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Un elenco è un insieme di informazioni condivise con i membri del gruppo. Ad esempio, è possibile creare un foglio di adesione per un evento oppure tenere traccia degli eventi del team su un calendario.

• Panoramica

• Modi per utilizzare gli elenchi

• Tipi di elenco

Panoramica

Quando si crea un sito Microsoft Office SharePoint Server 2007, vengono creati automaticamente diversi tipi di elenco, da un'area discussioni a un elenco di tipo calendario.

È possibile personalizzare e aggiungere voci a tali elenchi, creare elenchi aggiuntivi basati sui modelli di elenco disponibili e creare elenchi personalizzati, utilizzando solo le impostazioni e le colonne desiderate.

Un elenco può essere visualizzato in molti modi diversi. Ad esempio, è possibile offrire una visualizzazione di tutte le attività su un'unica pagina e una visualizzazione delle sole attività con scadenza odierna in un'altra pagina. È inoltre possibile utilizzare le cartelle per organizzare le voci elenco. Ad esempio, è possibile visualizzare solo gli eventi attuali di un calendario in una home page e creare una visualizzazione visiva, analoga a un calendario a parete, in un'altra pagina.

Se si desidera utilizzare in un elenco di un sito SharePoint i dati disponibili in un foglio di lavoro, è possibile creare un nuovo elenco, che includa le colonne e i dati, importando un foglio di lavoro.

Se nel computer in uso sono installati programmi database, ad esempio Microsoft Office Access 2007, e il browser utilizzato supporta i controlli ActiveX Microsoft, è possibile integrare i dati dell'elenco con strumenti di database, ad esempio query, join e report.

È inoltre possibile visualizzare gli elenchi in web part (web part: Unità di informazioni modulare che include una barra del titolo, un frame e contenuto. Le web part sono gli elementi fondamentali di una pagina web part.) nelle pagine del proprio sito. Le web part sono i blocchi predefiniti di un sito Web e possono essere utilizzate per aggiungere voci direttamente da un elenco a una pagina web part. È inoltre possibile aprire direttamente un elenco e utilizzarlo. Ad esempio, l'elenco predefinito Annunci viene visualizzato in una web part nella home page di un nuovo sito Team, ma è anche possibile fare clic sul titolo dell'elenco per aprirlo e utilizzarlo in una pagina distinta.

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Modi per utilizzare gli elenchi

Di seguito sono illustrati alcuni modi per utilizzare gli elenchi per agevolare la gestione delle informazioni per il gruppo.

• Tenere traccia delle versioni e cronologia dettagliata   È possibile tenere traccia delle versioni delle voci elenco, in modo da verificare quali voci sono state modificate nelle diverse versioni, oltre a verificare l'autore delle modifiche. In caso di errori in una versione più recente, è possibile ripristinare una versione precedente di una voce. La verifica della cronologia di un elenco risulta particolarmente importante se l'organizzazione necessita il monitoraggio dell'evoluzione di un elenco.

  

