Creazione di etichette per spedizioni di massa

Quando si desidera utilizzare etichette di indirizzi per inviare spedizione in grandi quantitativi ai destinatari dell'elenco indirizzi, è possibile avvalersi della stampa unione per creare un foglio di etichette di indirizzi. Ogni etichetta contiene un indirizzo dell'elenco.

Il processo di stampa unione prevede la seguente procedura generale:

  1. Impostare le etichette. Si imposta il layout delle etichette una sola volta per tutte le etichette della stampa unione. In una stampa unione il documento utilizzato per eseguire questa operazione è denominato documento principale. Nel documento principale dell'etichetta è anche possibile impostare un contenuto che si desidera ripetere su ogni etichetta, ad esempio l'indirizzo del mittente o il logo della società.
  2. Connettere le etichette all'elenco indirizzi. L'elenco indirizzi è l'origine dati utilizzata nella stampa unione. Si tratta di un file contenente gli indirizzi da stampare sulle etichette.
  3. Perfezionare l'elenco dei destinatari. Word consente di generare un'etichetta per ogni indirizzo dell'elenco indirizzi. Se si desidera generare etichette solo di determinati indirizzi dell'elenco indirizzi, è possibile scegliere gli indirizzi (record) da includere.
  4. Aggiungere segnaposto, denominati campi di stampa unione, alle etichette. Quando si esegue la stampa unione, nei relativi campi vengono inserite le informazioni provenienti dall'elenco indirizzi.
  5. Anteprima, completamento dell'unione e stampa di etichette. È possibile ottenere un'anteprima di ogni etichetta prima di stampare l'intero insieme.

Si utilizzano i comandi della scheda Lettere per eseguire la stampa unione.

 Importante   Se si prevede di utilizzare campi dei contatti personalizzati con l'elenco Contatti di Microsoft Outlook o se si prevede di utilizzare una cartella Contatti di Cartelle pubbliche, è necessario iniziare il processo di stampa unione in Outlook.

Impostare le etichette

Sarebbe preferibile disporre già di un pacchetto di fogli per etichette proveniente da fornitori quali Avery, AOne o Formtec. Ogni foglio è di determinate dimensioni e contiene un determinato numero di etichette di dimensioni specifiche.

Per impostare il documento principale delle etichette è necessario che le dimensioni del documento e le dimensioni delle etichette sui fogli a disposizione corrispondano.

  1. Avviare Word.

Per impostazione predefinita, verrà aperto un documento vuoto. Se lo si chiude, i comandi descritti nel passaggio successivo non saranno disponibili.

  1. Nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere fare clic su Inizia stampa unione.

Barra multifunzione di Office 14

  1. Scegliere Etichette.
  2. Nella finestra di dialogo Opzioni etichette è possibile selezionare diverse opzioni.

Finestra di dialogo Opzioni etichette

Callout 1 Il tipo di stampante utilizzato per stampare le etichette
Callout 2 Il fornitore delle pagine di etichette
Callout 3 Il numero corrispondente al tipo indicato sulla confezione delle pagine di etichette

  1. In Informazioni stampante fare clic sul tipo di stampante che si desidera utilizzare per la stampa delle etichette.
  2. Nell'elenco Fornitore etichette fare clic sul nome della società produttrice delle pagine di etichette in uso.
  3. Nell'elenco Tipo fare clic sul tipo corrispondente a quello indicato sulla confezione delle pagine di etichette.

MostraIl tipo di pagine di etichette in uso non corrisponde a nessuna delle opzioni disponibili nella finestra di dialogo Opzioni etichette.

È comunque possibile stampare le etichette. A tale scopo è sufficiente eseguire alcune operazioni di personalizzazione.

  1. Misurare le etichette della pagina utilizzata, annotarne le dimensioni e la quantità presente in ogni pagina.

 Nota   Specificare l'esatta misura delle etichette. Le dimensioni effettive potrebbero essere lievemente inferiori rispetto alle dimensioni indicate dal produttore. Le dimensioni effettive di un'etichetta che dalle indicazioni del produttore risulta, ad esempio, di 2,5 x 5 cm potrebbero essere 2,35 x 4,85 cm.

  1. Nell'elenco Numero prodotto selezionare un tipo di etichetta simile a quello delle etichette che verranno utilizzate.

Se il tipo di etichetta desiderato non è elencato nella casella Tipo , è necessario utilizzare una delle etichette disponibili oppure creare nuove dimensioni di etichette.

