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Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 consente di aumentare l'efficienza di organizzazioni, team e unità aziendali migliorando la collaborazione tra gli utenti e la condivisione delle informazioni. Per iniziare, non è necessario essere esperti nella progettazione di siti Web.

In questo articolo vengono fornite informazioni e collegamenti utili durante la visualizzazione di un elenco di contatti per il team o la creazione di nuovi siti. Ulteriori informazioni sono disponibili nella Guida o su Internet oltre che nella sezione Vedere anche che contiene collegamenti e risorse.

• Elenchi, raccolte e siti

• Aggiunta del contenuto

• Gestione e utilizzo del contenuto

Elenchi, raccolte e siti

Un elenco è una raccolta di informazioni in cui l'organizzazione può memorizzare, condividere e gestire informazioni. È ad esempio possibile creare una scheda presenze relativa a un evento o tenere traccia degli eventi del team in un calendario. È inoltre possibile ospitare discussioni in un'area discussioni. Per ulteriori informazioni di carattere generale sugli elenchi, vedere Introduzione agli elenchi.

Una raccolta è simile a un elenco, tranne per il fatto che consente di archiviare sia i file che le relative informazioni. È possibile controllare la visualizzazione, la verifica, la gestione e la creazione dei documenti nelle raccolte. Per ulteriori informazioni di carattere generale sulle raccolte, vedere Introduzione alle raccolte.

Gli elenchi e le raccolte vengono archiviati nei siti. Un sito è un gruppo di pagine Web correlate in cui il team può gestire progetti, tenere riunioni e condividere informazioni. Ad esempio, il team potrebbe disporre di un proprio sito in cui archiviare pianificazioni, file ed elenchi. Per ulteriori informazioni di carattere generale sui siti, vedere Introduzione a siti, aree di lavoro e pagine.

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Aggiunta del contenuto

È possibile aggiungere voci agli elenchi e file alle raccolte utilizzando un browser, nonché salvare i file in una raccolta da alcuni programmi client compatibili con Windows SharePoint Services. È ad esempio possibile salvare un documento di Microsoft Word in una raccolta di un sito di SharePoint mentre si utilizza Microsoft Office Word.

Per aggiungere una voce a un elenco o un file a una raccolta, è necessario disporre dell'autorizzazione per collaborare all'elenco o alla raccolta. Per ulteriori informazioni sul modo in cui l'organizzazione utilizza le autorizzazioni e i relativi livelli, rivolgersi al proprietario o all'amministratore del sito.

Gli elenchi e le raccolte possono inoltre sfruttare le caratteristiche della posta elettronica, a condizione che nel sito sia abilitata la posta elettronica in arrivo e in uscita. Alcuni elenchi, ad esempio i calendari, gli annunci, i blog e le aree discussioni, possono essere configurati in modo da consentire agli utenti di aggiungere contenuto tramite l'invio di posta elettronica. Altri elenchi, ad esempio gli elenchi delle attività e quelli per la gestione dei problemi, possono essere configurati per l'invio di posta elettronica agli utenti quando vengono assegnate le rispettive voci.

 Documenti, discussioni e altro contenuto vengono inviati tramite posta elettronica.

 Il contenuto viene aggiunto a elenchi e raccolte.

Quando si aggiunge la voce o il file, altri utenti che dispongono dell'autorizzazione per la lettura dell'elenco possono visualizzare la voce o il file, a meno che non sia necessaria l'approvazione. In tal caso, la voce o l'elenco vengono archiviati in uno stato di attesa nell'elenco o nella raccolta fino a quando non vengono approvati da un utente con le autorizzazioni appropriate. Se durante l'aggiunta di un elemento o di un file si sta già visualizzando l'elenco o la raccolta, potrebbe essere necessario aggiornare il browser per visualizzare la nuova voce o il nuovo file.

Oltre alle autorizzazioni per l'aggiunta di contenuto agli elenchi e alle raccolte esistenti, è possibile disporre di autorizzazioni per creare nuovi elenchi e raccolte. I modelli per gli elenchi e le raccolte possono essere utilizzati come punto di partenza. In base al livello di autorizzazione, è inoltre possibile creare e personalizzare nuovi siti e pagine.

Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di contenuto ai siti, utilizzare i collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

Elenchi

Sebbene i tipi di elenchi possano variare, la procedura per l'aggiunta di voci è analoga. Pertanto non è necessario apprendere varie tecniche nuove da utilizzare con tipi diversi di elenchi. Una voce di elenco include testo contenuto in una serie di colonne, ma alcuni elenchi consentono l'aggiunta di allegati alla voce.Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di voci di elenco, vedere Aggiungere, modificare o eliminare una voce di elenco

In vari tipi di siti, alcuni elenchi vengono creati automaticamente. Tali elenchi predefiniti possono spaziare da un'area discussioni a un elenco di tipo calendario. È inoltre possibile creare elenchi da diversi tipi di modelli specifici, che offrono la struttura e le impostazioni da utilizzare come punto di partenza. Per ulteriori informazioni sulla creazione di elenchi, vedere Creare un elenco

Tipi di elenchi predefiniti

Raccolte

Una raccolta è una posizione in un sito in cui è possibile creare, raccogliere, aggiornare e gestire file insieme agli altri membri del team. In ogni raccolta viene visualizzato un elenco di file e le relative informazioni chiave, che consentono a più persone di utilizzare i file per lavorare insieme.

È possibile aggiungere un file a una raccolta caricandolo dal browser. Dopo l'aggiunta, il file sarà visibile anche ad altri utenti dotati dell'autorizzazione a visualizzare le raccolte. Se durante l'aggiunta si sta già visualizzando la raccolta, potrebbe essere necessario aggiornare il browser per vedere il nuovo file.

. Se si utilizza un programma compatibile con Windows SharePoint Services, mentre si utilizza la raccolta è inoltre possibile creare un nuovo file basato su un modello, nonché salvare un file da un altro programma nella raccolta. Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di file alle raccolte, vedere Aggiungere uno o più file a una raccolta

Quando si creano più tipi di siti, una raccolta documenti predefinita denominata Documenti condivisiviene creata automaticamente. Documenti condivisi può essere utilizzata per archiviare diversi tipi di file. Se si dispone dell'autorizzazione per gestire gli elenchi, è possibile creare più raccolte, ad esempio una raccolta immagini per l'archiviazione delle immagini. Per ulteriori informazioni sulla creazione di raccolte, vedere Creare una raccolta

Tipi di raccolte

Siti e pagine

È possibile utilizzare un sito per uno scopo di carattere generale, ad esempio per archiviare informazioni di riferimento utilizzate di frequente dal team, quali pianificazioni, linee guida e file. In alternativa, è possibile utilizzare un sito per uno scopo più specifico, ad esempio per tenere traccia di una riunione o per ospitare un blog in cui i membri dell'organizzazione inseriscono di frequente notizie e idee.

L'organizzazione può utilizzare pagine, siti secondari (sito secondario: Sito Web completo archiviato in una sottodirectory denominata del sito Web principale. Per ogni sito secondario si possono impostare autorizzazioni per l'amministrazione, la modifica e l'esplorazione indipendenti dalle autorizzazioni dei siti Web principali e degli altri siti secondari.) e siti Web principali (sito principale: Sito Web in cima alla gerarchia in una raccolta di siti, dal quale è possibile gestire le funzionalità delle raccolte di siti. Può disporre di diversi siti secondari.) per suddividere il contenuto del sito in siti distinti, gestibili separatamente. Ad esempio, ogni reparto dell'organizzazione potrebbe disporre di un sito specifico per il proprio team.

È possibile aggiungere contenuto ai siti aggiungendo elenchi e raccolte. Se si dispone dell'autorizzazione necessaria, è inoltre possibile aggiungere pagine al sito, ad esempio pagine web part (pagina web part: Tipo speciale di pagina Web che contiene una o più web part. In una pagina web part, i dati, come gli elenchi e i grafici, e il contenuto Web, come il testo e le immagini, vengono consolidati in un portale di informazioni dinamico basato su un'attività comune.) che consentono di utilizzare le web part per aggiungere rapidamente contenuto dinamico. Una web part è un'unità modulare di informazioni che rappresenta l'unità strutturale di una pagina web part. È possibile aggiungere web part ad aree di web part in una pagina web part, quindi personalizzarle individualmente per creare una pagina univoca per gli utenti del sito.

Se è necessario creare nuovi siti, è possibile scegliere tra vari tipi di modelli da utilizzare come punto di partenza. La scelta di creare siti e siti secondari dipende dalla configurazione dei siti dell'organizzazione e dalle relative autorizzazioni necessarie per crearli. Per ulteriori informazioni, rivolgersi al proprietario o all'amministratore del sito. Per ulteriori informazioni sulla creazione di siti, vedere Creare un sito.

Tipi di modelli di sito predefiniti

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Gestione e utilizzo del contenuto

Per migliorare la produttività del team, è possibile gestire ed estendere in vari modi il contenuto di elenchi, raccolte e siti. Alcune caratteristiche consentono al team di trovare e utilizzare le informazioni in modo più efficiente, mentre altre consentono di gestire l'accesso alle informazioni.

Organizzazione di elenchi

È possibile organizzare gli elenchi in vari modi per consentirne un utilizzo più efficiente da parte del team, ad esempio utilizzare le visualizzazioni per consentire a reparti specifici di trovare le informazioni desiderate, quali le attività con la priorità più alta o tutte le voci assegnate a ogni utente, nonché aggiungere cartelle agli elenchi.

