Come indicato in precedenza, la barra multifunzione viene visualizzata quando si eseguono determinate azioni come la creazione di messaggi, di elementi di calendario o di contatti, per citare solo alcune delle attività eseguibili in Outlook.
Nella barra multifunzione vengono visualizzati schede e comandi adatti all'attività che si sta eseguendo. Le schede presenti nella barra multifunzione differiscono infatti a seconda dell'area di Outlook che si sta utilizzando. Nell'immagine sono illustrate alcune differenze:
Per la creazione di un nuovo messaggio vengono visualizzate le schede
Messaggio e
Opzioni, con gruppi e comandi utilizzabili per la composizione e l'invio di un messaggio.
Per la creazione di un nuovo appuntamento viene visualizzata la scheda
Appuntamento, con gruppi e comandi specifici per un elemento di calendario.
Per la creazione di un nuovo contatto viene visualizzata la scheda
Contatto, con gruppi e comandi utili per mantenere aggiornate le informazioni del contatto.