  1. Fare clic su Dettagli e quindi controllare le dimensioni dell'etichetta e il numero di etichette per foglio in caso di stampa laser o a getto di inchiostro, oppure il numero di colonne del modulo di etichette in caso di utilizzo di una stampante ad aghi.
  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Se le dimensioni e la disposizione delle etichette corrispondono a quelle desiderate, utilizzare l'etichetta selezionata.
    • Se le dimensioni e la disposizione delle etichette non corrispondono a quelle desiderate, fare clic su Annulla e passare al passaggio 5.
  3. Nella finestra di dialogo Opzioni etichette fare clic sul tipo di stampante (Stampanti ad alimentazione continua o Stampanti a pagina), quindi fare clic su Nuova etichetta.
  4. Digitare un nome nella casella Nome etichetta, selezionare l'altezza, la larghezza, i margini e altre opzioni per l'etichetta, quindi fare clic su OK.

La nuova etichetta verrà visualizzata nella categoria Altre/Personalizza. Al successivo utilizzo delle etichette personalizzate, ricordarsi di selezionare Altre/Personalizza nell'elenco Fornitore etichette.

  1. Dopo avere selezionato le opzioni desiderate per le etichette, scegliere OK.

Verrà creato un documento contenente la pagina di etichette. Ai fini della disposizione delle etichette, in Word viene utilizzata una tabella. Se non sono visualizzate le righe che separano le etichette, fare clic sulla scheda Layout in Strumenti tabella e quindi su Visualizza griglia nel gruppo Tabella.

Continuazione di una stampa unione

Se occorre interrompere la stampa unione, è possibile salvare il documento principale delle etichette e riprendere la stampa unione in un secondo momento. Le informazioni relative a origine dati e campi vengono conservate.

  1. Quando si è pronti a continuare l'unione, aprire il documento.

In Word viene visualizzato un messaggio che richiede la conferma dell'apertura del documento. In tal modo verrà eseguito un comando SQL.

  1. Poiché il documento è connesso a un'origine dati e si desidera recuperare i dati, fare clic su . Se si stava aprendo un documento collegato a un'origine dati, fare clic su No per evitare un accesso ai dati potenzialmente dannoso.

Verrà visualizzato il testo del documento insieme a tutti i campi inseriti.

  1. Scegliere la scheda Lettere e riprendere la procedura.

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Connettere le etichette all'elenco indirizzi

Per unire le informazioni all'interno delle etichette è necessario collegare le etichette all'elenco indirizzi, anche noto come origine dati o file di dati. Se non si dispone già di un file di dati, è possibile crearne uno durante il processo di stampa unione.

 Importante   Se si utilizza un elenco esistente, controllare che contenga le informazioni desiderate, comprese tutte le colonne e le righe. È possibile apportare alcune modifiche durante l'unione, ma non è possibile aprire l'origine dati durante l'unione. Il processo di unione è più semplice se l'origine dati è pronta prima della connessione.

Scegliere un file di dati

  1. Nel gruppoInizia stampa unione della scheda Lettere fare clic su Selezione dei destinatari.

    Barra multifunzione di Office 14

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

 Nota   Se si è installato Microsoft Office 2010 (anziché Word 2010), è possibile anche utilizzare Microsoft Query per creare una query (query: Strumento per trovare tutti i record memorizzati in un'origine dati, che corrispondono a una serie di criteri specificati. Le query possono contenere operatori, virgolette, caratteri jolly e parentesi per ottenere una migliore definizione della ricerca.) e recuperare i dati desiderati da un'origine dati esterna (origine dati esterna: Origine dati che contiene i dati a cui l'utente desidera accedere, ad esempio un elenco di Microsoft Excel o un database di Microsoft Access.).

Se si è pronti per continuare, andare al passaggio successivo.

Se occorrono ulteriori informazioni, continuare a leggere qui di seguito.

Suggerimenti per utilizzare l'elenco dei contatti di Microsoft Outlook

Di solito connettersi alla cartella Contatti di Outlook è un'operazione semplice, ma talvolta possono verificarsi problemi. Di seguito sono riportate alcune soluzioni a problemi comuni:

Non è possibile individuare la cartella Contatti di Outlook

Potrebbe essere necessario attivare la proprietà Mostra questa cartella come rubrica di posta elettronica in Outlook oppure modificare il profilo utente di Outlook.