• Richiedere l'approvazione   È possibile specificare che è necessaria l'approvazione di una voce elenco prima che possa essere visualizzata da tutti gli utenti. Le voci elenco rimangono in sospeso fino a quando non vengono approvate o rifiutate da un utente che dispone delle autorizzazioni necessarie per l'approvazione. È possibile stabilire quali gruppi di utenti sono autorizzati a visualizzare una voce elenco prima che venga approvata.
• Integrare messaggi di posta elettronica con un elenco   Se i messaggi di posta elettronica in arrivo o in uscita sono stati abilitati nel sito, è possibile applicare agli elenchi le caratteristiche della posta elettronica. Alcuni elenchi, ad esempio i calendari, possono essere impostati in modo da consentire agli utenti di aggiungere contenuto al calendario tramite l'invio di messaggi. Altri elenchi, ad esempio gli elenchi delle attività, possono essere impostati per inviare messaggi agli utenti quando vengono loro assegnate alcune voci. L'organizzazione può personalizzare altri tipi di elenco, in modo da consentire la ricezione di messaggi.
• Personalizzare le autorizzazioni   È possibile specificare se consentire ai partecipanti all'elenco di leggere e modificare solo le voci da loro create o tutte le voci dell'elenco. Gli utenti autorizzati alla gestione degli elenchi possono leggere e modificare tutte le voci elenco. È inoltre possibile applicare livelli specifici di autorizzazione a una singola voce elenco, ad esempio se tale voce contiene informazioni riservate.
• Creare e gestire visualizzazioni   Un gruppo può creare diverse visualizzazioni dello stesso elenco. Il contenuto dell'elenco effettivo non subisce alcuna modifica, ma le voci vengono organizzate o filtrate in modo da consentire agli utenti di trovare le informazioni più importanti o interessanti, in base alla necessità.
• Utilizzare formule e valori calcolati   È possibile utilizzare formule e valori calcolati per generare dinamicamente informazioni nelle colonne di un elenco. Le operazioni possono includere informazioni disponibili in una o più delle altre colonne di un elenco oltre a funzioni di sistema quali [Oggi] per indicare la data odierna. Ad esempio, è possibile specificare una data di scadenza predefinita corrispondente a sette giorni dalla data corrente.
• Fornire informazioni sulle modifiche   Per gli elenchi e le visualizzazioni in Office SharePoint Server 2007 viene ora utilizzata la tecnologia RSS, che consente ai membri del gruppo di lavoro di ricevere automaticamente gli aggiornamenti. Grazie alla tecnologia RSS, gli utenti possono ricevere e visualizzare aggiornamenti o feed RSS a notizie e informazioni disponibili in una posizione consolidata. È inoltre possibile creare avvisi tramite posta elettronica per ricevere notifiche in caso di modifiche agli elenchi o di aggiunta di nuove informazioni. Gli avvisi risultano utili per tenere traccia delle modifiche di proprio interesse.
• Condividere le informazioni dell'elenco con un programma database   Se nel computer in uso è installato un programma database, ad esempio Microsoft Office Access 2007, è possibile esportare e importare dati nel sito e dal sito, oltre a collegare una tabella del database a un elenco SharePoint. Quando si utilizzano i dati dell'elenco in un database, è possibile analizzarli come tutti gli altri dati, ad esempio utilizzando query, join e report.
• Utilizzare gli elenchi in modo coerente nei diversi siti   Se uno stesso gruppo utilizza vari tipi di elenco, è possibile garantirne la coerenza tramite l'utilizzo di tipi di contenuto (tipo di contenuto: Un gruppo riutilizzabile di impostazioni per una categoria di contenuto. Utilizzare i tipi di contenuto per gestire in modo coerente metadati, modelli e funzionamento di elementi e documenti. I tipi di contenuto sono definiti a livello di sito e vengono utilizzati in elenchi e raccolte.), colonne del sito e modelli. Queste funzionalità consentono di riutilizzare le stesse impostazioni e la stessa struttura elenco in modo efficiente. È possibile ad esempio creare un tipo di contenuto specifico per un problema relativo all'assistenza clienti che contenga alcune colonne, come il contatto cliente, e procedure aziendali associate a un determinato tipo di contenuto. In alternativa, è possibile creare una colonna del sito che contenga un elenco a discesa dei nomi dei reparti. Se si riutilizza la stessa colonna in vari elenchi, i nomi dei reparti potranno così essere visualizzati sempre nello stesso ordine.

  I collegamenti per ulteriori informazioni su tipi di contenuto, colonne del sito e modelli di elenco sono disponibili nella sezione Vedere anche.

• Utilizzare le voci elenco da un programma di posta elettronica   Utilizzando un programma di posta elettronica compatibile con Office SharePoint Server 2007, è possibile disporre sempre di importanti informazioni presenti nell'elenco. Ad esempio, Microsoft Office Outlook 2007 consente di visualizzare e aggiornare attività, contatti e aree discussione del sito in Outlook.
• Impostare l'assegnazione del contenuto   Le voci di un elenco Microsoft Office SharePoint Server 2007 possono essere pubblicate per essere visualizzate solo agli utenti membri di un particolare gruppo o gruppo di destinatari. A tale scopo vengono utilizzate le web part, ad esempio la web part Query contenuto, che si avvale dei dati di assegnazione dei gruppi di destinatari per filtrare il contenuto dell'elenco in base al contesto dell'utente. Per potere abilitare le voci di un elenco per un determinato gruppo di destinatari, è innanzitutto necessario configurare l'elenco con la colonna Assegnazione gruppi di destinatari.

