Benché sia possibile inserire qualunque campo di Word scegliendo Campo dal menu Strumenti, il pulsante Inserisci campo Word della barra degli strumenti Stampa unione risulta utile per l'inserimento di alcuni campi Word più utilizzati nella stampa unione. Di seguito sono illustrati quattro di questi campi. Per ulteriori informazioni sui campi disponibili mediante il comando Campo o il pulsante Inserisci campo Word, cercare il nome del campo desiderato nella Guida di Word.
Ask Richiede l'immissione di informazioni a ogni unione di un nuovo documento in Word e associa un segnalibro alla risposta. È necessario posizionare un campo
Ref nel punto in cui si desidera visualizzare la risposta. Utilizzare questo campo per inserire la risposta in più posizioni.
Fill-in Richiede l'immissione di informazioni a ogni unione di un nuovo documento in Word. Il campo nel documento viene sostituito dal testo digitato. Utilizzare questo campo per inserire la risposta in un'unica posizione.
If Consente di eseguire una di due azioni alternative, in base a una condizione.
MergeRec Consente di stampare il numero di record in ogni documento unito creato. Il numero riflette l'ordine sequenziale dei record di dati selezionati per una stampa unione.
Oltre ad aggiungere campi quali Nome, Città o Stipendio corrente, da utilizzare come segnaposto per informazioni nel file di dati, è possibile aggiungere campi per la visualizzazione di informazioni sul documento stesso o per l'esecuzione di azioni o calcoli. È sufficiente fare clic sul pulsante Inserisci campo Word della barra degli strumenti.
Il campo MergeRec consente ad esempio di stampare un numero di record sequenziale in ogni documento unito e può essere utilizzato per aggiungere numeri univoci a una serie di tagliandi.
Il campo If consente di aggiungere informazioni condizionali. Se ad esempio nel file di dati è disponibile una colonna Sesso e si stampano contratti per i dipendenti, è possibile aggiungere un campo If per utilizzare "Sig." per gli uomini e "Sig.ra" per le donne. L'utilizzo di questi campi è illustrato nell'esercitazione disponibile alla fine di questa lezione.
Il campo Fill-in consente di digitare informazioni, ad esempio il nome del cliente o un numero di prodotto, in ogni documento unito in risposta a una richiesta.