Attivare la proprietà Mostra questa cartella come rubrica di posta elettronica .

  1. In Microsoft Outlook fare clic su Contatti.
  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Contatti contenente le informazioni da utilizzare per una stampa unione e quindi scegliere Proprietà dal menu di scelta rapida.
  3. Nella scheda Rubrica di Outlook accertarsi che la casella di controllo Mostra questa cartella come rubrica di posta elettronica sia selezionata e quindi fare clic su OK.

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Modificare il profilo utente di Outlook

Un profilo utente di Outlook è un gruppo di account e di rubriche di posta elettronica. Di solito è sufficiente un solo profilo. Tuttavia, se si condivide il computer con altri utenti o si utilizzano rubriche diverse per scopi diversi, è possibile impostare più di un profilo. Se, quando si inizia la stampa unione, si sta utilizzando un profilo che non include la cartella Contatti da utilizzare, quella cartella non sarà disponibile.

Per passare a un profilo utente diverso, riavviare Outlook. Quando viene richiesto un profilo, scegliere quello che include la cartella Contatti che si desidera utilizzare nella stampa unione.

Se non viene richiesto alcun profilo e si è certi di avere più profili, si può decidere di impostare Outlook in modo che effettui questa richiesta. Per eseguire questa operazione:

  1. Uscire da Outlook.
  2. Nel Pannello di controllo fare clic su Account utente e quindi su Posta elettronica.
  3. Fare clic su Mostra profili.
  4. Perché venga richiesto di selezionare un profilo a ogni avvio di Outlook, fare clic su Richiedi un profilo da utilizzaree quindi su OK.


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Si ricevono messaggi di errore sui client e le tabelle della posta.

Se si cerca di stabilire la connessione alla cartella Contatti durante una stampa unione in Word e Outlook non è impostato come programma di posta elettronica predefinito in Internet Explorer, si riceverà il seguente messaggio:

"Nessun client di posta elettronica predefinito oppure il client di posta corrente non è in grado di soddisfare la richiesta di trasferimento messaggi. Eseguire Microsoft Outlook e impostarlo come client di posta predefinito".

Per evitare di ricevere questo messaggio durante una stampa unione, eseguire l'operazione seguente:

  1. Fare clic sulla scheda File.
  2. Fare clic su Opzioni.
  3. In Opzioni di avvio selezionare Imposta Outlook come programma predefinito per la posta elettronica, i contatti e il calendario e quindi fare clic su OK.

Riavviare Word, aprire il documento di stampa unione ed effettuare la connessione alla cartella Contatti di Outlook.

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Non è possibile effettuare la connessione a una cartella Contatti di Outlook nelle cartelle pubbliche.

Se si inizia una stampa unione in Word e si cerca di effettuare la connessione a una cartella Contatti di Outlook nelle cartelle pubbliche, si riceverà il seguente messaggio:

"Impossibile completare l'operazione. Errore della finestra o del modulo di gestione del database. Riprovare più tardi".

Se si riprova successivamente, si riceverà lo stesso messaggio.

Per utilizzare una cartella Contatti di Cartelle pubbliche come file di dati per la stampa unione, è necessario avviare la stampa unione da Microsoft Outlook.

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Suggerimenti per la formattazione di dati in Excel

Se il file di dati è un foglio di lavoro di Excel che include percentuali, valute o codici postali, è possibile preservare la formattazione numerica dei dati utilizzando DDE (scambio dinamico di dati) per connettersi al foglio di lavoro di Excel da Word. E possibile, ad esempio, accertarsi che un codice postale a cinque cifre, 07865, del file di dati non venga visualizzato come 7865 (senza lo zero iniziale).

Prima di connettersi al foglio di lavoro, eseguire l'operazione seguente in Word:

  1. Fare clic sulla scheda File.
  2. Fare clic su Opzioni.
  3. Fare clic su Avanzate.
  4. Scorrere fino alla sezione Generale e selezionare la casella di controllo Conferma conversione formato file all'apertura.
  5. Fare clic su OK.
  6. Con il documento principale di stampa unione aperto, nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere fare clic su Seleziona destinatari, quindi scegliere Usa elenco esistente.
  7. Individuare il foglio di lavoro di Excel nella finestra di dialogo Selezione origine dati e fare doppio clic su di esso.
  8. Nella finestra di dialogo Conferma origine dati fare clic su Fogli di lavoro MS Excel via DDE (*.xls), quindi scegliere OK.

