculum con revisioni

Il testo non era nel documento quando è stato inviato. Come è stato possibile che quel contenuto venisse trovato e visualizzato in Word? Come si possono evitare questi inconvenienti?

La funzione Revisioni

Senza rendersene conto, si è utilizzata la funzione Revisioni o Commenti di Word. Solitamente quando si attiva la registrazione delle revisioni, le parti eliminate vengono visualizzate come testo barrato, mentre il testo inserito è sottolineato. Sia il testo inserito sia quello eliminato, oltre ai commenti (o annotazioni), possono essere visualizzati in fumetti nel margine della pagina.

Esistono diversi metodi per nascondere le revisioni o i commenti, ma tutte le revisioni effettuate mentre era attiva la funzione Revisioni e tutti i commenti inseriti rimangono nel documento finché non vengono accettati o rifiutati oppure eliminati nel caso dei commenti.

 Nota   La disattivazione della funzione Revisioni non comporta la rimozione delle revisioni o dei commenti dal documento, ma consente di modificare il documento senza memorizzare inserimenti o eliminazioni, né visualizzarli come testo barrato o sottolineato o come fumetti.

Come eliminare le revisioni

Per eliminare revisioni e commenti, è necessario accettare o rifiutare le modifiche ed eliminare i commenti. Di seguito viene illustrato come procedere:

  1. Scegliere Barre degli strumenti dal menu Visualizza, quindi Revisioni.
  2. Sulla barra degli strumenti Revisioni fare clic su Mostra, quindi assicurarsi che accanto a tutti gli elementi elencati di seguito sia presente un segno di spunta:

Commenti

Annotazioni a penna (solo Word 2003)

Inserimenti ed eliminazioni

Formattazione

Revisori (scegliere Revisori quindi assicurarsi che sia selezionato Tutti i revisori).

Se accanto a un elemento non è presente un segno di spunta, fare clic sull'elemento per selezionarlo.

  1. Sulla barra degli strumenti Revisioni fare clic su Successivo per passare da una revisione o un commento al successivo.
  2. Sulla barra degli strumenti Revisioni fare clic su Accetta modifica o Rifiuta revisione/Elimina commento per ogni revisione o commento.
  3. Ripetere i passaggi 3 e 4 finché tutte le revisioni nel documento saranno state accettate o rifiutate e tutti i commenti eliminati.

 Nota   Se si desidera accettare tutte le modifiche, fare clic sulla freccia accanto ad Accetta modifica, quindi scegliere Accetta tutte le revisioni nel documento. Se si desidera rifiutare tutte le modifiche, fare clic sulla freccia accanto a Rifiuta revisione/Elimina commento, quindi scegliere Rifiuta tutte le revisioni nel documento. Per rimuovere tutti i commenti, è necessario eliminarli. Fare clic sulla freccia accanto a Rifiuta revisione/Elimina commento, quindi scegliere Elimina tutti i commenti nel documento.

Come sono stati inseriti tutti quei commenti e quelle revisioni?

Sembrava che tutti i commenti o le revisioni fossero stati eliminati e che nel documento ricevuto da un altro utente non fossero contenuti commenti o revisioni. Ma non era così. Come vengono memorizzati in Word questi elementi senza che l'utente ne sia consapevole?

Il mittente del documento o l'utente che l'ha ricevuto potrebbe aver nascosto le revisioni o i commenti. Nasconderli non significa eliminarli, perché rimangono comunque nel documento. A seconda della versione di Word e delle impostazioni utilizzate, le revisioni o i commenti possono essere visualizzati di nuovo quando il documento viene aperto da altri.

Se non si desidera che altri utenti vedano revisioni e commenti, accettare o respingere tutte le revisioni ed eliminare i commenti prima di condividere il documento con altri. Ciò si verifica con tutte le versioni di Word poiché chiunque apre il documento può facilmente visualizzare le revisioni o i commenti esistenti.

 Nota   Se si utilizza Word 2003 è meno probabile che si distribuiscano inavvertitamente documenti contenenti revisioni e commenti, poiché questi vengono visualizzati per impostazione predefinita.

Dove possono nascondersi revisioni e commenti

Vi sono diversi modi per nascondere revisioni e commenti che possono far ritenere che non siano più nel documento.

 Nota   Per visualizzare la barra degli strumenti Revisioni, scegliere Barre degli strumenti dal menu Visualizza, quindi Revisioni.

Casella Visualizza per revisione    La casella Visualizza per revisione sulla barra degli strumenti Revisione include quattro opzioni per la visualizzazione del documento. Se si seleziona Finale o Mostra originale, le revisioni e i commenti vengono nascosti. Per visualizzare le revisioni, selezionare Commenti finali o Commenti originali.

Menu Mostra    È possibile nascondere commenti e revisioni disattivandoli tramite il menu Mostra sulla barra degli strumenti Revisioni. Le voci con accanto un segno di spunta nel menu Mostra vengono visualizzate, quelle senza un segno di spunta vengono nascoste. Per visualizzare una voce, ad esempio Inserimenti ed eliminazioni, selezionarla dal menu Mostra.

Opzione per nascondere commenti    In Word 2003 è possibile disattivare l'opzione Rendi visibili commenti nascosti all'apertura o al salvataggio. Per attivarla, scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi nella scheda Protezione selezionare la casella di controllo Rendi visibili commenti nascosti all'apertura o al salvataggio.

In Word 2003 revisioni e commenti vengono visualizzati per impostazione predefinita

Per impedire che vengano inavvertitamente distribuiti documenti contenenti revisioni e commenti, in Word 2003 questi elementi vengono visualizzati per impostazione predefinita. In Word 2003 è implementata una nuova opzione, Rendi visibili commenti nascosti all'apertura o al salvataggio, che è attivata per impostazione predefinita.

È possibile utilizzare entrambe le opzioni?

Se si desidera conservare le revisioni o i commenti in un documento e condividerlo senza che altri possano vedere tali revisioni e commenti, la soluzione migliore è di utilizzare copie distinte del documento: una per la distribuzione e una per proprio uso. Nella versione pubblica si potranno accettare o rifiutare tutte le revisioni ed eliminare tutti i commenti come descritto in questo articolo, mentre nella versione privata questi elementi potranno essere mantenuti.