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Tipi di elenco

Il tipo di elenco utilizzato dipende dal tipo di informazioni condivise.

Annunci   L'elenco Annunci consente di condividere notizie e stato e di offrire promemoria. Tale elenco supporta la formattazione avanzata con immagini, collegamenti ipertestuali e testo formattato.

Contatti   L'elenco Contatti consente di archiviare informazioni sugli utenti o i gruppi con cui si collabora. Se si utilizza un programma di posta elettronica o di gestione dei contatti compatibile con Office SharePoint Server 2007, sarà possibile visualizzare e aggiornare i contatti dal sito SharePoint nell'altro programma. Ad esempio, è possibile aggiornare un elenco di tutti i fornitori dell'organizzazione da Office Outlook 2007. L'elenco Contatti non gestisce effettivamente i membri del sito, ma può essere utilizzato per archiviare e condividere i contatti dell'organizzazione, ad esempio un elenco di fornitori esterni.

Aree discussioni  L'area discussioni consente di disporre di una posizione centrale per registrare e archiviare le discussioni del team con un formato analogo a quello dei newsgroup. Se l'amministratore ha abilitato gli elenchi del sito alla ricezione di messaggi di posta elettronica, sarà possibile archiviare nelle aree discussione le discussioni tramite posta elettronica effettuate nella maggior parte dei programmi di posta elettronica più comuni. Ad esempio, è possibile creare un'area discussione per il rilascio del nuovo prodotto dell'organizzazione. Se si utilizza un programma di posta elettronica compatibile con Office SharePoint Server 2007, sarà possibile visualizzare e aggiornare l'area discussione mentre si utilizza l'altro programma.

Collegamenti  L'elenco Collegamenti consente di disporre di una posizione centrale per i collegamenti a Internet, alla Intranet aziendale e ad altre risorse. Ad esempio, è possibile creare un elenco di collegamenti ai siti Web dei propri clienti.

Calendario  Il Calendario risulta utile per gli eventi del team o per situazioni specifiche, ad esempio giorni festivi a livello aziendale. In un calendario sono disponibili visualizzazioni visive, analoghe a un calendario da tavolo o a parete, degli eventi del team, inclusi riunioni, eventi sociali ed eventi che durano un'intera giornata. È inoltre possibile tenere traccia delle fasi cardine del team, ad esempio scadenze o date di rilascio dei prodotti, non correlate a un intervallo di tempo specifico. Se si utilizza un programma di posta elettronica o di calendario compatibile con Office SharePoint Server 2007, sarà possibile visualizzare e aggiornare il calendario dal sito SharePoint mentre si utilizza l'altro programma. Ad esempio, è possibile confrontare e aggiornare il calendario disponibile nel sito SharePoint utilizzando date disponibili nel calendario Office Outlook 2007, visualizzando entrambi i calendari affiancati o sovrapposti in Office Outlook 2007.

Attività  L'elenco Attività consente di tenere traccia delle informazioni relative ai progetti e altri eventi relativi ad attività da eseguire per il gruppo. È possibile assegnare attività agli utenti e tenere traccia dello stato e dell'avanzamento di un'attività in fase di completamento. Se si utilizza un programma di posta elettronica o di gestione delle attività compatibile con Office SharePoint Server 2007, sarà possibile visualizzare e aggiornare le attività del sito SharePoint nell'altro programma. Ad esempio, è possibile creare un elenco Attività per il processo di budget e quindi visualizzarlo e aggiornarlo in Office Outlook 2007 insieme alle altre attività.