 Nota   Se l'opzione Fogli di lavoro di Excel tramite DDE (*.xls) non è visibile, selezionare la casella di controllo Mostra tutto .

  1. Nella finestra di dialogo Microsoft Excel per Intervallo denominato o di celle selezionare l'intervallo di celle o il foglio di lavoro contenente le informazioni che si desidera unire, quindi scegliere OK.

 Nota   Per evitare la richiesta ad ogni apertura di un file di dati, è possibile disattivare la casella di controllo Conferma conversione all'apertura dopo aver eseguito la connessione al foglio di lavoro.

Creazione di un nuovo elenco

  1. Nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi digitare le informazioni relative al primo indirizzo, o record, che si desidera includere nella stampa unione.

Se si desidera aggiungere o rimuovere colonne, fare clic su Personalizza colonne e quindi apportare le modifiche desiderate.

  1. Dopo avere digitato tutte le informazioni per il primo record, fare clic su Nuova voce e digitare le informazioni per il secondo record. Continuare finché non saranno state immesse le informazioni per tutti i record che si desidera includere.
  2. Terminato il nuovo elenco, fare clic su OK.
  3. Nella finestra di dialogo Salva elenco indirizzi digitare un nome per il nuovo elenco e quindi fare clic su Salva.

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Perfezionare l'elenco dei destinatari

Quando si stabilisce la connessione a un determinato file di dati, si può decidere di non unire le informazioni da tutti i record (righe) del file di dati nelle etichette.

Se si prevede di utilizzare l'intero elenco, è possibile andare direttamente al passaggio successivo.

Per ridurre l'elenco di destinatari o utilizzare un sottoinsieme degli elementi contenuti nel file di dati, eseguire l'operazione seguente:

  1. Nel gruppoInizia stampa unione della scheda Indirizzi fare clic su Modifica elenco destinatari.

Barra multifunzione di Office 14

  1. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Selezionare singoli record    Si consiglia di utilizzare questo metodo se l'elenco è breve. Selezionare le caselle di controllo accanto ai destinatari che si desidera includere e deselezionare quelle accanto ai destinatari che si desidera escludere.

      Se si desidera includere solo alcuni record nell'unione, è possibile deselezionare la casella di controllo nella riga dell'intestazione, quindi selezionare solo i record desiderati. Allo stesso modo, se si desidera includere la maggior parte dell'elenco, selezionare la casella di controllo nella riga d'intestazione e deselezionare le caselle di controllo dei record da non includere.
    • Ordinare i record    Fare clic sull'intestazione di colonna della voce in base alla quale si desidera effettuare l'ordinamento. L'elenco viene ordinato in ordine alfabetico crescente (dalla A alla Z). Fare di nuovo clic sull'intestazione di colonna per disporre l'elenco in ordine decrescente (dalla Z alla A).

      Se si desidera eseguire un ordinamento più complesso, fare clic su Ordina in Perfezionamento elenco destinatari e scegliere le preferenze desiderate per l'ordinamento nella scheda Ordina i record nella finestra di dialogo Filtra e ordina. È possibile, ad esempio, utilizzare questo tipo di ordinamento se si desidera elencare gli indirizzi dei destinatari in ordine alfabetico per cognome nell'ambito dei singoli codici postali e quindi elencare i codici postali in ordine numerico.
    • Filtro dei record    Questo metodo è utile se l'elenco contiene record che non si desidera visualizzare o includere nell'unione. Dopo aver filtrato l'elenco, sarà possibile selezionare o deselezionare le caselle di controllo per includere o escludere alcuni record.

Per filtrare i record, effettuare le seguenti operazioni:

  1. In Perfezionamento elenco destinatari fare clic su Filtro.
  2. Nella scheda Filtro dei record della finestra di dialogo Filtra e ordina scegliere i criteri da utilizzare per il filtro.

Ad esempio, per generare etichette solo per indirizzi che elencano l'Australia come paese, scegliere Paese nell'elenco Campo, fare clic su Uguale a nell'elenco Criterio e quindi digitare o selezionare Australia nell'elenco Valore .