Alcune caratteristiche consentono al team di creare e gestire voci di elenco in modo efficiente in più elenchi. È ad esempio possibile creare una colonna contenente informazioni sulle voci di elenco e quindi condividerle con altri elenchi. Per ulteriori informazioni sull'organizzazione e l'utilizzo efficiente degli elenchi, vedere Organizzare le voci di un elenco

Organizzazione di raccolte

L'organizzazione dei file in una raccolta dipende dalle esigenze del gruppo e dalle preferenze relative all'archiviazione delle informazioni e alla modalità di esecuzione delle ricerche all'interno di tali informazioni. Una pianificazione adeguata consente di configurare la struttura ottimale per l'organizzazione.

Se ad esempio si desidera rendere disponibile un file in più raccolte, è possibile copiarlo facilmente in altre raccolte del sito e ricevere richieste di aggiornamento se il file è stato modificato.

È inoltre possibile utilizzare le stesse caratteristiche degli elenchi, ad esempio visualizzazioni e cartelle, per gestire le informazioni. Per ulteriori informazioni sull'organizzazione e la gestione dei file nelle raccolte, vedere Organizzare file in una raccolta.

Utilizzo delle funzionalità di Accesso remoto

I siti sono progettati in modo da poter accedere con facilità ad elenchi, raccolte e altre caratteristiche utilizzando soltanto sequenze di tasti. Una modalità di Accesso facilitato consenti agli utenti delle tecnologie di Accesso facilitato di interagire più facilmente con menu e controlli vari. Il collegamento Torna a contenuto principale consente agli utenti che si servono della tastiera di saltare collegamenti di spostamento ripetitivi al contenuto più significativo in una pagina.

Il codice delle intestazioni è stato progettato per definire in modo più accurato e migliorare le attività di spostamento degli utenti che si servono di screen reader. Le immagini caricate nel sito consentono di definire il testo alternativo personalizzato. È possibile, ad esempio, assegnare testo alternativo personalizzato all'immagine visualizzata nella home page nella web part Immagine sito o in un'immagine aggiunta a una raccolta immagini. Per la visualizzazione dei siti, le opzioni a contrasto elevato di Microsoft Windows risultano molto utili agli utenti con problemi di vista.

Per ulteriori informazioni sull'esplorazione di siti e l'utilizzo della modalità di Accesso facilitato, vedere le funzionalità di Accesso facilitato.

Rilevamento delle versioni

È possibile configurare l'elenco o la raccolta per tenere traccia delle versioni, in modo da consentire il ripristino di una versione precedente se si commette un errore e la visualizzazione di una cronologia delle versioni relativa alle modifiche. Quando le versioni vengono rilevate, le revisioni delle voci o dei file e delle relative proprietà vengono archiviate, consentendo in tal modo una migliore gestione del contenuto revisionato e persino il ripristino di una versione precedente se ad esempio si commette un errore nella versione corrente. Il controllo delle versioni è particolarmente utile quando più utenti condividono progetti o quando le informazioni vengono sottoposte a diverse fasi di sviluppo e revisione.

 La versione principale pubblicata corrente è evidenziata e il numero di versione corrisponde a un numero intero.

 Viene creata una versione in caso di modifica delle proprietà o dei metadati.

 La prima versione di un file corrisponde sempre al numero di versione secondaria 0.1.

Il controllo delle versioni è disponibile per le voci di elenco di tutti i tipi di elenco predefiniti, inclusi calendari, elenchi per la gestione dei problemi ed elenchi personalizzati, nonché per tutti i tipi di file archiviabili nelle raccolte, tra cui pagine web part. Per ulteriori informazioni sulla gestione delle versioni, vedere    Introduzione al controllo versioni.

Gestione del flusso di lavoro

I flussi di lavoro consentono la collaborazione degli utenti sui documenti e la gestione delle attività di progetto tramite l'implementazione di processi aziendali specifici in documenti ed elementi di un sito. Grazie ai flussi di lavoro, le organizzazioni possono garantire processi aziendali coerenti migliorando inoltre l'efficienza e la produttività interna tramite la gestione delle attività e delle operazioni di processi aziendali specifici. In questo modo, gli utenti addetti possono concentrarsi sull'esecuzione delle attività anziché sulla gestione del flusso di lavoro.

I flussi di lavoro possono ridurre il costo e i tempi necessari per coordinare processi aziendali comuni, ad esempio l'approvazione dei progetti o la revisione dei documenti, tramite la gestione e la verifica delle attività del personale che tali processi comportano. Ad esempio, un'organizzazione può creare e distribuire un flusso di lavoro personalizzato di base per gestire il processo di approvazione delle bozze di documenti in una raccolta documenti. Per ulteriori informazioni sulla creazione e la gestione di flussi di lavoro, vedere Introduzione ai flussi di lavoro.

