Creare un organigramma con i dati sui dipendenti in modo automatico

Un organigramma è un diagramma che mostra le relazioni tra i dipendenti, i titoli e i gruppi.

Se tutte le informazioni sui dipendenti si trovano in un documento come un foglio di lavoro di Excel o una directory di Exchange Server, Visio può creare un diagramma in cui le forme e i connettori vengono aggiunti automaticamente. Se non si vuole generare l'organigramma in modo automatico, è possibile disegnare un diagramma senza usare un'origine dati esterna.

Per trovare il modello migliore con cui iniziare, passare a File > Nuovo, quindi fare clic sulla categoria Organigramma e su Crea.

Organigramma

Creare un diagramma in modo automatico da un'origine dati esistente

Quando si fa clic per creare un diagramma dal modello, viene avviata la Creazione guidata organigramma. Nella prima pagina della creazione guidata selezionare Informazioni memorizzate in un file o database, quindi seguire le istruzioni visualizzate.

Origini dati che si possono usare

  • Fogli di lavoro di Microsoft Excel
  • File di testo
  • Directory di Microsoft Exchange Server
  • Origine dati compatibile con ODBC

Colonne necessarie nell'origine dati

L'origine dati deve contenere colonne che riportano il nome del dipendente, un identificatore univoco e la persona a cui il dipendente è subordinato. I nomi delle colonne nell'origine dati non sono importanti, perché nella creazione guidata si può indicare manualmente quali colonne (o nomi di campo) contengono il nome del dipendente e il nome della persona a cui il dipendente è subordinato.

  • Nome dipendente    I nomi dei dipendenti vengono visualizzati in questo campo esattamente come appaiono nelle forme organigramma.
  • Identificatore univoco     Può corrispondere alla colonna Nome dipendente solo se tutti i nomi sono univoci. In caso contrario, includere una colonna con un valore che identifichi in modo univoco ogni dipendente.
  • Persona alla quale è subordinato il dipendente    Questo campo deve contenere l'identificatore univoco del superiore, che si tratti di un nome o di un numero ID. Per la persona in cima alla scala gerarchica, lasciare il campo vuoto.

Esempio dell'uso di un file di testo come origine dati

Il testo seguente è un esempio di un file di testo delimitato da virgola che contiene cinque colonne e quattro righe, la prima delle quali è una riga di intestazione. Visio genererà automaticamente questo testo di esempio: avviare Creazione guidata organigramma, selezionare Informazioni immesse in questa creazione guidata e fare clic su Avanti. Nella pagina successiva selezionare Testo delimitato, digitare un nome di file e fare clic su Avanti. Visio aprirà un editor di testo con questi dati di esempio come guida.

Nome,Subordinato_a,Titolo,Reparto,Telefono

Fausto Zaffaroni, ,CEO,Executive,x5555
Olga Ferraro,Fausto Zaffaroni,Responsabile sviluppo,Sviluppo prodotti,x6666
Ivan Gagliardi,Olga Ferraro,Sviluppatore software,Sviluppo prodotti,x6667

Creare un organigramma da un nuovo file di dati

Se si vuole usare dati da un'altra applicazione ma questi non sono già presenti in un file, Visio aprirà Excel o un editor di testo con dati di esempio in un formato adeguato. Sostituire i dati di esempio con i dati reali e completare la creazione guidata per generare l'organigramma.

  1. Fare clic su File > Nuovo, quindi sull'immagine della categoria Organigramma e su Crea. Verrà avviata la Creazione guidata organigramma.
  2. Nella prima schermata della creazione guidata selezionare Informazioni immesse in questa creazione guidata e quindi fare clic su Avanti.
  3. Selezionare Excel o Testo delimitato, digitare un nome per il nuovo file, quindi fare clic su Avanti.
    Se si seleziona Excel, verrà aperto un foglio di lavoro di Microsoft Excel contenente un testo di esempio. Se si seleziona Testo delimitato, verrà aperta una pagina del Blocco note contenente un testo di esempio.
  4. Dopo avere aperto Excel o il Blocco note, sovrascrivere il testo esistente con quello desiderato, inserendo lo stesso tipo di informazioni. Le colonne del nome dipendente e della persona a cui il dipendente è subordinato sono obbligatorie, mentre è possibile aggiungere o eliminare altre colonne.
  5. Uscire da Excel o dal Blocco note e completare la creazione guidata.

Modifica del layout e delle forme e inserimento delle immagini

I modelli Organigramma aggiungono una scheda Organigramma alla barra multifuzione. Gli strumenti di questa barra permettono di modificare in modo globale l'aspetto del diagramma.

Il gruppi Layout e Disponi contengono strumenti che permettono di modificare il layout e la gerarchia delle forme.

Usare la raccolta Forme per scegliere lo stile delle forme del diagramma. Usare gli strumenti del gruppo Immagine per inserire un'immagine nella forma selezionata, eliminare l'immagine segnaposto e modificare l'immagine dopo averla inserita in una forma. Se non si sono aggiunte immagini a tutte le forme con la creazione guidata, è possibile aggiungerle in questo momento. Nella scheda Organigramma fare clic su Inserisci > Più immagini. Tutte le immagini devono essere in un'unica cartella, con il nome del file nel formato “Nome dipendente.TipoFile”, ad esempio Luca Dellamore.jpg (il nome deve corrispondere esattamente al nome presente nell'origine dati).

Il gruppo Dati organizzazione include strumenti per importare dati da un'origine esterna con la creazione guidata, esportare dati dell'organizzazione in Excel o in un file di testo e confrontare i dati del diagramma con un'origine dati esterna.

Visualizzare gruppi tramite Cornice gruppo o linee con punti

Dopo aver creato un organigramma, è possibile modificare la disposizione delle informazioni per rappresentare le relazioni dei gruppi virtuali. Avvicinare le forme correlate, quindi aggiungere connettori a linea tratteggiata per visualizzare le strutture gerarchiche secondarie oppure usare una forma Cornice gruppo per evidenziare un gruppo virtuale. Trascinare la forma Cornice gruppo dalla finestra Forme nel disegno, quindi usare i quadratini di ridimensionamento sui lati per includere i singoli membri nel gruppo virtuale.

Frame gruppo

Aggiornare gli organigrammi generati

Per visualizzare le modifiche apportate alla struttura di un'organizzazione, aggiornare manualmente i dati del diagramma o l'organigramma.

  • Fare clic su Dati > Dati esterni > Aggiorna tutto.

Se i nuovi dati non corrispondono esattamente a quelli con cui è stato creato il diagramma, può essere necessario spostare manualmente i singoli membri.

Nel caso di un nuovo diagramma, usare Visio per confrontarlo con il diagramma precedente e identificare gli elementi modificati.

  1. Aprire la versione nuova o precedente dell'organigramma.
  2. Fare clic su Organigramma > Dati organizzazione > Confronto. Nella casella Confronta dati aziendali trovare la versione con cui eseguire il confronto.
  3. In Tipo di confronto selezionare la situazione, a seconda della versione aperta.
  4. In Tipo di rapporto scegliere l'opzione desiderata.
  5. Fare clic su OK.

Se il diagramma non risulta ancora aggiornato come previsto, può essere necessario crearlo di nuovo.

 
 
Si applica a:
Visio 2013, Visio Professional 2013