  1. Per perfezionare ulteriormente il filtro, fare clic su E o su O e scegliere ulteriori criteri.

Ad esempio, per generare etichette solo per aziende di Monaco, filtrare i record il cui campo Città contenga Monaco e il cui campo Nome società non sia vuoto. Se si utilizza O anziché E, la stampa unione includerà tutti gli indirizzi di Monaco nonché tutti gli indirizzi che includono un nome di società, indipendentemente dalla città.

  • Aggiunta di destinatari    Per aggiungere destinatari all'elenco, eseguire le operazioni seguenti:
    1. In Origine dati fare clic sul nome del file di dati.
    2. Fare clic su Modifica.
    3. Nella finestra di dialogo Modifica origine dati fare clic su Nuova voce e quindi digitare le informazioni relative al destinatario.

 Suggerimento   A seconda del tipo di origine dati in uso, alcuni processi potrebbero non essere disponibili. Se possibile, controllare che il file di dati sia completo prima di collegarlo al documento principale di etichette.

 Nota   Se è stato installato un software di convalida degli indirizzi, è possibile scegliere Convalida indirizzi nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione per convalidare gli indirizzi dei destinatari.

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Aggiungere segnaposto, detti campi di stampa unione, alle etichette

Dopo avere connesso le etichette all'elenco di indirizzi, è possibile aggiungere i segnaposto che indicano dove verranno visualizzati gli indirizzi in ogni etichetta. È inoltre possibile digitare un testo da ripetere su ogni etichetta, ad esempio un logo aziendale o l'indirizzo del mittente.

Se si ha dimestichezza con i campi di stampa unione, è possibile passare direttamente alla fase di mapping e unione.

Se si desiderano ulteriori informazioni sui campi di stampa unione, continuare a leggere qui di seguito.

Informazioni sui campi di stampa unione

I segnaposto per gli indirizzi sono detti campi di stampa unione. I campi di Word corrispondono alle intestazioni di colonna del file di dati selezionato.


File di dati con colonne (categorie) e righe (record)

Callout 1 Le colonne di un file di dati rappresentano categorie di informazioni. I campi aggiunti alle etichette sono segnaposto per queste categorie.
Callout 2 Le righe di un file di dati rappresentano record di informazioni. Word consente di generare un'etichetta per ciascun record durante l'esecuzione di una stampa unione.

Inserendo un campo nell'etichetta iniziale impostata (documento principale dell'etichetta) si indica che si desidera far visualizzare in quella posizione una determinata categoria di informazioni, ad esempio nome o indirizzo.

Campi inseriti nel documento di Word

 Nota   Quando si inserisce un campo Stampa unione nel documento principale dell'etichetta, il nome del campo è sempre racchiuso da virgolette acute (« ») che non appaiono sulle etichette finali, ma consentono solo di distinguere i campi del documento principale dell'etichetta dal testo normale.

Conseguenze della stampa unione

Quando si esegue un'unione, le informazioni della prima riga del file di dati sostituiscono i campi per creare la prima etichetta. Le informazioni della seconda riga sostituiscono i campi per creare la seconda etichetta e così via.

Unione di informazioni da un file di dati a un'etichetta

Utilizzo dei campi: esempi

È possibile aggiungere un'intestazione di colonna dal file di dati all'etichetta come campo. Ciò offre flessibilità durante la progettazione delle etichette.

Si supponga, ad esempio, che il proprio elenco indirizzi sia per gli abbonati alla newsletter e che il file di dati includa una colonna denominata Scadenza, per memorizzare la data di scadenza di ogni sottoscrizione. Se si inserisce un campo «Scadenza» nel documento principale dell'etichetta prima di eseguire l'unione, ogni sottoscrittore vedrà la propria data di scadenza nell'etichetta dell'indirizzo.

È possibile combinare campi e separarli tramite segni di interpunzione. Per creare, ad esempio, un indirizzo è possibile impostare nel documento principale dell'etichetta campi quali:

«Nome» «Cognome»

«Via e numero civico»

«CAP» «Città» «Provincia»

Per oggetti di uso frequente, quali blocchi di indirizzi e formule di apertura, in Word sono disponibili campi compositi che raggruppano un certo numero di campi. Il campo Blocco di indirizzi, ad esempio, è una combinazione di diversi campi, vale a dire nome, cognome, via e numero civico e codice postale.