Utilizzo dei tipi di contenuto

L'elenco o la raccolta può supportare più tipi di contenuto. In ambito aziendale, tali tipi consentono di organizzare, gestire e distribuire con maggiore efficienza grandi quantità di informazioni. Se l'elenco o la raccolta vengono configurati per consentire più tipi di contenuto, è possibile aggiungere i tipi di contenuto da un elenco di opzioni disponibili utilizzate di frequente nell'organizzazione, ad esempio Presentazioni commerciali o Contratti.

Dopo aver aggiunto un tipo di contenuto a un elenco o una raccolta, è possibile inserire in tale elenco o raccolta elementi del tipo aggiunto. Il comando Nuovo dell'elenco o della raccolta consente agli utenti di creare nuovi elementi di tale tipo.

Uno dei principali vantaggi associati ai tipi di contenuto per elenchi e raccolte è costituito dalla possibilità di includere in un unico elenco o in un'unica raccolta più tipi di elementi o di documenti, ognuno dei quali può essere caratterizzato da metadati, criteri e comportamenti univoci. Per ulteriori informazioni su come utilizzare i tipi di contenuto, vedere Introduzione ai tipi di contenuto.

Spostamento nel contenuto

Gli elementi di spostamento consentono agli utenti di visualizzare il contenuto necessario. Due elementi della struttura di spostamento che è possibile personalizzare sono la barra dei collegamenti superiore e la barra di avvio veloce.

Tramite le pagine di impostazioni relative a ogni elenco o raccolta, è possibile scegliere gli elenchi e le raccolte da visualizzare sulla barra di avvio veloce, nonché modificare l'ordine dei collegamenti, aggiungere o eliminare collegamenti e aggiungere o eliminare le sezioni in cui sono organizzati i collegamenti. Se ad esempio la sezione Elenco include troppi elenchi, sarà possibile aggiungere una nuova sezione relativa a Elenchi di attività in cui aggiungere collegamenti a elenchi di attività. Tutte queste modifiche alla barra di avvio veloce possono essere apportate all'interno di un browser compatibile con Windows SharePoint Services 3.0. È possibile persino aggiungere collegamenti a pagine esterne al sito.

La barra dei collegamenti superiore consente agli utenti del sito di passare ad altri siti della raccolta siti visualizzando una riga di schede nella parte superiore di ogni pagina del sito. Quando si crea un nuovo sito, è possibile scegliere se includere il sito sulla barra dei collegamenti superiore del sito padre e se utilizzare tale barra.

Se il sito utilizza una barra dei collegamenti principale esclusiva, è possibile personalizzare i collegamenti visualizzati sulla barra dei collegamenti superiore del sito. È inoltre possibile visualizzare sulla barra dei collegamenti superiore i siti creati all'interno del sito padre a condizione che siano configurati per ereditare la barra dei collegamenti superiore del sito padre, nonché includere collegamenti ad altri siti non compresi nella raccolta siti. Per ulteriori informazioni sulla personalizzazione della struttura del sito, vedere Personalizzare la struttura del sito.

Aggiornamento in base alle modifiche

RSS rappresenta uno strumento ottimale per distribuire e ricevere le informazioni in un formato standardizzato, inclusi gli aggiornamenti a elenchi e raccolte. È possibile visualizzare un formato di file XML standardizzato con più programmi diversi, nonché sottoscrivere elenchi e raccolte utilizzando gli avvisi per essere informati in caso di modifica del contenuto.

Un team può utilizzare i relativi feed al fine di personalizzarne il contenuto per i membri che li sottoscrivono e di offrire collegamenti ai relativi siti Web. I feed RSS consentono di tenere traccia facilmente dello stato e degli aggiornamenti di progetto del team. Anziché visualizzare più siti Web del team, si ricevono automaticamente le ultime notizie o gli aggiornamenti da tali siti.

Gestione dell'accesso al contenuto

Il proprietario o l'amministratore del sito può concedere i livelli di autorizzazione agli utenti e ai gruppi di SharePoint che includono gli utenti. Le autorizzazioni possono essere applicate a un sito, agli elenchi e alle raccolte di un sito e gli elementi di elenchi e raccolte.

È possibile assegnare livelli di autorizzazione diversi per oggetti diversi, ad esempio un elemento specifico quale un sito, un elenco, una raccolta, una cartella all'interno di un elenco o di una raccolta, una voce di elenco o un documento. Per ulteriori informazioni, vedere Attivare l'accesso anonimo.

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