Attività di progetto   Per archiviare informazioni sulle attività utilizzando una visualizzazione visiva o Gantt con indicatori di stato, utilizzare un elenco Attività di progetto. È possibile tenere traccia dello stato e dell'avanzamento di un'attività in fase di completamento. Se si utilizza un programma di posta elettronica o di gestione delle attività compatibile con Office SharePoint Server 2007, sarà possibile visualizzare e aggiornare le attività del sito SharePoint nell'altro programma. Ad esempio, è possibile creare un elenco Attività nel sito SharePoint per identificare e assegnare il lavoro per la creazione di un manuale di formazione e quindi tenere traccia del progresso dell'organizzazione da Office Outlook 2007.

Gestione problemi   L'elenco Gestione problemi consente di archiviare informazioni relative a problemi specifici, ad esempio problemi di supporto, e di tenere traccia del relativo stato. È possibile assegnare problemi, organizzarli in categorie e correlarli tra loro. Ad esempio, è possibile creare un elenco Gestione problemi per gestire i problemi e le soluzioni del servizio di assistenza clienti. È inoltre possibile inserire commenti relativi ai problemi ogni volta che li si modifica, creando una cronologia di commenti senza alterare la descrizione originale del problema. Ad esempio, un rappresentante del servizio di assistenza clienti può registrare ogni passaggio effettuato per risolvere un problema e i relativi risultati. È inoltre possibile utilizzare un elenco Gestione problemi con un flusso di lavoro in tre stati, per agevolare la gestione dei problemi e la verifica del progetto da parte dell'organizzazione.

Sondaggio   L'elenco Sondaggio consente di raccogliere e compilare i commenti, ad esempio un sondaggio o un quiz relativo alla soddisfazione dei dipendenti. È possibile progettare le domande e le risposte in molti modi diversi e visualizzare una panoramica dei commenti. Se nel computer in uso è installato un programma di fogli di lavoro o database compatibile con Microsoft Windows SharePoint Services versione 3 o Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, sarà possibile esportare i risultati per ulteriori analisi.

Personalizzato   Benché sia possibile personalizzare qualunque elenco, è possibile partire da un elenco personalizzato e quindi personalizzare solo le impostazioni specificate. È inoltre possibile creare un elenco basato su un foglio di lavoro, se si dispone di un programma di fogli elettronici compatibile con Microsoft Windows SharePoint Services versione 3 o Windows SharePoint Services 2.0 e Microsoft Internet Explorer e Microsoft Windows. Ad esempio, è possibile importare da Microsoft Office Excel 2007 un elenco creato per archiviare e gestire i contratti stipulati con i fornitori.

È inoltre possibile integrare e incorporare facilmente le informazioni disponibili in applicazioni business, quali SAP, Siebel e Microsoft SQL Server, in un sito Office SharePoint Server 2007, aggiungendo il tipo di colonna Dati business a un elenco Office SharePoint Server 2007. L'aggiunta di un tipo di colonna Dati business a un elenco consente di disporre di un elenco di voci che utilizza una combinazione di colonne da Office SharePoint Server 2007 e da un'applicazione business esterna.

Lingue e traduttori   È possibile creare un elenco Lingue e traduttori da utilizzare con un flusso di lavoro Gestione traduzioni in una Raccolta gestione traduzioni. L'elenco viene utilizzato dal flusso di lavoro per assegnare attività di traduzione al traduttore specificato nell'elenco per ogni lingua. È possibile creare manualmente tale elenco oppure scegliere di crearlo automaticamente quando si aggiunge un flusso di lavoro Gestione traduzioni a una Raccolta gestione traduzioni.

Elenco KPI   Gli indicatori di prestazione chiave (KPI) consentono di valutare rapidamente l'andamento sulla base di obiettivi misurabili. È possibile impostare elenchi KPI per tenere traccia delle prestazioni, utilizzando una delle quattro origini dati disponibili, ovvero dati immessi manualmente, dati disponibili in un elenco SharePoint, dati disponibili nelle cartelle di lavoro Microsoft Office Excel oppure dati disponibili in Analysis Services, un componente di Microsoft SQL Server 2005. Dopo la creazione di un elenco KP, tutti gli utenti dotati di autorizzazioni per l'elenco potranno utilizzarlo per visualizzare lo stato dell'indicatore in una pagina dashboard.