Elementi del campo Blocco di indirizzi

È possibile personalizzare il contenuto di ciascuno di questi campi compositi. Ad esempio, nell'indirizzo, si può decidere di selezionare un formato formale per il nome (Sig. Lucio Iallo).

Eseguire il mapping dei campi di stampa unione al file di dati

Per accertarsi che Word trovi una colonna nel file di dati corrispondente a ogni elemento dell'indirizzo, può essere necessario eseguire il mapping dei campi di stampa unione in Word alle colonne del file di dati.

Per eseguire il mapping dei campi, fare clic su Corrispondenza campi nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere.

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Verrà visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi .

Finestra di dialogo Corrispondenza campi

Gli elementi di un indirizzo sono elencati a sinistra, mentre le intestazioni di colonna del file di dati sono elencate a destra.

Word esegue la ricerca della colonna che corrisponde a ogni elemento. Nell'illustrazione, Word crea automaticamente la corrispondenza tra la colonna Professione del file di dati e Titolo. Tuttavia, Word non è stato in grado di trovare corrispondenze con altri elementi. Da questo file di dati, ad esempio, Word non è in grado di trovare una corrispondenza per Secondo nome.

Nell'elenco a destra è possibile selezionare la colonna del file di dati che corrisponde all'elemento a sinistra. È corretto che per Titolo, Identificatore univoco non vi sia corrispondenza. Non tutti i campi, infatti, devono essere utilizzati nell'etichetta di stampa unione. Se si aggiunge un campo che non contiene dati nel file di dati, nel documento finale unito comparirà come segnaposto vuoto, in genere come riga vuota o campo nascosto. 

Digitare il contenuto e aggiungere i segnaposto o i campi

  1. Nell'etichetta iniziale impostata, vale a dire nel documento principale per le etichette, digitare il contenuto che dovrà comparire su ogni etichetta.

Per aggiungere un'immagine, ad esempio un logo, fare clic su Immagine nel gruppo Illustrazioni della scheda Inserisci.

  1. Fare clic nel punto in cui si desidera inserire il campo.
  2. Utilizzare il gruppo Inserisci campi nella scheda Lettere.

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  1. Aggiungere uno dei seguenti elementi:

MostraBlocco indirizzo con nome, indirizzo e altri dati

  1. Fare clic su Blocco indirizzi.
  2. Nella finestra di dialogo Inserisci blocco di indirizzi selezionare gli elementi dell'indirizzo che si desidera includere e i formati desiderati e fare clic su OK.
  3. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi Word potrebbe non essere stato in grado di individuare alcune informazioni necessarie per il blocco di indirizzi. Fare clic sulla freccia accanto a (nessuna corrispondenza)e quindi selezionare dall'origine dati il campo corrispondente al campo necessario per la stampa unione.

MostraSingoli campi

È possibile inserire informazioni di singoli campi, ad esempio il nome, il numero di telefono o il totale delle donazioni da un elenco di benefattori. Per aggiungere rapidamente un campo dal file di dati al documento principale di etichette, fare clic sulla freccia accanto a Inserisci campo unione, quindi sul nome del campo.

Per ulteriori opzioni per l'inserimento di campi individuali nel documento, eseguire l'operazione seguente:

  1. Nella scheda Lettere fare clic su Aggiorna etichette nel gruppo Inserisci campo unione.
  2. Nella finestra di dialogo Inserisci campo unione effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Per selezionare campi indirizzo che verranno automaticamente associati ai campi nell'origine dati, pur non avendo gli stessi nomi, fare clic su Campi indirizzo.
    • Per selezionare campi che ricavano sempre i dati direttamente da una colonna nel file di dati, selezionare Campi database.
  3. Nella casella Campi fare clic sul campo desiderato.
  4. Fare clic su Inserisci e quindi su Chiudi.
  5. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi , è possibile che non siano state trovate alcune delle informazioni necessarie per inserire il campo. Fare clic sulla freccia accanto a (nessuna corrispondenza)e quindi selezionare dall'origine dati il campo corrispondente al campo necessario per la stampa unione.

 Nota   Se si inserisce un campo dalla casella di riepilogo Campi database e in seguito si passa a un'origine dati che non include una colonna con lo stesso nome, le informazioni del campo non verranno inserite nel documento unito.

