Quando si aggiunge al documento principale un campo che rappresenta informazioni di un file di dati, il campo è sempre racchiuso tra virgolette acute (« »).
Un campo viene definito ufficialmente come un insieme di codici che forniscono a Word istruzioni per l'inserimento automatico di informazioni in un documento. In parole più semplici, i campi possono essere paragonati ai segnaposto.
In una stampa unione i campi vengono utilizzati principalmente come segnaposto per informazioni disponibili in un file di dati. Nella lettera riportata a sinistra, ad esempio, sono stati aggiunti campi per informazioni memorizzate nelle colonne Indirizzo e Nome di un file di dati relativo ai clienti.
I campi consentono inoltre di inserire informazioni disponibili nel sistema operativo del computer in uso oppure ottenute come risultato di un'azione o di un calcolo. Ulteriori informazioni sui campi sono disponibili in una sezione successiva.