MostraPersonalizzare i campi dei contatti di Outlook

L'unico modo per includere campi di contatti personalizzati nel documento principale consiste nell'iniziare la stampa unione da Outlook. Impostare, innanzitutto, una visualizzazione dei contatti con i campi da utilizzare nell'unione. Quindi, iniziare la stampa unione. Dopo aver scelto le impostazioni desiderate, Word verrà avviato automaticamente e sarà possibile completare l'unione.

Impostare una visualizzazione dei contatti che includa campi personalizzati

  1. In Contatti di Outlook, nella scheda Visualizza fare clic su Cambia visualizzazionee quindi fare clic su Elenco.
  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un'intestazione di colonna e quindi scegliere Selezione campi dal menu di scelta rapida.
  3. Nell'elenco a discesa nella parte superiore della finestra di dialogo Selezione campi scegliere Campi definiti dall'utente nella cartella.
  4. Dalla finestra di dialogo trascinare il campo da aggiungere alle intestazioni di colonna. Una piccola freccia rossa consente di collocare il campo nella posizione desiderata.
    Trascinare i campi personalizzati da Selezione campi nella visualizzazione Contatti

 Nota   È possibile aggiungere un nuovo campo nella finestra di dialogo Selezione campi facendo clic su Nuovo nella parte inferiore.

  1. Dopo avere aggiunto tutti i campi personalizzati alla visualizzazione, chiudere la finestra di dialogo Selezione campi.
  2. Per rimuovere un campo che non si desidera includere nella stampa unione, fare clic sul nome del campo nell'intestazione della colonna nella visualizzazione Elenco e trascinarlo fuori dall'intestazione della colonna.

Eseguire la stampa unione da Outlook

  1. In Contatti di Outlook, per selezionare singoli contatti tenere premuto MAIUSC e selezionare un intervallo oppure tenere premuto CTRL e fare clic sui contatti desiderati. Se si desidera includere tutti i contatti visibili, non fare clic su alcun contatto.
  2. Nella scheda Home fare clic su Stampa unione.
  3. Se sono stati selezionati singoli contatti da includere nella stampa unione, fare clic su Solo contatti selezionati. Se si desidera includere tutti i contatti disponibili nella visualizzazione corrente, fare clic su Tutti i contatti nella visualizzazione corrente.
  4. Se la visualizzazione Elenco è stata configurata in modo da visualizzare esattamente i campi che si desidera utilizzare nella stampa unione, fare clic su Campi dei contatti nella visualizzazione corrente. In caso contrario, fare clic su Tutti i campi dei contatti per rendere disponibili nella stampa unione tutti i campi dei contatti.
  5. Se si desidera generare un nuovo documento principale per la stampa unione, scegliere Nuovo documento. In caso contrario, scegliere Documento esistentee quindi Sfoglia per individuare il documento da utilizzare come documento principale.
  6. Se si desidera salvare i contatti e i campi selezionati in modo da poterli riutilizzare, selezionare la casella di controllo File permanente e quindi fare clic su Sfoglia per salvare il file. I dati vengono salvati in un documento di Word come dati delimitati da virgola.
  7. In Tipo di documento fare clic su Etichette indirizzi.
  8. Fare clic su OK. Quando il documento viene aperto in Word, nella scheda Indirizzi del gruppo Scrivi e inserisci campi fare clic sulla freccia accanto a Inserisci campo unionee quindi scegliere i campi che si desidera aggiungere al documento principale dell'etichetta.
  1. Al termine dell'impostazione della prima etichetta secondo la modalità desiderata, nel gruppo Scrivi e inserisci campi fare clic su Aggiorna etichette.

Il contenuto della prima etichetta viene replicato in tutte le altre etichette.

 Note 

Formattare i dati uniti

I programmi di database e fogli di calcolo, ad esempio Microsoft Access e Microsoft Excel, consentono di memorizzare le informazioni immesse nelle celle come dati non elaborati. La formattazione applicata in Access o in Excel, ad esempio tipi di carattere e colori, non viene memorizzata con i dati non elaborati. Quando si esegue l'unione di informazioni da un file di dati a un documento Word, si uniscono i dati non elaborati senza la formattazione applicata.

Aggiungere formattazione

  1. Selezionare il campo di stampa unione. Accertarsi che la selezione includa le virgolette acute (« ») che racchiudono il campo.
  2. Nel gruppo Carattere della scheda Home applicare la formattazione desiderata. Per avere a disposizione un numero maggiore di opzioni, fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogoCarattere.

 Importante   Per ridurre al minimo lo spazio in eccesso tra le righe degli indirizzi nelle etichette, è necessario selezionare le righe, fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Paragrafo della schedaHome e quindi digitare 0 nelle caselle della spaziatura precedente e successiva. Se si utilizza il campo di stampa unione Blocco indirizzi, selezionare l'intero campo, incluse le virgolette (« ») e quindi regolare la spaziatura.

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Anteprima, completamento dell'unione e stampa di etichette

Dopo aver aggiunto i campi all'etichetta iniziale impostata (documento principale dell'etichetta), è possibile ottenere l'anteprima dei risultati della stampa unione. Quando si è soddisfatti dell'anteprima, si può completare la stampa unione.

Visualizzare in anteprima l'unione

È possibile visualizzare in anteprima le etichette e apportarvi modifiche prima di completare effettivamente la stampa unione.

Per visualizzare l'anteprima, effettuare una delle seguenti operazioni nel gruppo Anteprima risultati della scheda Lettere:

Barra multifunzione di Office 14

  • Fare clic su Anteprima risultati.
  • Passare da un'etichetta all'altra facendo clic sui pulsanti Record successivo e Record precedente nel gruppo Anteprima risultati della scheda Lettere.
  • Visualizzare in anteprima un documento specifico scegliendo Trova destinatario.

 Nota   Fare clic su Modifica elenco destinatari nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere per aprire la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione in cui è possibile filtrare l'elenco oppure deselezionare i destinatari se vengono visualizzati record che non si desidera includere.

Barra multifunzione di Office 14

 Nota   Word consente di utilizzare una tabella per eseguire il layout di un foglio di etichette nella pagina. Mentre si esegue il paging delle etichette, nella prima cella della tabella viene visualizzato il record attivo con i seguenti record visualizzati nelle celle successive. Questo metodo di visualizzazione può dare l'impressione che si generi un foglio di etichette per ciascun record del file di dati, ma non riguarda questa situazione.

Completare l'unione

È possibile stampare etichette o modificarle singolarmente. È possibile stampare o modificare tutte le etichette o solo un sottoinsieme.

Se si desidera stampare un sottoinsieme delle etichette, è possibile specificare un intervallo di numeri di record. Se si desidera stampare pagine anziché specificare numeri di record, seguire le istruzioni riportate nella sezione Modificare singole etichette.

Stampare le etichette

  1. Nel gruppoFine della scheda Lettere fare clic su Finalizza e unisci e quindi fare clic su Stampa documenti.

    Barra multifunzione di Office 14
  2. Scegliere se stampare l'intero insieme di etichette, solo l'etichetta attualmente visibile oppure un sottoinsieme specificando il numero di record.

Modificare singole etichette

  1. Nel gruppoFine della scheda Lettere fare clic su Finalizza e unisci e quindi fare clic su Modifica singoli documenti.

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  2. Scegliere se modificare l'intero insieme di etichette, solo l'etichetta attualmente visibile oppure un sottoinsieme specificando il numero di record. Word consente di salvare le etichette da modificare in un unico file.

Dopo aver completato la modifica del nuovo file di etichette, per stampare le etichette fare clic sulla scheda File, quindi su Stampa e infine sul pulsante Stampa.

Salvare il documento principale di etichette.

Ricordare che le etichette unite sono diverse dall'etichetta iniziale impostata (il documento principale). È consigliabile salvare il documento principale stesso se si prevede di utilizzarlo per un'altra operazione di stampa unione.

Quando si salva il documento principale per le etichette, si salva anche la connessione al file di dati. Alla successiva apertura del documento principale per le etichette verrà chiesto di scegliere se unire di nuovo le informazioni del file di dati nel documento principale dell'etichetta.

  • Se si fa clic su , il documento verrà aperto con le informazioni del primo record unito.
  • Se si fa clic su No, la connessione tra il documento principale per le etichette e il file di dati verrà interrotta. Il documento principale diventerà un documento standard di Word e i campi verranno sostituiti con le informazioni univoche del primo record.

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Si applica a:
Word 2010